Outsourcing ist ein großes Thema in der Geschäftswelt und immer mehr Unternehmen gehen dazu über, aus Zeit- und Kostengründen bestimmte Aufgaben nach außen zu verlagern.
Schon längst ist es gang und gäbe, den Telefonservice an professionelle Dienstleister zu übergeben. Sie nehmen Anrufe entgegen, zeichnen diese auf und informieren den Anschlussinhaber über neue Nachrichten.
Doch ist ein solcher Büroservice auch für einen Freiberufler sinnvoll?
Keine Kunden verlieren
Freiberufler arbeiten meist allein.
Wenn sie unterwegs sind, kann das Telefon im Büro nicht bedient werden. Eine Rufumleitung auf das Handy ist zwar möglich, jedoch bei Geschäftsterminen nicht immer einzurichten.
Wer will schon, dass mitten im Kundengespräch permanent das Handy klingelt? Die Anrufe könnten ohnehin nicht angenommen werden, denn es ist einfach gegen die Regeln des Business-Knigge, während eines Gesprächs zu telefonieren.
Nun ist der Freiberufler in der Zwickmühle:
Er kann das Bürotelefon nicht ständig bewachen, will aber auch keine potentiellen Kunden verprellen.
Was tun?
Ein Büroservice könnte hier die richtige Lösung sein.
Es gibt durchaus interessante Angebote, die sich nach dem Bedarf der kleineren Unternehmen richten und weniger umfangreiche Servicepakete anbieten.
Umfang der Leistungen
Wer sich nun mit dem Gedanken trägt, den Telefondienst an einen Büroservice zu übergeben und damit dem Trend zum Outsourcing zu folgen, sollte die Leistungen der verschiedenen Anbieter gut miteinander vergleichen.
Übliche Dienste sind das Entgegennehmen der Telefonanrufe zu bestimmten Uhrzeiten oder rund um die Uhr, das Weiterleiten an einen bestimmten Apparat und die Aufzeichnung auf den Anrufbeantworter.
Über die eingegangenen Anrufe bekommt der Anschlussinhaber, also der Freiberufler, umgehend eine Information.
Dies kann per SMS oder auch per E-Mail geschehen.
Wichtig ist, dass der Service ohne eine feste Mindestlaufzeit angeboten wird, denn so kann jederzeit aus dem Vertrag ausgetreten werden.
Auch die Sprachen sind wichtig:
Wer als Übersetzer tätig ist, sollte einen Büroservice suchen, der die Telefonate in den von ihm angebotenen Sprachen annimmt und beantwortet.
Auch ein Einzelverbindungsnachweis gehört zu den durchaus sinnvollen Leistungen eines Büroservices.;