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Themen zur Buchhaltung

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Belege ordnungsgemäß sammeln

In der Buchführung werden sämtliche Zahlungen und Einnahmen zeitlich geordnet aufgeführt, wobei erwähnt werden soll, dass der Freiberufler dazu sogar verpflichtet ist.

ür eine ordnungsgemäße Buchführung müssen durch den Freiberufler sämtliche Belege gesammelt und abgelegt werden.

Zu den Buchungsbelegen zählen unter anderem:
Auftragsbestätigungen, Kostenvoranschläge, Lieferscheine, Kontoauszüge, Buchungsanweisungen, Quittungen, Rechnungen, Gehaltslisten, Inventuren oder Prozessakten.

Sämtliche Belege müssen für zehn Jahre aufbewahrt werden, so lange gilt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist.

Als Startdatum gilt dabei nicht das Datum des Belegs, sondern immer der 31.12. des jeweiligen Jahres.

Wurde eine Rechnung also am 09.07.2010 ausgestellt, so muss sie bis einschließlich zum 31.12.2020 aufbewahrt werden.

Es kann sogar sinnvoll sein, gewisse Belege noch länger aufzubewahren.

Doch wie sollten die Belege am besten gesammelt werden?

- Geht der Freiberufler noch einer anderen Tätigkeit nach, beispielsweise einer gewerblichen, so sollten die Belege nach Geschäftsbereichen abgelegt und getrennt werden.

- Die Belege sollten nach Sachgebieten unterschieden werden, das erleichtert deren Zuordnung.

- Bei den Einnahmen sollte nach Einnahmen mit 7 und mit 19 Prozent Mehrwertsteuer unterschieden werden.

- Die Belege sollten in der zeitlichen Reihenfolge ihres Eingangs oder ihrer Ausstellung aufbewahrt werden.


- Über die einzelnen Vorgänge empfiehlt sich das Anlegen einer Übersicht, beispielsweise in einer Tabelle. Hier werden alle Belege eingetragen, mit Nummer und Datum.

- Ratsam ist das Anlegen von zwei Ordnern. In dem einen werden die Belege aufbewahrt, im anderen die Kontoauszüge.
Ist ein Geldeingang oder eine Zahlung verbucht worden, wird der entsprechende Beleg hinter den Kontoauszug geheftet.

Die Belege können per Hand verwaltet werden, oder es wird eine entsprechende Buchhaltungs-Software genutzt.

Diese gibt es im Handel zu erwerben und sie unterstützen beispielsweise beim Anlegen von Konten.

Für jeden Bereich empfiehlt es sich, ein eigenes Konto anzulegen, etwa für den Bereich der Betriebsausgaben oder der Honorar-Einnahmen.

So behält der Freiberufler selbst den Überblick – wenn die einzelnen Geschäftsvorfälle dort auch verbucht werden – und der Steuerberater, der bei der Anfertigung der Gewinnermittlung hilft, kann sich ebenfalls leichter einarbeiten.