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Apps – die kleinen ganz großen mobilen Helfer

5. März 2012 von Kommentar verfassen

Die Projekte häufen sich. Lästige, aber wichtige Verwaltungsarbeit raubt Zeit und Nerven. Der Tag könnte gerne mehr als 24 Stunden haben! Was also tun? Wie kann man sein Zeitmanagement optimieren und gleichzeitig Ordnung in den Papieren schaffen?

Die Antwort vieler Zeitmanagement-Gurus:
Nutzen Sie Ihre “Extra”-Zeit. Gemeint sind Wartezeiten beim Arzt, Bahnfahrten oder alle anderen kurzen oder langen Pausen unterwegs oder daheim. Laptops und Notebooks erweisen sich dabei meist als unkomfortabel – dafür gibt es feinere und bequemere Lösungen.
Weltweit werden Smartphones nicht nur fürs Internetsurfen, Navigieren, Lesen von Nachrichten und Musikhören genutzt, sondern zunehmend auch fürs Managen und Planen. Der Anteil der Smartphone-Nutzer in Deutschland ist von 18% Anfang 2011 auf rund 23% Ende 2012 gestiegen (Quelle: http://goo.gl/y4Ame). Diese rapide Entwicklung fördert auch die Expansion des Applikationen-Marktes.
Viele Freiberufler kennen bereits diese nützlichen Helfer, kurz “Apps” genannt. Wie schön ist es zum Beispiel, wenn man mit dem Smartphone seine Belege und sonstigen Schriftstücke scannen bzw. faxen und seine Arbeitszeiten einfach und schnell erfassen kann!

Mobiles Scannen

Eine Scan App ist eine typische App zum Erfassen und Scannen Ihrer Belege, Rechnungen und vielem mehr. Besonders vorteilhaft zeigt sich eine Scan App bei Präsentationen, Vorträgen und Meetings:
Sie können Whiteboards oder Flipcharts einfach fotografieren, daraus ein PDF-Dokument erstellen und es direkt an Kollegen oder Kunden via E-Mail versenden.

Das Besondere an der Applikation ist, dass Sie Ihre Dokumente direkt auf Ihrem Smartphone bearbeiten und optimieren können, z.B. den Grauschleier entfernen oder die perspektivischen Verzerrungen korrigieren.

Die Freiberufler, die international arbeiten, können die gescannten Dokumente zu GoogleDocs™ hochladen und von der Google Texterkennung (OCR) in eine von über 40 Sprachen übersetzen. Die App erfüllt ihre Funktionen unkompliziert und zuverlässig und erleichtert den Arbeitsalltag eines Freelancers dadurch erheblich.

Mobile Arbeitszeiterfassung

Eine weitere empfehlenswerte App für Freiberufler mit einem planungsintensiven Arbeitsalltag ist die Timesheet App – eine Applikation zur Zeiterfassung. Mit dieser App lassen sich Ihre Arbeitszeiten, Projekte und Tätigkeiten perfekt verwalten.

Setzen Sie Budgets, Stundensätze und Aufschläge fest und behalten Sie Ihre Projekte unter Kontrolle. Eine Neuigkeit auf dem Markt stellt die Geolokalisierungsfunktion dar – eine automatische Aufenthaltsortbestimmung mit passender Tätigkeitsselektion. Als Ergebnis haben Sie eine PDF-Datei mit allen Angaben, die Sie direkt verschicken können.

Mobiles Faxen

Die Fax App macht aus Ihrem Smartphone ein mobiles Fax- und Belegcenter. Damit können Sie Ihre Belege, Dokumente, Verträge, Quittungen und Gesprächsnotizen an Ihre Geschäftspartner, Kunden und Kollegen faxen. Die integrierte Bildbearbeitung “säubert” die Aufnahmen und wandelt sie, sofern gewünscht, in Schwarz-Weiß-Dokumente.

Natürlich lässt sich die Vorlage auch unbearbeitet als grau skaliertes Bild oder als Original-Foto schicken. Außerdem können Sie auch mehrseitige Dokumente erstellen und Fax-Deckblätter mit Ihrem Logo verwenden.

Falls Sie möchten, können Sie die Dokumente auch via E-Mail versenden. Das Arbeiten mit dieser App ist sehr komfortabel. Die integrierte Funktion fürs Hinterlegen der Absender-Informationen für Ihren E-Mail-Versand spart Zeit.

Kanten der zu bearbeitenden Dokumente werden automatisch erkannt – Sie brauchen nur ein Foto vom Dokument aufzunehmen oder es aus Ihrer Kamera-Rolle auf dem Smartphone auszuwählen.

Um die App sinnvoll zu nutzen, brauchen Sie ein Konto bei einem Faxprovider Ihrer Wahl, z.B. Web.de Fax, PamFax, InterFax oder Sipgate. Bei vielen Fax-App-Anbietern können Sie die Dokumente direkt aus dem Cloud-Service wie Dropbox, Google Docs, iDisk oder Box.net mobil faxen.

Gastbeitrag von:


FINARX GmbH – Mobile. Business. Applications.

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Outlook und Daten synchronisieren für Freiberufler und Selbstständige

28. Oktober 2011 von Kommentar verfassen

Wer seinen Weg in den Freiberuf wagt, kommt nicht umhin, sich früher oder später um die nötige technische Ausrüstung Gedanken zu machen. Für Grafiker unabdingbar sind Grafikprogramme wie InDesign oder QuarkXpress, für den Lektor das Online Wörterbuch oder für den Übersetzer Translation Memory Systeme.

Ebenso wichtig ist die ständige Kommunikation zum Kunden. Die meisten Freiberufler arbeiten an mehreren Projekten von unterschiedlichen Kunden gleichzeitig. Aktuelle Daten werden zwischen Kunden und Freiberufler hin und her geschickt. Der Laptop als Medium für unterwegs sollte jederzeit den aktuellen Projektstand vorweisen können.

Wie bekommt man aber immer die aktuellsten Daten auf seinen Rechnern? Viele nutzen nicht nur den Laptop für unterwegs, sondern haben zu Hause noch einen Desktop PC stehen, auf dem ebenfalls ständig gearbeitet wird.

Nicht alle möchten Ihre Daten der Cloud übergeben und dauerhaft auf fremde Server im Internet abspeichern. Eine andere Lösung bieten Synchronisationsprogramme, die mittels Peer-to-Peer-Technologie die PCs automatisch und in Echtzeit über das Internet abgleichen. Der Vorteil für den Kunden: Die Datensynchronisation erfolgt hochverschlüsselt, Unbefugte haben keinen Zugriff. Zu dem lassen sich diese Programme meistens schnell, einfach und vor allem intuitiv auf den Nutzer zugeschnitten einrichten. Der Nutzer selbst bestimmt dabei, welche Daten zwischen welchen PCs synchronisiert werden sollen. Auch die monatliche Gebühr und Wartungskosten, die bei einem Server anfallen, fallen weg.

Dabei beschränkt sich die Synchronisation nicht nur auf Windowsdokumente. Viele arbeiten mit Outlook und möchten auch Ihr Outlook synchronisieren können.  Eine Lösung, die beide Synchronisationsmöglichkeiten unterstützt, bietet das Unternehmen Syncing.net Technologies GmbH. Einmal eingerichtet, arbeitet dieses Programm automatisch im Hintergrund. Sobald eine Datei oder ein Termin im Outlook geändert wurde, werden diese auf die anderen PCs übertragen.

Mit vielen Synchronisationsprogrammen können auch Daten direkt zwischen Freiberufler und Kunde ausgetauscht werden. So kann man für jedes Projekt einen Ordner erstellen, der mit dem Kunden synchronisiert wird. So brauchen bei einem Grafikauftrag erste Entwürfe nicht per E-Mail versendet werden. Stattdessen schiebt man die Entwürfe in den synchronisierten Projektordner und der Kunde hat sie bei bestehender Internetverbindung in Echtzeit auf seinem PC.

Somit sorgt eine optimale Datensynchronisation nicht nur für einen gleichen Datenbestand auf allen Rechnern. Sie erhöht auch die Arbeitseffizienz und Kommunikation innerhalb eines Projekts mit allen Projektbeteiligten.

Ein Gastbeitrag von:

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Vorteile von Cloud Computing für Freiberufler

8. August 2011 von Kommentar verfassen

Was haben Ärzte, Journalisten und Künstler gemeinsam?

Sie sind häufig als Freiberufler tätig!

In der Selbstständigkeit ist die Konkurrenz oft groß und die Arbeitsbelastung enorm.
Produkte und Dienstleistungen müssen schnell und zur vollsten Zufriedenheit der Kunden geliefert und erbracht werden.
Zeit für die eigenen Finanzen bleibt da kaum und die Buchhaltung wird fluchend in den Abend- und Nachtstunden erledigt, während andere ihren wohlverdienten Feierabend genießen.

Buchführung und Finanzverwaltung sind natürlich für jeden Freiberufler unvermeidbar, doch seit dem Aufkommen des IT-Trends Cloud Computing gibt es neue Möglichkeiten, sich mit Hilfe von Business Software in der Unternehmensorganisation unterstützen zu lassen.

Cloud-Software wird über das Internet und oft mit Hilfe eines Browsers genutzt. Der Nutzer spart sich also aufwendige Installationen und nutzt stattdessen die Software von jedem beliebigen Computer aus.
Für Freiberufler ist diese Standortunabhängigkeit ideal, da sie so orts- und zeitunabhängig Einblick in ihre Daten bekommen können.  Das bietet nicht nur Vorteile im Kundenmanagement,  sondern ermöglicht es, nahezu die ganze Büroarbeit nach Belieben auszulagern.
Beispielsweise kann der Freiberufler bei einem Termin außer Haus trotzdem Kundendaten und persönliche Kommentare unmittelbar vorher checken,  offene Angebote durchsehen oder Rechnungen schreiben.  Im Falle des Diebstahls seines Handys, Notebooks, Tablets etc. hat er bis auf den ärgerlichen Verlust kein Problem in seiner Finanzverwaltung:  Die Daten liegen im Rechenzentrum des Cloud-Anbieters und sind dank Passwortverschlüsselung für den Dieb nicht zugänglich.

Cloud Computing ermöglicht eine problemlose Zusammenarbeit mit beliebig vielen Mitarbeitern oder auch externen Dienstleistern wie Buchhaltern und Steuerberatern.
Informationen können von allen, die freigeschaltet sind, eingesehen werden und müssen nicht mehr hin- und hergereicht werden.

Um die Aktualität ihrer Software brauchen sich die Nutzer in der Cloud auch nicht zu sorgen. Updates erfolgen automatisch. Und zu guter Letzt sind es auch die kostengünstigen Preise, die dafür sprechen, Software für Freiberufler aus der Cloud einfach mal auszuprobieren!

Ein Gastbeitrag der Scopevisio AG

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