Rechnungs-Software für Kleinunternehmer

Was versteht man unter einem Kleinunternehmer?

Es ist vom Umsatz abhängig, ob ein Freiberufler  als Kleinunternehmer gilt oder nicht.

Die Grenzen dafür liegen aktuell bei einem Bruttojahresumsatz von 17.500 Euro für das letzte Jahr, im laufenden Jahr dürfen 50.000 Euro nicht überschritten werden.
Einer der Vorteile des Kleinunternehmers besteht darin, dass er keine Umsatzsteuer abführen muss.

Selbstverständlich ist aber im Gegenzug auch die Berücksichtigung der Vorsteuer nicht möglich. Um es noch einmal zu betonen: Diese Regelung ist einzig und allein auf den Umsatz abgestellt – der Gewinn spielt dabei keine Rolle!

Welche Rechnungssoftware ist für Kleinunternehmer empfehlenswert?

Wie wir oben dargestellt haben, sind Kleinunternehmer eher umsatzschwach.

Daher ist es ihnen zumeist nicht möglich, große Investitionen zu tätigen oder teure Software anzukaufen.

Eine Alternative zum Programm, das am Rechner installiert und immer wieder gewartet werden muss, sind Online-Lösungen.

Das bedeutet, dass der Freiberufler über seinen Web-Browser im Internet in das Programm einsteigt, die Dinge erledigt, die er zu erledigen hat und sich anschließend wieder abmeldet.

Die Vorteile liegen auf der Hand:
Die Zugang ist jederzeit und von jedem Ort der Welt aus möglich, und es kann auch dann gearbeitet werden, wenn die Hardware im Büro einen Defekt hat.
Die Voraussetzung ist einzig und allein ein anderer Rechner, über den man in das weltweite Netz einsteigen kann.

Ein gutes Beispiel dafür ist das Angebot von Easybill:
Der Anbieter stellt umfangreiche Funktionen auf einer selbsterklärenden Benutzeroberfläche zur Verfügung und bietet beispielsweise folgende Features:

- Kundenverwaltung
- Artikelverwaltung
- Mahnwesen
- Auswertungen, Statistiken
- To-do-Listen
- Fakturierung, also Auftrag, Angebot, Rechnung oder Gutschrift

Die Verbindung zum Server erfolgt verschlüsselt, das bedeutet, dass es Dritten unmöglich ist, in die Daten Einsicht zu nehmen. Außerdem erfolgt die Datenverarbeitung in Deutschland, somit gilt das deutsche Datenschutzrecht.

Zusätzlich dazu wird die Online-Rechnungssoftware zentral gewartet, der User arbeitet immer mit der aktuellsten Version.  Während einer Testphase kann der Kleinunternehmer das Software-Angebot testen.

Es gibt natürlich noch andere Anbieter auf dem Markt.
Wir haben deshalb einen Vergleich der Online-Rechnungssoftware vorgneommen.

Outlook und Daten synchronisieren für Freiberufler und Selbstständige

Wer seinen Weg in den Freiberuf wagt, kommt nicht umhin, sich früher oder später um die nötige technische Ausrüstung Gedanken zu machen.

Für den freien Grafiker unabdingbar sind Grafikprogramme wie InDesign oder QuarkXpress, für den freiberuflichen Lektor das Online Wörterbuch oder für den Übersetzer Translation Memory Systeme.

Ebenso wichtig ist die ständige Kommunikation zum Kunden.

Die meisten Freiberufler arbeiten an mehreren Projekten von unterschiedlichen Kunden gleichzeitig. Aktuelle Daten werden zwischen Kunden und Freiberufler hin und her geschickt. Der Laptop als Medium für unterwegs sollte jederzeit den aktuellen Projektstand vorweisen können.

Wie bekommt man aber immer die aktuellsten Daten auf seinen Rechnern?
Viele nutzen nicht nur den Laptop für unterwegs, sondern haben zu Hause noch einen Desktop PC stehen, auf dem ebenfalls ständig gearbeitet wird.

Nicht alle möchten Ihre Daten der Cloud übergeben und dauerhaft auf fremde Server im Internet abspeichern. Eine andere Lösung bieten Synchronisationsprogramme, die mittels Peer-to-Peer-Technologie die PCs automatisch und in Echtzeit über das Internet abgleichen.

Der Vorteil für den Kunden:
Die Datensynchronisation erfolgt hochverschlüsselt, Unbefugte haben keinen Zugriff. Zu dem lassen sich diese Programme meistens schnell, einfach und vor allem intuitiv auf den Nutzer zugeschnitten einrichten. Der Nutzer selbst bestimmt dabei, welche Daten zwischen welchen PCs synchronisiert werden sollen. Auch die monatliche Gebühr und Wartungskosten, die bei einem Server anfallen, fallen weg.

Dabei beschränkt sich die Synchronisation nicht nur auf Windowsdokumente.
Viele arbeiten mit Outlook und möchten auch Ihr Outlook synchronisieren können.  Eine Lösung, die beide Synchronisationsmöglichkeiten unterstützt, bietet das Unternehmen Syncing.net Technologies GmbH. Einmal eingerichtet, arbeitet dieses Programm automatisch im Hintergrund. Sobald eine Datei oder ein Termin im Outlook geändert wurde, werden diese auf die anderen PCs übertragen.

Mit vielen Synchronisationsprogrammen können auch Daten direkt zwischen Freiberufler und Kunde ausgetauscht werden.

So kann man für jedes Projekt einen Ordner erstellen, der mit dem Kunden synchronisiert wird. So brauchen bei einem Grafikauftrag erste Entwürfe nicht per E-Mail versendet werden. Stattdessen schiebt man die Entwürfe in den synchronisierten Projektordner und der Kunde hat sie bei bestehender Internetverbindung in Echtzeit auf seinem PC.

Somit sorgt eine optimale Datensynchronisation nicht nur für einen gleichen Datenbestand auf allen Rechnern.

Sie erhöht auch die Arbeitseffizienz und Kommunikation innerhalb eines Projekts mit allen Projektbeteiligten.