Rechnungs-Software für Kleinunternehmer

Was versteht man unter einem Kleinunternehmer?

Es ist vom Umsatz abhängig, ob ein Freiberufler  als Kleinunternehmer gilt oder nicht.

Die Grenzen dafür liegen aktuell bei einem Bruttojahresumsatz von 17.500 Euro für das letzte Jahr, im laufenden Jahr dürfen 50.000 Euro nicht überschritten werden.
Einer der Vorteile des Kleinunternehmers besteht darin, dass er keine Umsatzsteuer abführen muss.

Selbstverständlich ist aber im Gegenzug auch die Berücksichtigung der Vorsteuer nicht möglich. Um es noch einmal zu betonen: Diese Regelung ist einzig und allein auf den Umsatz abgestellt – der Gewinn spielt dabei keine Rolle!

Welche Rechnungssoftware ist für Kleinunternehmer empfehlenswert?

Wie wir oben dargestellt haben, sind Kleinunternehmer eher umsatzschwach.

Daher ist es ihnen zumeist nicht möglich, große Investitionen zu tätigen oder teure Software anzukaufen.

Eine Alternative zum Programm, das am Rechner installiert und immer wieder gewartet werden muss, sind Online-Lösungen.

Das bedeutet, dass der Freiberufler über seinen Web-Browser im Internet in das Programm einsteigt, die Dinge erledigt, die er zu erledigen hat und sich anschließend wieder abmeldet.

Die Vorteile liegen auf der Hand:
Die Zugang ist jederzeit und von jedem Ort der Welt aus möglich, und es kann auch dann gearbeitet werden, wenn die Hardware im Büro einen Defekt hat.
Die Voraussetzung ist einzig und allein ein anderer Rechner, über den man in das weltweite Netz einsteigen kann.

Ein gutes Beispiel dafür ist das Angebot von Easybill:
Der Anbieter stellt umfangreiche Funktionen auf einer selbsterklärenden Benutzeroberfläche zur Verfügung und bietet beispielsweise folgende Features:

- Kundenverwaltung
- Artikelverwaltung
- Mahnwesen
- Auswertungen, Statistiken
- To-do-Listen
- Fakturierung, also Auftrag, Angebot, Rechnung oder Gutschrift

Die Verbindung zum Server erfolgt verschlüsselt, das bedeutet, dass es Dritten unmöglich ist, in die Daten Einsicht zu nehmen. Außerdem erfolgt die Datenverarbeitung in Deutschland, somit gilt das deutsche Datenschutzrecht.

Zusätzlich dazu wird die Online-Rechnungssoftware zentral gewartet, der User arbeitet immer mit der aktuellsten Version.  Während einer Testphase kann der Kleinunternehmer das Software-Angebot testen.

Es gibt natürlich noch andere Anbieter auf dem Markt.
Wir haben deshalb einen Vergleich der Online-Rechnungssoftware vorgneommen.

IT-Schadensfälle können Freiberufler-Existenzen bedrohen



Defekte Festplatten vernichten den Datenbestand.
Viren können Festplatteninhalte verschlüsseln und löschen, Trojaner gelangen an Firmendaten und Passwörter.
Defekte IT sorgt schnell für langen Arbeitsausfall – hochwertige Systeme mit gutem Vor-Ort-Service helfen unter Umständen Geld zu sparen.
Schlechte Backup-Software kann Backups zwar erstellen aber nicht mehr einspielen.

Sicherheitsrisiko Internet (Hacker, Viren, etc.)

Angreifer aus dem Netz können die IT kontrollieren, Daten kopieren und löschen oder sogar verändern. Auch böswillige Mitbewerber haben so bereits versucht, sich Konkurrenz fernzuhalten.

Viren und Trojaner sind ein stetes Risiko für Freiberufler und die IT-Landschaft – kopierte Kundendaten sind bei falscher IT-Handhabung unter Umständen sogar strafrechtlich relevant.

Die Nutzung von Cloud-Diensten für Office oder Büroorganisation funktioniert nicht wenn das Internet ausfällt.

Unbekannte Datenträger

Immer wieder werden USB-Sticks oder CDs von Angreifern in der Stadt oder im Park deponiert, teilweise werden Datenträger auch als vermeintliche Werbepost oder gar als Kundenanfrage verschickt.

Auf diesen Datenträgern befindet sich dann allerdings kein wichtiges Dokument und keine interessanten Informationen oder auch nur Musik sondern zumeist ein Schadprogramm mit dem der Rechner infiziert wird.

Sicherheitsprogramme

Gute Antivirenprogramme schützen besser als Gratis-Tools. Kasperski Antivirus, Bitdefender, G-Data und Norton Antivirus bieten Schutzlösungen, teilweise mit Firewall, eMail-Schutz und mit nur geringer Systembelastung.

Backuplösungen unterscheiden sich ebenfalls in der Qualität, einige Programme scheitern sogar am wieder-einspielen der gesicherten Daten. Ominöse Systembeschleunigungsprogramme richten oft mehr Schäden an als dass sie den Rechner beschleunigen.

Passwörter

Sichere Passwörter bestehen aus mehreren Zeichen, Sonderzeichen, Zahlen und nicht nur aus dem Namen des Haustieres oder der Ehefrau. Passwörter nicht für mehrere Dienste nutzen.

Risiko sorglose Mitarbeiter

Viele Mitarbeiter surfen in freien Minuten im Internet – oft sehr sorglos und ohne auf Sicherheit zu achten. eMails werden oft ohne nachzudenken geöffnet, Links angeklickt und Anhänge gestartet – was oft zu Virenbefall führt.

Gekränkte Mitarbeiter kopieren nach einer Kündigung Datensätze und nutzen sie gegen den Freiberufler oder löschen die Daten von der Festplatte.

Lesen Sie hier in unserem Ratgeber-Portal mehr zu diesem Thema.


Beispiel für einen Schadensfall

Am Abend funktionierte der dringend benötigte PC noch, ließ sich herunterfahren und zeigte keine Anzeichen eines Defektes. Am Morgen jedoch verweigerte der Rechner die Zusammenarbeit und sogar das Starten des Betriebssystems.

Der PC-Techniker schüttelt nur den Kopf und verweist auf eine defekte Festplatte. Wenn nun kein aktuelles Backup vorhanden ist und auf dem Rechner alle wichtigen Unterlagen gespeichert sind, gerät schnell die Existenz des Freiberuflers in Gefahr. Steuerunterlagen, Kundendaten, das aktuelle Projekt, die Datenbank und alle eMails können quasi über Nacht verschwinden wenn nur eine Komponente im PC ausfällt.

Es herrscht Hektik, der Abgabetermin für ein wichtiges Projekt rückt immer näher und die Bank verlangt dringen wichtige Unterlagen. In solchen Situationen passiert es schnell, dass eMails nur überflogen und vermeintlich wichtige Anhänge in aller Eile angeklickt werden.

Und ausgerechnet in solchen Situationen befindet sich im Anhang der Mail kein wichtiges Dokument sondern ein bösartiges Schadprogramm. Zudem ist der Gratis-Virenscanner schon seit geraumer Zeit nicht mehr mit Updates versorgt worden, was seine generell schon zweifelhaften Funktionen weiter einschränkt.

Der Virenscanner erkennt den Schädling nicht, woraufhin der Virus die Festplatte des Anwenders kurzerhand verschlüsselt. Laut Einblendung, in fehlerhaftem Deutsch oder gleich in russisch verfasst, bekommt der Nutzer seine Daten erst wieder, wenn eine größere Summe an die Angreifer gezahlt wurde.

Doch selbst dann bleiben die Daten verschlüsselt, die Angreifer unerkannt – Krypto-Trojaner geben ihre Opfer selbst nach Zahlung nicht wieder frei. Die Folgen können schlimmer sein als bei einem Festplattendefekt, da teilweise auch Backups nicht mehr eingespielt werden können.

Apps – die kleinen ganz großen mobilen Helfer



Die Projekte häufen sich.
Lästige, aber wichtige Verwaltungsarbeit raubt Zeit und Nerven.
Der Tag könnte gerne mehr als 24 Stunden haben!

Was also tun?
Wie kann man sein Zeitmanagement optimieren und gleichzeitig Ordnung in den Papieren schaffen?

Die Antwort vieler Zeitmanagement-Gurus:
Nutzen Sie Ihre “Extra”-Zeit. Gemeint sind Wartezeiten beim Arzt, Bahnfahrten oder alle anderen kurzen oder langen Pausen unterwegs oder daheim. Laptops und Notebooks erweisen sich dabei meist als unkomfortabel – dafür gibt es feinere und bequemere Lösungen.

Weltweit werden Smartphones nicht nur fürs Internetsurfen, Navigieren, Lesen von Nachrichten und Musikhören genutzt, sondern zunehmend auch fürs Managen und Planen. Der Anteil der Smartphone-Nutzer in Deutschland ist von 18% Anfang 2011 auf rund 23% Ende 2012 gestiegen (Quelle: http://goo.gl/y4Ame). Diese rapide Entwicklung fördert auch die Expansion des Applikationen-Marktes.
Viele Freiberufler kennen bereits diese nützlichen Helfer, kurz “Apps” genannt. Wie schön ist es zum Beispiel, wenn man mit dem Smartphone seine Belege und sonstigen Schriftstücke scannen bzw. faxen und seine Arbeitszeiten einfach und schnell erfassen kann!

Mobiles Scannen

Eine App zum Erfassen und Scannen Ihrer Belege, Rechnungen macht für Ihre berufliche Tätigkeit stets sehr viel Sinn.

Besonders vorteilhaft zeigt sich eine Scan App bei Präsentationen, Vorträgen und Meetings:
Sie können Whiteboards oder Flipcharts einfach fotografieren, daraus ein PDF-Dokument erstellen und es direkt an Kollegen oder Kunden via E-Mail versenden.

Das Besondere an der Applikation ist, dass Sie Ihre Dokumente direkt auf Ihrem Smartphone bearbeiten und optimieren können, z.B. den Grauschleier entfernen oder die perspektivischen Verzerrungen korrigieren.

Die Freiberufler, die international arbeiten, können die gescannten Dokumente zu GoogleDocs™ hochladen und von der Google Texterkennung (OCR) in eine von über 40 Sprachen übersetzen. Die App erfüllt ihre Funktionen unkompliziert und zuverlässig und erleichtert den Arbeitsalltag eines Freelancers dadurch erheblich.

Mobile Arbeitszeiterfassung

Eine weitere empfehlenswerte App für Freiberufler mit einem planungsintensiven Arbeitsalltag ist  eine Applikation zur Zeiterfassung.
Mit einer derartigen App lassen sich Ihre Arbeitszeiten, Projekte und Tätigkeiten perfekt verwalten.

Setzen Sie Budgets, Stundensätze und Aufschläge fest und behalten Sie Ihre Projekte unter Kontrolle. Eine Neuigkeit auf dem Markt stellt die Geolokalisierungsfunktion dar – eine automatische Aufenthaltsortbestimmung mit passender Tätigkeitsselektion.
Als Ergebnis haben Sie eine PDF-Datei mit allen Angaben, die Sie direkt verschicken können.

Mobiles Faxen

Aus Ihrem Smartphone können Sie auch ein mobiles Fax- und Belegcenter machen.

Damit können Sie Ihre Belege, Dokumente, Verträge, Quittungen und Gesprächsnotizen an Ihre Geschäftspartner, Kunden und Kollegen faxen. Die integrierte Bildbearbeitung “säubert” die Aufnahmen und wandelt sie, sofern gewünscht, in Schwarz-Weiß-Dokumente.

Natürlich lässt sich die Vorlage auch unbearbeitet als grau skaliertes Bild oder als Original-Foto schicken. Außerdem können Sie auch mehrseitige Dokumente erstellen und Fax-Deckblätter mit Ihrem Logo verwenden.

Falls Sie möchten, können Sie die Dokumente auch via E-Mail versenden. Das Arbeiten mit dieser App ist sehr komfortabel. Die integrierte Funktion fürs Hinterlegen der Absender-Informationen für Ihren E-Mail-Versand spart Zeit.

Kanten der zu bearbeitenden Dokumente werden automatisch erkannt – Sie brauchen nur ein Foto vom Dokument aufzunehmen oder es aus Ihrer Kamera-Rolle auf dem Smartphone auszuwählen.

 

 

Outlook und Daten synchronisieren für Freiberufler und Selbstständige

Wer seinen Weg in den Freiberuf wagt, kommt nicht umhin, sich früher oder später um die nötige technische Ausrüstung Gedanken zu machen.

Für den freien Grafiker unabdingbar sind Grafikprogramme wie InDesign oder QuarkXpress, für den freiberuflichen Lektor das Online Wörterbuch oder für den Übersetzer Translation Memory Systeme.

Ebenso wichtig ist die ständige Kommunikation zum Kunden.

Die meisten Freiberufler arbeiten an mehreren Projekten von unterschiedlichen Kunden gleichzeitig. Aktuelle Daten werden zwischen Kunden und Freiberufler hin und her geschickt. Der Laptop als Medium für unterwegs sollte jederzeit den aktuellen Projektstand vorweisen können.

Wie bekommt man aber immer die aktuellsten Daten auf seinen Rechnern?
Viele nutzen nicht nur den Laptop für unterwegs, sondern haben zu Hause noch einen Desktop PC stehen, auf dem ebenfalls ständig gearbeitet wird.

Nicht alle möchten Ihre Daten der Cloud übergeben und dauerhaft auf fremde Server im Internet abspeichern. Eine andere Lösung bieten Synchronisationsprogramme, die mittels Peer-to-Peer-Technologie die PCs automatisch und in Echtzeit über das Internet abgleichen.

Der Vorteil für den Kunden:
Die Datensynchronisation erfolgt hochverschlüsselt, Unbefugte haben keinen Zugriff. Zu dem lassen sich diese Programme meistens schnell, einfach und vor allem intuitiv auf den Nutzer zugeschnitten einrichten. Der Nutzer selbst bestimmt dabei, welche Daten zwischen welchen PCs synchronisiert werden sollen. Auch die monatliche Gebühr und Wartungskosten, die bei einem Server anfallen, fallen weg.

Dabei beschränkt sich die Synchronisation nicht nur auf Windowsdokumente.
Viele arbeiten mit Outlook und möchten auch Ihr Outlook synchronisieren können.  Eine Lösung, die beide Synchronisationsmöglichkeiten unterstützt, bietet das Unternehmen Syncing.net Technologies GmbH. Einmal eingerichtet, arbeitet dieses Programm automatisch im Hintergrund. Sobald eine Datei oder ein Termin im Outlook geändert wurde, werden diese auf die anderen PCs übertragen.

Mit vielen Synchronisationsprogrammen können auch Daten direkt zwischen Freiberufler und Kunde ausgetauscht werden.

So kann man für jedes Projekt einen Ordner erstellen, der mit dem Kunden synchronisiert wird. So brauchen bei einem Grafikauftrag erste Entwürfe nicht per E-Mail versendet werden. Stattdessen schiebt man die Entwürfe in den synchronisierten Projektordner und der Kunde hat sie bei bestehender Internetverbindung in Echtzeit auf seinem PC.

Somit sorgt eine optimale Datensynchronisation nicht nur für einen gleichen Datenbestand auf allen Rechnern.

Sie erhöht auch die Arbeitseffizienz und Kommunikation innerhalb eines Projekts mit allen Projektbeteiligten.

 

 

Vorteile von Cloud Computing für Freiberufler



DerWas haben Ärzte, Journalisten und Künstler gemeinsam?

Sie sind häufig als Freiberufler tätig!

In der Selbstständigkeit ist die Konkurrenz oft groß und die Arbeitsbelastung enorm.
Produkte und Dienstleistungen müssen schnell und zur vollsten Zufriedenheit der Kunden geliefert und erbracht werden.
Zeit für die eigenen Finanzen bleibt da kaum und die Buchhaltung wird fluchend in den Abend- und Nachtstunden erledigt, während andere ihren wohlverdienten Feierabend genießen.

Buchführung und Finanzverwaltung sind natürlich für jeden Freiberufler unvermeidbar, doch seit dem Aufkommen des IT-Trends Cloud Computing gibt es neue Möglichkeiten, sich mit Hilfe von Business Software in der Unternehmensorganisation unterstützen zu lassen.

Cloud-Software wird über das Internet und oft mit Hilfe eines Browsers genutzt. Der Nutzer spart sich also aufwendige Installationen und nutzt stattdessen die Software von jedem beliebigen Computer aus.
Für Freiberufler ist diese Standortunabhängigkeit ideal, da sie so orts- und zeitunabhängig Einblick in ihre Daten bekommen können.  Das bietet nicht nur Vorteile im Kundenmanagement,  sondern ermöglicht es, nahezu die ganze Büroarbeit nach Belieben auszulagern.



DerBeispielsweise kann der Freiberufler bei einem Termin außer Haus trotzdem Kundendaten und persönliche Kommentare unmittelbar vorher checken,  offene Angebote durchsehen oder Rechnungen schreiben.  Im Falle des Diebstahls seines Handys, Notebooks, Tablets etc. hat er bis auf den ärgerlichen Verlust kein Problem in seiner Finanzverwaltung:  Die Daten liegen im Rechenzentrum des Cloud-Anbieters und sind dank Passwortverschlüsselung für den Dieb nicht zugänglich.

Cloud Computing ermöglicht eine problemlose Zusammenarbeit mit beliebig vielen Mitarbeitern oder auch externen Dienstleistern wie Buchhaltern und Steuerberatern.
Informationen können von allen, die freigeschaltet sind, eingesehen werden und müssen nicht mehr hin- und hergereicht werden.

Um die Aktualität ihrer Software brauchen sich die Nutzer in der Cloud auch nicht zu sorgen. Updates erfolgen automatisch. Und zu guter Letzt sind es auch die kostengünstigen Preise, die dafür sprechen, Software für Freiberufler aus der Cloud einfach mal auszuprobieren!

Ein Gastbeitrag der Scopevisio AG