Fastbill – Online-Rechnungssoftware

Als Online-Rechnungs-Tool bietet Fastbill die Möglichkeit, einfach Rechnungen zu verwalten, Kundenlisten anzulegen und Angebote zu erstellen.

Die jeweiligen Dokumente können als PDF erstellt und per E-Mail versandt werden, alternativ gibt es das Angebot zum Druck im Lettershop und Versand auf dem Postweg.

Vielfältige Ausstattung des Tools

Fastbill bietet Freiberuflern und Selbstständigen die Möglichkeit, verschiedene Arten von Dokumenten zu erstellen und zu verwalten.

Dabei können zum Beispiel Rechnungen auch mit dem eigenen Logo versehen werden. Dazu kommt, dass Schriftarten und Hintergründe frei wählbar sind. Mithilfe von Fastbill kann somit das eigene Corporate Design beibehalten werden.

Zusätzlich zu den Funktionen für die Abrechnung und Verwaltung der Daten können Anwender das System zur Arbeitszeiterfassung nutzen. Dieses ist sehr effizient und einfach zu bedienen, für einen allein tätigen Freiberufler aber sicherlich nicht nötig.

Hinweis: Wer jedoch einen oder mehrere Angestellte beschäftigt, kann mit diesem System eine faire Abrechnung der Arbeitszeit erreichen.

Wichtig zu erwähnen ist überdies der digitale Signaturservice. Die digitale Signatur wird dabei als Vorlage abgespeichert und an Rechnungen und andere Dokumente bequem angefügt werden. Dabei folgt die digitale Signatur von Fastbill den gesetzlichen Normen.

Verschiedene Tarife bei fastbill

Fastbill bietet drei verschiedene Tarife an. So gibt es den „Complete-Tarif“, der für fünf Euro im Monat erhältlich ist und mit dem Kunden in beliebiger Anzahl aufgenommen und verwaltet werden können.

Auch für Rechnungen gibt es bezüglich der Anzahl keine Limitierungen. Dazu kommen zahlreiche Zusatzfunktionen. Dieser Tarif ist für den Anfang sicherlich ausreichend und für Freiberufler, die nicht allzu umfangreiche Rechnungs- und Angebotsvorlagen benötigen, die richtige Wahl.

Der „Plus-Tarif“ kostet 19 Euro pro Monat. Mit ihm ist es möglich, das eigene Logo an Rechnungen und andere Dokumente anzufügen. Auch in E-Mails kann es eingebracht werden. Dazu kommen Paypal als Bezahlfunktion und die Reportingfunktion. Mit ihrer Hilfe bekommt der Steuerberater einen Bericht über Buchungen und den aktuellen Stand des Unternehmens.

Der dritte Tarif ist der „Plus10-Tarif“. Er kostet 49 Euro im Monat und ist besonders umfassend. Nutzer werden vom Support bevorzugt behandelt und bekommen eine Benutzerverwaltung für höchstens zehn User zugestanden.

Hinweis: Für neue Nutzer fallen erst einmal keine Kosten an: Alle Tarife können einen Monat lang kostenfrei und ohne Vertragsbindung getestet werden.

Für wen eignet sich Fastbill besonders?

Fastbill ist für Freiberufler und Selbstständige gedacht, die ein kleines Unternehmen führen und neben der Rechnungserstellung auch Arbeitsstunden verwalten wollen.

Die zusätzlichen Funktionen sind hier durchaus nützlich und so kann zum Beispiel das eigene Corporate Design auch auf Rechnungen oder Angeboten durchgesetzt werden.

Fastbill eignet sich auch für alle, die einen detaillierten Report wünschen und sich so über Einnahmen, Ausgaben und Kunden auf dem Laufenden halten wollen.

Hinweis: Für große Unternehmen ist Fastbill nicht die richtige Wahl – für kleine Freiberufler und Selbstständige gibt es jedoch eine absolute Empfehlung für dieses Rechnungsprogramm.

Schneller Einstieg über die Fastbill-Academy

Fastbill bietet einen eigenen Youtube-Kanal: die Fastbill-Academy.

Dort erhalten erfahrene Anwender ebenso wie neue Nutzer Informationen zu Fastbill sowie zu neuen Features.

Es gibt einen Stundenplan, der fünf Einheiten umfasst, wobei es um folgende Themen geht:

Einrichtung und erste Einstellungen von Fastbill
Erstellung von Angeboten und Rechnungen
Erfassung von Ausgaben und Belegen
Verwaltung von Kunden und Finanzen
Export der Daten

Die Videos müssen nicht zwingend in der genannten Reihenfolge angeschaut werden, am Ende weisen sie aber immer auf das nachfolgende Video hin. Die Fastbill-Academy bietet nicht nur den Einstieg in das Rechnungsprogramm, sondern ist auch eine Plattform für Diskussionen und kann von allen festen oder mobilen Geräten aus genutzt werden. Die Anmeldung zur Diskussion erfolgt über den Google-Account.

Benutzerfreundliche Struktur und ansprechendes Design

Die Struktur von Fastbill ist benutzerfreundlich angelegt. Übersichtlichkeit und ein kompakter Aufbau werden hier großgeschrieben. Eine lange Einarbeitungszeit ist nicht nötig, die Software ist intuitiv zu bedienen.

Wer sich mithilfe der Fastbill Academy ausreichend informiert, wird keine Probleme bei der ersten Anwendung der Rechnungsprogramme haben. Die einzelnen Funktionalitäten sind sehr gut beschrieben und mit verschiedenen Buttons gekennzeichnet.

Die Einstellungen bieten die Möglichkeit, das Design individuell anzupassen und so eigene Gestaltungsmöglichkeiten für Rechnungen und Angebote zu nutzen.

Bedenken Sie: Fastbill ist nicht sonderlich mobilfreundlich. Natürlich kann die Software vom Smartphone oder Tablet aus genutzt werden, die Anzeige ist allerdings ein wenig gewöhnungsbedürftig.

Dieses Problem ist aber keines, das nur auf Fastbill zutrifft, denn auch die Alternativen zu diesem Anbieter sind mobil weniger komfortabel zu nutzen

Was leistet fastbill?

In der folgenden Übersicht ist erkennbar, welche Leistungen Fastbill in den einzelnen Tarifen bietet:

Hier geht es zum Test-Angebot: Wer sich für Fastbill Free entscheidet, kann das Rechnungsprogramm nur sehr eingeschränkt nutzen.

So können pro Monat nur drei Rechnungen geschrieben werden. Wer als Freiberufler also eher wenig mit Rechnungen zu tun hat, sollte zumindest auf die Complete-Variante setzen, denn diese bietet zumindest ein wenig Komfort – und mehr als drei Rechnungen werden hoffentlich im Monat geschrieben.

Kunden verwalten mit Fastbill

Mit Fastbill ist es denkbar einfach, die Kundenliste aktuell zu halten. Dabei werden alle Kunden im Register nach dem Alphabet abgelegt.

Zusätzlich zu den Namen der Kunden können Ansprechpartner gespeichert werden sowie Kostenstellen, was für manche Unternehmen durchaus nützlich sein dürfte. Außerdem kann eine Markierung gesetzt werden, wenn es sich um einen Top-Kunden handelt.

Die Dokumente – Angebote, Rechnungen und Belege

Dokumente können mit Fastbill strukturiert erfasst und gespeichert werden. Dabei ist es möglich, Belege auch von unterwegs einzuscannen. Sie werden einfach über das Smartphone oder Tablet erfasst und dann per E-Mail an den Rechner weitergeleitet. Im Büro stehen die Daten dann jederzeit zur Verfügung und können verarbeitet werden.

Mit Fastbill Automatic wird die Buchhaltung noch einfacher, denn hier können Kundenabos automatisch verwaltet werden.

Die Rechnungen werden direkt an den Kunden übersandt. Gleichzeitig ist der Zahlungseinzug automatisiert, wofür Paypal genutzt werden kann. Auch SEPA-Lastschriften sind möglich. Zahlungsein- und –ausgänge werden automatisch erkannt und verarbeitet, der Status der Kunden bezüglich ihrer Zahlung wird dann automatisch angepasst.

Ebenfalls ohne weiteres Zutun wird der Mahnprozess in die Wege geleitet. Fastbill Automatic kann zudem derart eingestellt werden, dass der Mahnprozess an einen Inkassopartner übergeben wird.

Mit Fastbill die Finanzen im Griff haben

Durch die Reportingfunktion besteht jederzeit ein Überblick über den aktuellen Finanzstatus und die Möglichkeit, sich über Einnahmen und Ausgaben zu informieren.

Diese Funktion wird durch die Exportfunktion ergänzt, von der wiederum der Steuerberater profitiert. Durch den stets aktuellen Überblick über die finanzielle Lage des Unternehmens ist es natürlich möglich, leicht Entscheidungen bezüglich möglicher Investitionen zu treffen oder Einsparmaßnahmen in die Wege zu leiten.

Dadurch, dass die Anwendung von Fastbill so einfach ist, stellen sich auch einem Laien in puncto Software für die Buchhaltung keine Probleme und Finanzentscheidungen werden auf einer fundierten Basis getroffen.

Hinweis: Außerdem geraten weder Rechnungen noch Buchungen in Vergessenheit, was in vielen Fällen schon zu finanziellen Verlusten der Unternehmen geführt hat.

Fazit zu Fastbill

Fastbill richtet sich an Freiberufler und Selbstständige, die als Kleinunternehmer tätig sind oder nur wenige Kunden und Zahlungen zu verwalten haben.

Für einen Großkonzern ist diese Online-Rechnungssoftware sicherlich nicht geeignet. Für den Anwender bieten sich jedoch umfangreiche Funktionen, die im Alltag nützlich sind.

Die Complete-Variante ist für den Anfang meist ausreichend, die meisten Freiberufler und Selbstständigen dürften sich jedoch auf den Plus-Tarif konzentrieren. In diesem sind alle nötigen Funktionen enthalten, die für die alltäglichen Buchungen relevant sind.

Der Steuerberater wird sich über die Anwendung von Fastbill sicherlich freuen, treten hier doch keine Buchungsfehler mehr auf. Außerdem wird dem Steuerberater durch die Exportfunktion die Arbeit deutlich erleichtert, denn er bekommt die gesammelten Buchungen und Daten präsentiert.

Durch das Angebot zur automatisierten Rechnungserstellung werden vor allem die Freiberufler und Selbstständigen entlastet, die eine Vielzahl regelmäßiger Kunden haben, die praktisch im Abo verwaltet werden können. Zahlungen werden aufgrund automatisch erstellter Rechnungen eingefordert.

Zahlt der Kunde nicht, kann – ebenfalls automatisiert – der Mahnprozess eingeleitet werden. Insofern ergibt sich durch die Automatic-Variante noch einmal ein Vorteil für alle, die auf Fastbill setzen und kein großes Unternehmen führen.

Alles in allem ist Fastbill durchaus empfehlenswert: bequeme Bedienung, ansprechendes Design, intuitiv, übersichtlich und mit den wichtigsten Funktionen ausgestattet.

Dieser Beitrag wurde erstellt von: Jürgen Busch

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Über den Autor

Jürgen Busch

Als Autor und Internetunternehmer verfasste Jürgen Busch zahlreiche Beiträge für dieses Ratgeber-Portal. Im Fokus standen die Themenbereiche Existenzgründung, Marketing, Akquise und Honorare für Freiberufler aus dem Medienbereich. Als glücklicher Opa von fünf Enkelkindern betreibt er heute Ratgeber-Portale für die Zielgruppe „Oma & Opa“. Grossvater.de ist dabei sein Lieblingsprojekt.