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Auftreten in der Geschäftswelt

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Als Freiberufler richtig telefonieren

Den Gesprächspartner am Telefon kann man nun einmal nicht sehen.
Das bedeutet, dass Gestik und Mimik nicht eingesetzt werden können um etwas auszudrücken.


Daher muss viel Wert auf die Stimme gelegt werden und dass diese so ankommt, wie gewollt, und das ausdrückt, was man selbst eigentlich sagen möchte.

Wer in einem geschäftlichen Telefonat als Freiberufler freundlich klingen möchte, sollte beim Sprechen am Telefon lächeln.

Damit bekommt die Stimme einen anderen Klang, sie wird weicher und freundlicher.

Wichtig ist, immer ganz bei der Sache zu sein und auf den Gesprächspartner einzugehen.

Er sollte nie das Gefühl bekommen, gerade ungelegen zu kommen.

Schließen Sie daher den Gedanken ab, mit dem Sie gerade als Freiberufler beschäftigt waren, ehe das Telefon geklingelt hat.

Es gibt einige Dinge, die auf keinen Fall zu einem Telefonat gehören:

Essen und Trinken, Rauchen, eine schlechte Aussprache oder eine undeutliche Annahme des Gesprächs, eine gestresste oder genervte Stimme sowie das Arbeiten am Rechner während des Telefonats.

Wer bei seinem Mitarbeiter oder Kollegen nachfragen muss, sollte die Wartetaste vorher betätigen.

Andernfalls bekommt der Anrufer alles mit, was im Hintergrund gesprochen wird – auch Kommentare, die nicht für seine Ohren bestimmt sind.

Name des Gesprächspartners notfalls nachfragen

Wurde der Name des Gesprächspartners nicht verstanden, bitten Sie um Wiederholung desselben.
Schwierige Namen können Sie sich auch buchstabieren lassen.

Ist der gewünschte Gesprächspartner momentan abwesend, sollte dem Anrufer dies mitgeteilt werden.
Aber nicht mit einem einfachen „Frau X ist nicht da.“, sondern mit der Mitteilung, dass sie in einer Besprechung sei und zurückrufen würde.

Natürlich müssen dann Telefonnummer und Gesprächsgrund notiert werden. Im besten Fall können Sie dem Anrufer eine Zeit sagen, wann denn wieder mit Frau X zu rechnen sein könnte.

Soll der Anrufer um Geduld gebeten werden, vermeiden Sie das Wörtchen „muss“, es klingt nach dem Zwang zur Arbeit und sollte immer gemieden werden.
Kann dem Anrufer nicht weitergeholfen werden, so sollte er nicht einfach abgewiesen werden.

Es soll schließlich eine Lösung für sein Problem gefunden werden.



Daher ist es ratsamer, ihn an die entsprechende Fachabteilung oder mit einem Kollegen zu verbinden, der sich mit dem Sachverhalt auskennt. Dem Anrufer sollten Sie aber sagen, dass Sie ihn weiterverbinden und auch mit wem.
Er ist sonst völlig überrascht, wenn er in einer Warteschleife gelandet ist und sich jemand völlig Neues meldet.
Dem Kollegen gegenüber kündigen Sie den Anrufer ebenfalls an.