Es ist soweit: Der Businessplan ist fertig und wurde von Geschäftspartnern und Geldgebern abgesegnet und die eigenen Büroräume warten nach Renovierung und frischem Anstrich nur noch darauf, bezogen zu werden. Nun gilt es, nicht hektisch zu werden und mit dem geplanten Budget für die Büroausstattung gut auszukommen. Dazu sollte man genau prüfen, welche Dinge man wirklich braucht und was man sich vielleicht doch sparen kann.

Hard- und Software

Neben Schreibtischen und Stühlen braucht es, um ein neu eingerichtetes Büro geschäftstüchtig zu machen, natürlich vor allem allerlei Technik und Hardware. Doch bei schmalem Budget, lässt sich so manche Hardware mit ein wenig Kreativität und Know-How auch durch Software ersetzen und damit eine Menge Geld sparen. Computer oder Laptops als Grundausstattung der Bürokommunikation sind natürlich nicht wegzudenken.

Doch dank neuester Netzwerktechnik braucht nicht jedes Büro einen Drucker, Sanner und ein Kopierer, sondern es reicht auch ein zentral gesteuertes Gerät aus. Wer mehrere Telefonleitungen oder eine teure Anlage vermeiden will, der schließt alle Apparate an eine virtuelle Telefonanlage an, die als Nebeneffekt noch so gut wie keinen Platz weg nimmt.

Die Technik ist meist kinderleicht zu bedienen und die Funktionen sind ebenso vielfältig wie mit einer herkömmlichen Anlage. Auch der Bereich Papeterie wird meist kostspieliger ausfallen als man vermutet.

Um die Kosten für den Start gering zu halten, sollte man für das Design von Visitenkarten auf Online-Anbieter zurückzugreifen, die einen bei der Gestaltung und beim Druck professionell unterstützen aber bei weitem nicht so teuer sind, als wenn man den Auftrag gesamt an einen externen Grafiker gibt. Auch beim Briefpapier empfiehlt es sich, dieses so weit wie möglich selbst zu entwerfen und für jedes Schreiben die Briefköpfe aus der digitalen Vorlage auszudrucken anstatt sich zuvor kostspielig und stapelweise Briefpapier drucken zu lassen.

Erreichbarkeit garantieren

Die Erreichbarkeit des neu gegründeten Büros ist seine Verbindung zur Außen- und damit zur Geschäftswelt. Die reibungslose Funktion des Internetanschlusses sollte deswegen schon vor Inbetriebnahme des Büros überprüft werden. Das gilt besonders für den Fall, wenn auch Fax und Telefon über die Leitungen laufen sollen.
Erwartet man Kundenbesuche, sollte die Ausstattung des Büros der Branche entsprechend repräsentativ sein.
Eine verkehrsgünstige Lage ist dann schon bei der Auswahl des Standorts wichtig. Bei geringem oder gar keinem Besucherverkehr kann man an dieser Stelle ruhig ein wenig sparen.

Nie sparen sollte man dagegen daran, was das geistige und gesundheitliche Wohl der Mitarbeiter angeht.
Mit Snacks und Getränken und vor allem dem unentbehrlichen Kaffee, können Mitarbeiter und Vorstand gleichermaßen bei Laune gehalten werden.
Im Budget für die Grundausstattung sollte also nicht zuletzt ein gewisser Betrag für die Küchenausstattung vorgesehen sein.