Effizientes Büro- und Zeitmanagement

Das ist der Inhalt dieser Seite:
. Ziele und Aufgaben festlegen
. Das perfekte Arbeitsumfeld schaffen
. Die Aufgaben richtig managen
. Gezielt Zeitmanagment als Freiberufler anwenden
. Funktioniert Ihr Informationsmanagement?

Ihr Erfolg als Freiberufler hängt unter anderem davon ab, wie gut Sie in der Lage sind, die täglichen Aufgaben zu erfüllen.

Damit ist nicht nur die Erledigung anstehender Kundenaufträge gemeint, sondern es geht auch darum, die üblichen Office-Tätigkeiten zu organisieren und auszuführen.

Ablagetechnik, Zeit- und Projektmanagement sind wichtig, um den täglichen Stress als Freiberufler gut zu überstehen.

Ziele und Aufgaben festlegen


zeitmanagementVor dem Festlegen von Zielen und Prioritäten steht erst einmal die Analyse anstehender Aufgaben.

Sie sollten einen Überblick darüber haben, welche Aufgaben generell auszuführen sind.

Versuchen Sie auch herauszubekommen, welche Erwartungen an Sie selbst gestellt werden.

Innerhalb des Aufgabenbereichs müssen Teilziele festgelegt werden, die wiederum eine bestimmte Gewichtung bekommen. Definieren Sie daher mithilfe einer Selbstanalyse, welche Funktionen ausgeübt werden und welche Aufgaben den einzelnen Funktionen zuzuordnen sind.

Geht es um das Festlegen von Zielen, sollten Sie beachten, dass Sie solche Ziele festlegen, die untereinander und mit Ihrer Person zu vereinen sind. Außerdem müssen die Ziele natürlich realistisch gesetzt und erreichbar sein.

Formulieren Sie Ihre Ziele in schriftlicher Form und setzen Sie sich Termine zur Kontrolle der Ziele.
Wichtig ist auch, sich selbst nicht zu überfordern und nicht zu viele Ziele festzulegen.

Machen Sie sich bewusst, dass es ein allgemeines Übel ist, zu viel Zeit für bestimmte Aufgaben aufzuwenden. Mit wenig Zeiteinsatz können in der Regel die meisten Aufgaben erledigt werden.

Planen Sie täglich Zeit ein, um Aufgaben jeder Kategorie zu erledigen.
Aufgaben der Kategorie D können zur Not auf den nächsten Tag verschoben werden.
Dies darf natürlich nicht zur Regel werden.

Das perfekte Arbeitsumfeld schaffen


Viele Freiberufler stehen vor dem Problem, dass der Tag mit zu viel Arbeit angefüllt ist.

Auf der einen Seite ist es natürlich von Vorteil, wenn ausreichend Aufträge zur Verfügung stehen.

Auf der anderen Seite fühlen sich nicht wenige Freiberufler vollkommen überfordert.

Es gilt daher, den Arbeitstag sinnvoll einzuteilen und organisatorische Hilfsmittel zu nutzen.

Außerdem sollte alles daran gesetzt werden, so genannte „Zeitfresser“ zu erkennen und auszuschalten.

Es müssen Prioritäten gesetzt werden.
Teilen Sie zum Beispiel anstehende Aufgaben in Kategorie A bis D ein.
Kategorie A sind die Aufgaben, die keinen Aufschub dulden.
Kategorie D Aufgaben können auch später erledigt werden und sind weniger dringend.

Planen Sie auch „stille Stunden“ ein. In diesen Zeiträumen erledigen Sie die wichtigsten Arbeiten und lassen sich weder durch Telefon noch durch E-Mails oder persönliche Gespräche stören.

Tipp:
Auch wenn es sich schön anhört, ist die detaillierte Planung der Reihenfolge, in welcher die freiberuflichen Tätigkeiten erledigt werden sollen, nicht immer möglich.

Unvorhergesehene Aufgaben und Tätigkeiten können auftreten und alles durcheinanderbringen. Planen Sie daher besser weitläufig.
Wie kann die „stille Stunde“ realisiert werden?

  • Ignorieren Sie Telefonanrufe und nehmen Sie die Hilfe des Anrufbeantworters in Anspruch.
  • Sollten Sie in einer Bürogemeinschaft arbeiten, schließen Sie Ihre Tür. Eine offene Tür ist nicht selten eine Einladung für Ihre Kollegen oder Mitarbeiter zu einem Gespräch.
  • Ziehen Sie sich in einen Raum zurück, in dem keine häufig frequentierten Geräte stehen.

Sie sollten außerdem wissen, wann Sie am leistungsfähigsten sind.

Zwischen 9:30 Uhr und 11:00 Uhr sind die meisten Menschen dazu in der Lage, den höchsten Einsatz zu zeigen.
Über Mittag sinkt die Leistungskurve, um dann am späten Nachmittag wieder anzusteigen. Allerdings ist diese Leistungskurve individuell verschieden. Je nachdem, ob Sie ein „Morgenmensch“ oder ein „Abendmensch“ sind, sollten Sie Ihre Tätigkeiten dementsprechend planen.

Achten Sie auch darauf, die wichtigsten Arbeiten in einer störungsarmen Zeit zu erledigen.

Haben Sie bestimmte Zeiten, zu denen Sie jederzeit angerufen werden können oder für ein Gespräch bereit sind, sollten Sie während dieser Zeiten nicht gerade Arbeiten erledigen, die eine hohe Konzentration erfordern.

Hier noch einmal alles Wichtige zum Zeitmanagement im Überblick:

Allgemeines

 

  • Planen Sie Ihren Tag nicht zu detailliert.
  • Planen Sie Zeiten für konzentriertes Arbeiten ein.
  • Organisieren Sie Ihre Arbeiten in verschiedenen Kategorien.
  • Denken Sie an Zeitpuffer.
  • Berücksichtigen Sie Ihre eigene Leistungskurve.
  • Nutzen Sie Ihr Leistungshoch zum konzentrierten Arbeiten in störungsarmen Zeiten
Zeitdiebe und Zeitfresser

 

  • Finden Sie heraus, was Ihr Arbeiten stört bzw. welche Störungen sich wie auswirken.
  • Führen Sie ein Zeit-Tagebuch.
  • Verabschieden Sie sich vom Perfektionismus.
  • Trainieren Sie Ihre Konzentrationsfähigkeit.
  • Lernen Sie, „Nein!“ zu sagen.
  • Legen Sie regelmäßig Pausen ein.
  • Machen Sie sich Notizen und wenden Sie die Zetteltechnik an, damit erreichen Sie eine geringere Ablenkung.
  • Teilen Sie komplexe Projekte in einzelne Teilaufgaben.
Organisationsmittel

 

  • Nutzen Sie geeignete Organisationsmittel für ein effizientes Arbeiten.
  • Nutzen Sie Zeitmanagementsysteme oder elektronische Geräte statt der klassischen Terminkalender.
  • Kombinieren Sie keine verschiedenen Systeme miteinander.
  • Nutzen Sie das Zeitmanagementsystem, welches für Sie persönlich am effizientesten ist.

Informationsmanagement

Viele Freiberufler stehen vor dem Problem, dass sie einer wahren Flut von Informationen gegenüberstehen.

Damit Sie nicht unter diesen Informationen verschüttet werden, ist ein konsequentes Informationsmanagement sinnvoll.
Überlegen Sie vorab, welche Informationen überhaupt täglich auf Sie zukommen und kategorisieren Sie sie.

Informationen der Kategorie D müssen Sie nicht näher betrachten.

Entscheiden Sie stets frühzeitig, ob Sie Artikel lesen und sammeln oder ob diese gleich weggeworfen werden können.
Entscheiden Sie auch, ob Sie regelmäßig lesen oder immer erst dann, wenn das jeweilige Thema für Sie relevant ist.

Klar, Informationen müssen aufbewahrt werden.
Dies gilt jedoch nur für Informationen der Kategorien A bis C.

Nutzen Sie eine Papierablage, so ordnen Sie die Informationen projekt- oder aufgabenbezogen zu. Legen Sie dafür Mappen oder Ordner an.

Ordner sollten Sie auch bei einer elektronischen Speicherung anlegen. Die Informationen können hier projektspezifisch zugeordnet werden.

Teilen Sie Ihre Projekte in Einzelaufgaben ein. Diese Einheiten sind in mehreren Teilschritten zu erledigen. Umfangreiche Projektaufgaben sollten daher mit einem Projektplan versehen werden.
Dieser zeigt, wann welche Schritte nötig sind und zu welchen Terminen die Fertigstellung erforderlich ist. Nutzen Sie auch die Meilensteintechnik, um überprüfbare Ereignisse und Termine festzulegen.

Vergessen Sie bei all der Planung und im Rahmen des Informationsmanagements nicht Ihre eigene Konzentrationsfähigkeit.

Versuchen Sie stets, Ihr Interesse für alle Tätigkeiten, die im Laufe eines Tages anfallen, zu steigern.

Reduzieren Sie auch im Rahmen des Informationsmanagement Zeitfresser.

Lernen Sie, schnell zwischen verschiedenen in Tätigkeiten hin und her zu schalten.

Lesen Sie Artikel zu Ihrer Information, so lesen Sie zielorientiert und effizient.
Nutzen Sie die Techniken des selektiven Lesens.
Setzen Sie sich mit Texten intensiver auseinander, so versuchen Sie auch, diese visuell zu erfassen.

Die Listen und Infos zum Zeit- und Büromanagement stammen vom Autor:

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