Die elektronische Signatur unter Rechnungen, die per Internet verschickt werden, ist seit 2012 weggefallen.

Gleichzeitig müssen die Rechnungen aber auf Richtigkeit überprüft werden, ansonsten berechtigen diese nicht zum Abzug der Vorsteuer.

Dies hat das Bundesfinanzministerium im Juli 2012 noch einmal konkretisiert.

Regelungen zum Vorsteuerabzug

Bis zum Inkrafttreten des neuen Gesetzes galt, dass die Vorsteuer von Rechnungen nur dann abgezogen werden durfte, wenn eine elektronische Signatur unter die Rechnung gebracht wurde.

Nun stellte sich nach der Neuregelung zum Wegfall der elektronischen Signatur aber das Problem, dass niemand so recht wusste, wie der Vorschrift zur Gewährleistung der “Echtheit der Herkunft einer Rechnung” nun Genüge getan werden sollte.

Das Bundesministerium spricht nun davon, dass ein “verlässlicher Prüfpfad” im Unternehmen eingerichtet werden müsse.

Was das ist, weiß allerdings kein Mensch.

Im neuesten Schreiben zu dieser Problematik wird nun deutlich, dass lediglich gemeint ist, dass die Freiberufler jede Rechnung, die sie erhalten, auf Richtigkeit und Berechtigung prüfen müssten.

Eine Dokumentation über diese Prüfung muss nicht erfolgen.

Ausreichende Prüfung

Es ist demnach völlig ausreichend, wenn der Selbstständige gegenüber dem Finanzamt deutlich macht, dass er die Rechnung geprüft hat.

Dies kann auf manuellem Wege mit einem Abgleich geschäftlicher Unterlagen (Auftrag, Angebot, Bestellung usw.) vorgenommen werden.

Zusammengefasst:
Der Freiberufler darf die Vorsteuer abziehen, wenn er sich die Rechnung genau angesehen hat.

Das Bundesfinanzministerium hat für diese Aussage zwar zehn Seiten gebraucht, dennoch steht nichts anderes darin, als dieser eine Satz.

Wichtig zu beachten:
Elektronische Rechnungen müssen dennoch zehn Jahre lang aufbewahrt werden und zwar auf einem nicht wiederbeschreibbaren Datenträger.

Zum Vorsteuerabzug berechtigt ist der Freiberufler trotzdem, auch wenn er der Aufbewahrungspflicht nicht korrekt nachgekommen ist, das Finanzamt kann aber ein Bußgeld verhängen.

Kleinunternehmer können auf die Umsatzsteuerpflicht optieren.

Das bedeutet, sie haben die Wahl zwischen dem Verzicht auf die Umsatzsteuer und der Verpflichtung zum Erheben selbiger. Beides kann Vor- und Nachteile mit sich bringen.

Vorteile der Umsatzsteuerpflicht

Wenn der Kleinunternehmer Investitionen tätigt und dafür Vorsteuer zahlen muss, so kann er diese mit der Umsatzsteuer verrechnen.

Das bedeutet, dass eine geringere Summe an das Finanzamt abgeführt wird, der Gewinn des Unternehmers vergrößert sich.

Für einen Freiberufler ist die Umsatzsteuerpflicht immer dann interessant, wenn er von Vornherein weiß, dass er größere Investitionen tätigen wird.

Wenn sich also die eigenen Kosten um den Mehrwertsteuersatz verringern, so profitiert der Kleinunternehmer von der Inanspruchnahme der Umsatzsteuerpflicht.

Wer als Freiberufler einer Berufsgruppe angehört, in der pauschale Vorsteuerabzüge möglich sind und selbst aber weniger Geld ausgibt, als diese Pauschale beträgt, profitiert ebenso von der Möglichkeit, die Umsatzsteuer auszuweisen.

Nachteile der Umsatzsteuerpflicht

Die Umsatzsteuerpflicht kann auch Nachteile mit sich bringen und zwar dann, wenn die eigenen Ausgaben recht gering sind. Dann ist der Verwaltungsaufwand für die Abführung der Umsatzsteuer und die jährliche Steueranmeldung höher, als der Gewinn, der letzten Endes eingebracht werden kann.

Zudem schmälert sich insgesamt gesehen der steuerliche Gewinn.
Wer eine Leistung erbringt und diese zu einem festen Preis verkauft, der zwar netto ausgewiesen wird, sich aber in der gleichen Höhe beläuft, wie der Preis der Konkurrenz, die vielleicht mit der Mehrwertsteuer arbeitet, kann seinen Gewinn erhöhen.

Wenn allerdings die Umsatzsteuer abgeführt werden muss, ohne dass eine Vorsteuer gegengerechnet werden kann, wird der Gewinn letzten Endes geringer ausfallen, als wenn von Vornherein auf die Ausweisung der Umsatzsteuer verzichtet wird.

Insofern geht die Empfehlung dahin, sich erst einmal gründlich zu überlegen, welche Investitionen eventuell anstehen und wie es sich mit den laufenden Betriebsausgaben verhält.
Erst dann sollte eine Entscheidung über die Option auf die Umsatzsteuerpflicht getroffen werden.

Jeder Freiberufler sollte seine Betriebsausgaben kennen.

Auch wenn das bei so manch einem keine hohen Summen sind, bringt die Analyse der Betriebsdaten einen Aufschluss darüber, wie erfolgreich das eigene Unternehmen ist und wo es im Moment steht.

Meist befassen sich die Freiberufler selbst mit ihrer Buchhaltung, teilweise jedoch, vor allem, wenn das Unternehmen schon etwas größer geworden ist, wird ein Steuerberater beauftragt.

Regelmäßige Kosten

Viele betriebliche Kosten müssen fallen regelmäßig an.
Dazu gehören zum Beispiel die Ausgaben für das Internet und für das Telefon, Beiträge zu Versicherungen und Verbänden, Kfz-Kosten oder die Büromiete.

Wichtig ist, jährliche Kosten auf einen monatlichen Anteil umzurechnen, damit am Ende eine Summe pro Monat erscheint, die tatsächlich reell ist und die auch sämtliche im Jahr anfallenden Kosten berücksichtigt.

Andere Betriebsausgaben schwanken.
Das heißt, sie fallen eben nicht regelmäßig an, dafür aber dann meist in einer höheren Summe, wenn sie bezahlt werden müssen. Dies können Dienstleistungen anderer Anbieter sein, Werbekosten oder Kosten für die eigene Aus- und Weiterbildung als Freiberufler.

Wenn Sie sich einen Überblick über alle Kosten verschaffen wollen, dann denken Sie auch darüber nach, was Sie für das folgende Jahr planen. Beziehen Sie die voraussichtlichen Kosten in Ihre Kalkulation mit ein.
Bedenken Sie zudem, dass Sie Rücklagen bilden müssen. Was ist, wenn zum Beispiel der Computer kaputt geht?
Dann müssen aus den bisherigen Gewinnen ausreichende Rücklagen vorhanden sein, um eine Neuanschaffung zu tätigen.

Realitätsnähe der Kosten beachten

Viele Freiberufler schätzen ihre Kosten nicht reell ein. Wichtig ist daher, zu den aktuellen Kosten am besten zehn Prozent hinzuzurechnen.
Das gibt einen gewissen finanziellen Spielraum. Wenn Sie sich dafür entschieden haben, Ihr Unternehmen zu ändern, müssen auch die Marketingmaßnahmen entsprechend angepasst werden.

Das kostet Geld, welches in die Kalkulation einbezogen werden muss.

Die reinen Betriebsausgaben fallen nur für das Unternehmen selbst an.

Hinzu kommen aber die Kosten, die zum Beispiel für die Renten- und Krankenversicherung anfallen, für die Absicherung Ihrer eigenen Person (Berufsunfähigkeits- oder Unfallversicherung) und die privaten Kosten.

All diese Ausgaben müssen über die Einnahmen gedeckt werden und zusätzlich soll noch ein Gewinn für die Absicherung schlechterer Zeiten abfallen.

Auf dieser Basis können Sie Ihr Honorar berechnen.

Freiberufler werden per Gesetz von der Bürokratie zumindest zum Teil verschont, zumindest, wenn sie dies wünschen.
Denn für sie besteht die Möglichkeit der Nutzung der so genannten Kleinunternehmerregelung.

Wer diese Regelung in Anspruch nehmen will, kann auf seinen Rechnungen als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweisen.

Damit entfallen die gegenüber dem Finanzamt vorzunehmenden Umsatzsteuer-Voranmeldungen, die monatlich oder für jedes Quartal durchgeführt werden müssen. Um als Kleinunternehmer eingestuft zu werden, müssen bestimmte Kriterien erfüllt sein:

- Im Jahr der Gründung dürfen nicht mehr als 17.500 Euro erwirtschaftet werden.
- Im folgenden Jahr dürfen nicht mehr als 50.000 Euro eingenommen werden.

Es gibt aber keine Pflicht für den Freiberufler, an der Kleinunternehmerregelung teilzunehmen.

Er kann den Verzicht darauf auch dann erklären, wenn er weniger als 17.500 Euro einnehmen wird.
Allerdings wird in dem Fall das Finanzamt sicherlich nachfragen und die Gründe müssen dargelegt werden.

Für die Kleinunternehmerregelung spricht:
- Es müssen keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen vorgenommen werden.
- Es müssen keine jährlichen Jahresumsatzsteuererklärungen abgegeben werden.
- In den Rechnungen wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen.
- Der gesamte Rechnungsbetrag wird durch die fehlende Umsatzsteuer niedriger, private Kunden profitieren davon.

Es gibt allerdings auch einen Punkt, der gegen die Teilnahme an der Kleinunternehmerregelung spricht.
Wer zum Beispiel eine größere Investition plant, muss zwar den vollen Kaufpreis dafür bezahlen, kann sich aber später die gezahlte Umsatzsteuer wiederholen. Damit ist die Investition für ihn günstiger.

Für einige Freiberufler ist auch ein Nachteil, wenn sie auf den Rechnungen den Gebrauch der Kleinunternehmerregelung ausweisen müssen.

Die Kunden wissen dann, dass der jährliche Umsatz unter 17.500 Euro liegt, woraus einige schließen, dass die Leistung des Freien nicht so gut ist. Häufig wird nämlich davon ausgegangen, dass ein hohes Honorar für gute Qualität der Arbeit spricht.

Wer als Freiberufler gut ist, nimmt hohe Honorare ein und müsste ausgelastet sein – da dürfte es doch nicht bei Einnahmen unter 1500 Euro pro Monat bleiben, denken viele Kunden und sehen sich nach anderen Anbietern um.

Wer aber schon als Neustarter in die Freiberuflichkeit einige Kunden mitnehmen kann oder bereits Kontakte hat, auf die er zurückgreifen kann, für den spielt das wohl kaum eine Rolle.

Gerade in der heutigen Zeit kommt es auf stimmige Software-Lösungen in besonderem Maß an.

Nur so kann beispielsweise die private Steuererklärung innerhalb weniger Minuten oder gar die Buchhaltung des eigenen Unternehmens mit wenigen Handgriffen bewerkstelligt werden. Neben der reinen Buchhaltung bietet beispielsweise die Buchhaltungssoftware von Lexware die Möglichkeit, die Umsatzsteuer-Voranmeldung oder auch der Abschluss und eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung zu erstellen.

Dank regelmäßiger Aktualisierungen kann man zudem sicher sein, stets Angaben nach den aktuellen gesetzlichen Regelungen zu machen.

Die einfach gestaltete Benutzeroberfläche ist zudem der Garant für das schnelle Einfinden in die Arbeitsweisen der Software.

Hinzu kommen viele Assistenten, die bei schwierigen Vorgängen hilfreich zur Seite stehen. Auf diese Weise behält man stets den Überblick über alle Zahlen und Fakten.

Die Funktionen der Buchhaltungssoftware von Lexware

Wer sich für diese Anwendung entscheidet, kann gleich von mehreren interessanten Vorteilen profitieren. Demnach lässt sich mit wenigen Handgriffen eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen, die die Wirtschaftlichkeit des eigenen Unternehmens in besonderem Maß gewährleistet.

Darüber hinaus reichen wenige Handgriffe aus, um eine doppelte Buchführung mit Jahresabschluss sein Eigen zu nennen, wobei neben der Bilanz auch die GuV berücksichtigt wird. Selbst abweichende Wirtschaftsjahre lassen sich in diese Anwendung integrieren. Eine Dauerfristverlängerung sowie eine Umsatzsteuer-Voranmeldung per ELSTER-Online-Übertragung ist ebenfalls möglich.

Für letzteres wurde eine spezielle Schnittstelle in diese Buchhaltungssoftware eingebunden, die die sichere Übermittlung per ELSTER zulässt. Mit diesen Funktionen sparen sich Unternehmer viel Zeit bei der Übermittlung und Vorbereitung der Steuererklärung und können sich stattdessen um ihr Kerngeschäft kümmern. Ebenfalls besteht die Wahlmöglichkeit zwischen einer Soll-Ist-Versteuerung, weshalb dem Unternehmer der volle Handlungsspielraum gewährt wird.

Über übersichtlich gestaltete Bildschirm-Listen und Berichte, die sich beliebig einstellen lassen, wird stets der Überblick behalten. Selbige können ebenfalls auf Wunsch gedruckt oder exportiert werden.

Die Features der unterschiedlichen Versionen der Buchhaltungssoftware von Lexware

Um für jeden Nutzer ein möglichst ideales Programm zur Verfügung zu stellen, kann man den Lexware Buchalter in drei Ausführungen erstehen. Mit dem buchhalter pro wird dem potentiellen Anwender eine Lösung für selbst gehobene Anforderungen an die eigene Buchhaltung geboten.
In wenigen Schritten kann die Buchhaltung professionell und vor allen Dingen sicher durchgeführt werden. Die Netzwerk-Ausführung ermöglicht zudem den parallelen Zugriff von mehreren PCs. Mit Buchhalter Plus finden einige interessante Funktionen in den Umfang der Features, die die Handhabung noch einfacher gestalten.

Eine übersichtliche Auflistung aller Zahlen findet sich in jedem Fall vor. Wer auf Nummer sicher gehen möchte, der sollte zum Buchhalter Premium greifen. Er beinhaltet den erwähnten buchhalter pro und bietet darüber hinaus eine praktische Lexware-Anlagenverwaltung. Das integrierte Kassenbuch sowie die Möglichkeit, diese Version im internen Netzwerk an bis zu fünf PC simultan zu nutzen, runden die Funktionen gekonnt ab.

Viele Jahre lang galt für Freiberufler und Selbstständige, dass sie zwar das Recht hätten, Kosten, die beruflich bedingt angefallen sind, von der Steuer abzuziehen, jedoch hatten die Finanzämter das Recht auf Ablehnung des Steuerabzugs.

Das galt immer dann, wenn Privates mit dem Beruflichen gemischt wurde. Das hat sich nun geändert. Nach neuester Rechtsprechung können Kosten für die An- und Abreise sowie für Werbungsaufwendungen von der Steuer abgezogen werden.

Wichtig dafür ist aber, dass die beruflichen Zeitanteile genau feststehen. Die Kosten werden also in die Betriebsausgaben und die privaten Aufwendungen geteilt. Das Verhältnis zwischen beiden Kostenpunkten ist dabei maßgeblich.

Abgelehnt werden kann der Steuerabzug aber dennoch. Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn der Grund für die Reise nicht eindeutig einem privaten oder beruflichen Grund zugeordnet werden kann.

Das heißt, wer also nicht begründen kann, ob der Zweck seiner Reise der Urlaub in dem beliebten Skiort oder die Tagung, die zu gleicher Zeit dort stattfand, war, muss mit einer Ablehnung des steuerlichen Abzugs rechnen.

Generell ausgeschlossen werden nun auch nicht mehr die Abzugsmöglichkeiten, bei denen es darum geht, Ausgaben abzurechnen, die durch die wirtschaftliche oder gesellschaftliche Stellung des Selbstständigen oder Freiberuflers begründet sind.

Die Abzugsfähigkeit der Kosten erstreckt sich übrigens nicht nur auf die Kosten, die aufgrund der Reise oder in Form von Bewirtungskosten auftreten, sondern auch auf die übrigen Ausgaben, die privat veranlasst wurden.

Die Voraussetzungen für die Abzugsfähigkeit der Kosten sind in den Lohnsteuerrichtlinien 2011 der Finanzämter zu finden. Hier wird auch festgelegt, dass der Abzug der Ausgaben nur dann zulässig ist, wenn die Aufteilungskriterien objektivierbar sind.

Die Absetzbarkeit von gemischt privaten und beruflichen Ausgaben war bislang nicht ganz so einfach zu durchschauen.

Bislang galt, dass zum Beispiel die Reisekosten des Freiberuflers für eine private Reise, die mit dem Besuch einer Tagung verbunden wurde, nicht abgesetzt werden durften.

Nach der neusten Rechtsprechung herrscht jetzt Sicherheit, was die Möglichkeit des Absetzens von Kosten angeht. Der Fiskus zahlt jetzt öfter was dazu. Die wichtigsten Streitfälle wurden jetzt geregelt. So gilt zum Beispiel für denjenigen, der während des Urlaubs ein Fachseminar besucht, dass er die Flugkosten für An- und Abreise nicht in vollem Umfang absetzen kann.

Er kann die Kosten aber anteilig ansetzen, so zum Beispiel in Form von Werbungskosten. Kursgebühren oder die Kosten für die Anreise vom Urlaubs- zum Zielort können angesetzt werden.

Wichtiges Kriterium ist, dass die betriebliche Mitveranlassung für die Reise gegeben sein muss und zwar mindestens zu zehn Prozent. Nur dann können Fahrtkosten angesetzt werden. Bei einer anderen Aufteilung, also wenn die betriebliche Zeit zum Beispiel drei Fünftel des Aufenthalts ausmacht, so können auch drei Fünftel der Kosten angesetzt werden. Die Flugkosten werden damit als Betriebsausgaben gesehen.

Die Kosten für die Übernachtung werden nur für die Zeit angerechnet, die tatsächlich für den betrieblichen Aufenthalt genutzt werden kann.

Erfolgt die Teilnahme an einer Tagung als Mitveranstalter, so kann der gesamte Betrag als Aufwendung abgesetzt werden. Bei einer Betriebsfeier, zu der auch private Gäste eingeladen wurden, können die Kosten für diese nicht abgesetzt werden, wohl aber die Aufwendungen für die Einladung von Geschäftspartnern. Wird hingegen ein überwiegend privates Fest gefeiert, zu dem nur wenige Geschäftsfreunde eingeladen wurden, kann die betriebliche Veranlassung angezweifelt werden und die Absetzbarkeit könnte immer noch zum Streitfall werden.

Vor dem Start in die berufliche Selbstständigkeit steht die Anmeldung beim Finanzamt.
Diese ist unbedingt wichtig, denn ein erzieltes Einkommen muss nun einmal versteuert werden.

Wer bis zu einer Geringfügigkeitsgrenze von 400 Euro pro Monat wirtschaftet, der muss die Anmeldung nicht vornehmen. Aber wer als Freiberufler tätig sein will, der wird sich wohl kaum an diese niedrige Grenze halten wollen.

Das zuständige Finanzamt schickt auf Anfrage gern ein entsprechendes Formular zur Anmeldung zu, es kann aber auch im Internet heruntergeladen werden.

Es werden darin aber auch Fragen gestellt, die man als Freiberufler nicht beantworten muss, denn das Formular ist nicht exakt auf Freiberufler zugeschnitten.
Das Finanzamt will aber zum Beispiel wissen, wie hoch der geschätzte Gewinn sein wird. Dafür müssen Einnahmen gegen Ausgaben gerechnet werden.

Relevant ist das Jahr der Gründung ebenso, wie das folgende Jahr. Die Schätzung sollte realistisch vorgenommen werden, denn anhand dieser Daten werden die Vorauszahlungen für die Einkommenssteuer berechnet.

Wichtig sind zudem weitere Einnahmen, die aus Vermietung oder einem bestehenden Arbeitsverhältnis stammen können. Es muss des Weiteren angegeben werden, ob Mitarbeiter eingestellt werden sollen oder ob die Kleinunternehmerregelung zur Anwendung kommen soll.

Soll eine Personengesellschaft gegründet werden oder will man als Freiberufler einer bestehenden Personengesellschaft beitreten?

Wird eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer benötigt?
Sind alle Formulare ausgefüllt, werden sie an das zuständige Finanzamt übermittelt und dieses legt die Höhe der zu zahlenden Einkommenssteuer fest.

Mit der Anmeldung beim Finanzamt darf nicht zu lange gewartet werden, maximal sind drei Monate nach Beginn der freiberuflichen Tätigkeit erlaubt.
Die Steuern werden dem Freiberufler dann rückwirkend eingezogen, ansonsten sind sie im Voraus zu zahlen.