Einen Mitarbeiter einstellen


Früher oder später stellt sich für so manch einen Freiberufler die Frage, wie er die Flut an Aufträgen noch bewältigen soll.

Er ist dauerhaft überlastet und die Arbeit am Wochenende gehört inzwischen zum Standardprogramm oder Aufträge müssen abgelehnt werden.

Doch die Frage ist, ob ein Mitarbeiter den eigenen Anspruch an Qualität überhaupt realisieren kann, denn die abgelieferte Arbeit spiegelt die Arbeit des gesamten Unternehmens wieder.

Möglichkeinen zum Einstellen eines Mitarbeiters gibt es viele.

Das kann ein freier Mitarbeiter sein, es wird ein Minijob vergeben oder sogar eine unbefristete Festanstellung ausgeschrieben.

© Gina Sanders - Fotolia.com

Mitarbeiter einstellenSicherlich muss auch der Kostenfaktor bedacht werden, denn ein Mitarbeiter arbeitet nun einmal nicht umsonst.

Doch wer es sich leisten kann, flexibel zu sein und eben nicht den Bewerber mit den höchsten Ansprüchen anstellt, kann die Kosten ganz gut im Griff behalten.

Hier kann zum Beispiel auch ein Student in Frage kommen, der sich ein paar Euro nebenbei verdienen möchte und weitaus geringere Anforderungen stellt, als dies ein vollwertiger Mitarbeiter tun würde.

Wichtig zu wissen ist, wie groß der Umfang der benötigten Entlastung sein soll und ob der Start mit einem etwas geringeren Umfang nicht erst einmal reichen würde.


Suche nach einem Mitarbeiter

Zuerst muss geklärt werden, auf welche Art und Weise die Suche nach dem neuen Mitarbeiter denn vonstattengehen soll.



In Frage kommen zum Beispiel Suchen über das Internet, über Zeitungsannoncen oder über die Bundesagentur für Arbeit sowie über Zeitarbeitsfirmen.

Die Stelle muss ausgeschrieben werden, eine Beschreibung der gewünschten Tätigkeiten wird benötigt.

Geklärt werden muss auch, ob der Mitarbeiter am Unternehmenssitz tätig sein soll oder ob er – zum Beispiel als freier Mitarbeiter – auch von zu Hause aus arbeiten kann.

Die gesamte Zusammenarbeit muss also geregelt werden. Eine Rolle spielt dabei sicherlich auch das Gehalt, das der Mitarbeiter erwartet.

Auswahl des neuen Mitarbeiters

Wer als Freiberufler erfolgreich ist, kann eventuell bald mehr Auftragsanfragen verzeichnen, als er tatsächlich bearbeiten kann.

Dann ist der Zeitpunkt gekommen, einen Mitarbeiter einzustellen.

Wichtig ist hierbei aber, dass der kreative Kopf der Freiberufler selbst bleiben muss, er trägt auch dem Kunden gegenüber die Verantwortung für die durch den Mitarbeiter geleistete Arbeit.

Der Grat, auf dem sich ein Freiberufler als solcher bewegen kann, ohne in die Kategorie Selbstständiger eingeordnet zu werden, ist schmal.

Zu klären: Hilfe in welchem Bereich?

Zuerst einmal sollte geklärt werden, in welchem Arbeitsbereich die Hilfe eingesetzt werden soll.

© Kzenon - Fotolia.com

MitarbeiterauswahlGeht es eher um den organisatorischen Bereich oder um die tatsächliche Bearbeitung von Aufträgen?

Ist letzteres der Fall, dann brauchen Sie einen Dienstleister, der sich auf gleicher Augenhöhe mit Ihnen befindet.

Wichtig ist hier auch, ob Sie immer Unterstützung brauchen oder ob es sich nur um eine Hilfe zu Spitzenzeiten handeln soll.

Geht es um die Kommunikation mit Kunden?

Dann muss der Mitarbeiter auch die Sprache der Kunden sprechen.

Ist klar, für welchen Bereich der Mitarbeiter eingesetzt werden soll, kann es an die Definition seiner Aufgaben gehen.

Eine Arbeitsplatzbeschreibung ist hier fällig.
Tätigkeiten, geforderte Qualifikationen, Fähigkeiten und Kenntnisse des Einzustellenden sollen hier erwähnt werden.



Klären Sie auch, ob der neue Mitarbeiter im Büro tätig sein soll oder ob er auch auswärts, zum Beispiel von zu Hause aus, arbeiten kann.

Die Bewertung der Bewerbungen

Wenn mehrere Bewerbungen auf die ausgeschriebene Stelle eingehen, sollte eine Bewertung vorgenommen werden.
So ist es möglich, die einzelnen Bewerber zu gewichten, ihnen eine Position zukommen zu lassen.

Beurteilen Sie hierfür den ersten Eindruck der gesamten Bewerbung.

Wie steht es in punkto Ausdruck und Rechtschreibung um das Anschreiben?
Sind die Motive, wegen denen sich der Bewerber vorstellt, klar erläutert?

Gibt es Lücken im Lebenslauf?

Wenn es um Noten und Zeugnisse geht, sind Arbeitszeugnisse oft hilfreicher, als die der Schule.

Wenn Sie Referenzen und Erfahrungen in einem bestimmten Gebiet wünschen, dann sollten diese auch vorhanden sein.
Achten Sie zudem auf spezielle Kenntnisse, wie sie etwa bei Auslandsaufenthalten gesammelt werden können.

Treffen Sie anhand Ihrer Bewertungen dann die Auswahl derjenigen, die zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen werden.

Bereiten Sie dieses genauestens vor, eventuell mit Hilfe einer Fragenliste.

Analysieren Sie später Ihre Notizen und treffen Sie eine Auswahl.


Kündigung des Mitarbeiters

Ein Mitarbeiter wird kaum auf Lebenszeit beschäftigt sein.

Irgendwann steht die Kündigung des Mitarbeiters an, was aus unterschiedlichen Gründen der Fall sein kann.




Vielleicht sind Sie als Freiberufler mit seiner Arbeit nicht zufrieden, er hat einen besser bezahlten Job gefunden, familiäre Gründe für einen Wechsel kommen ins Spiel usw.

Die Trennung sollte nach Möglichkeit einvernehmlich sein.


Arbeitszeugnis ausstellen

Wichtig ist, dass Sie als Freiberufler an das Arbeitszeugnis denken, das dem ehemaligen Mitarbeiter per Gesetz zusteht.

Er hat ein Recht auf ein positives Zeugnis und kann dieses sogar einklagen.




Die steuerliche Absetzbarkeit

Wer einen Mitarbeiter einstellt, kann die Ausgaben für die Mitarbeiter und Angestellten als Mitarbeiter-Betriebsausgaben deklarieren.

Egal, ob es sich nun um Kosten handelt, die für die gesamte Beschäftigung anfallen – hier insbesondere Kosten für Lohn oder Gehalt sowie die Sozialversicherungsabgaben – oder ob die Erstellung des Arbeitszeugnisses Geld gekostet hat – als Lohn- oder Lohnnebenkosten können diese Ausgaben steuerlich geltend gemacht werden. 

Die steuerliche Absetzbarkeit ist für viele Freiberufler ein wichtiger Aspekt bei der Entscheidung, ob sie einen Mitarbeiter einstellen sollen oder nicht, denn:

Was nutzt ein Mitarbeiter, der Geld in geringem Maße bringt, dafür aber viel kostet?

In den meisten Fällen ist daher die Anstellung eines freien Mitarbeiters sinnvoll, denn dieser kann nach Beendigung eines Projekts entlassen werden und es fallen außer den Honorarkosten keine weiteren Ausgaben für diesen an. 

Mitarbeiter suchen


Um an einen qualifizierten Mitarbeiter zu kommen, ist meist eine aufwändige Suche nötig, wenn nicht gerade ohnehin schon Kontakte zu Leuten bestehen, die für die Anstellung in Frage kommen könnten.

Als Anlaufstellen kommen die Zeitungen und Zeitschriften der Region oder des Fachbereichs in Frage, natürlich das Internet mit den Jobbörsen und auch die Bundesagentur für Arbeit.

Die Stellenanzeige, die in der Tageszeitung geschaltet wird, hat meist den Nachteil, dass sie eher kurzlebig ist.

Das heißt, wenn nur wenige Rückläufe eintreffen, muss die Anzeige erneut geschaltet werden, was nicht unerhebliche Kosten verursacht.

© matttilda - Fotolia.com

Mitarbeiter suchenIn Fachzeitschriften steht die Anzeige meist einen ganzen Monat oder sogar noch länger und ist daher etwas langlebiger.

Achten Sie darauf, dass die Anzeige attraktiv ist und nicht nur nach einer Stellenanzeige aussieht, sondern gleichzeitig Werbung für Sie selbst macht.

Die ausgeschriebene Position muss motivierend beschrieben werden, außerdem müssen alle wichtigen Anforderungen und nötigen Qualifikationen, die der Bewerber mitbringen muss, erwähnt werden. Beschreiben Sie auch kurz Ihr Unternehmen.

Es empfiehlt sich, im Vorfeld ein Anforderungsprofil zu erstellen, auf das bei der Formulierung der Anzeige zurückgegriffen werden kann.



Hilfreich kann es auch sein, die Stellengesuche der Kandidaten unter die Lupe zu nehmen.

Auch hier kann schnell ein neuer Mitarbeiter gefunden werden, der mit dem Schalten der Anzeige Eigeninitiative bewiesen hat.

Ein weiterer Vorteil ist, dass auf Sie selbst weder die Arbeit für die Formulierung noch die Kosten für das Schalten der Anzeige zukommen.

Die sozialen Netzwerke im Internet sind für die Bewerbersuche ebenfalls zu empfehlen.

Gehen Sie davon aus, dass nicht nur Sie den Bewerber googeln oder ihn bei XING suchen werden, sondern dass er sich umgekehrt ebenfalls über das Internet über Sie informieren wird.

Haben Sie im Internet einen Kandidaten gefunden, so kann die Kontaktaufnahme meist direkt vorgenommen werden, ein weiterer Vorteil.

Autor:

Über diesen Ratgeber

Jürgen Busch Jürgen Busch + sein Team betreiben diesen Ratgeber seit 2008. Derzeit sind 708 Artikel online!