Fahrtkosten der Geschäftsreise steuerlich absetzen

Fahrtkosten der Geschäftsreise

Eine Dienstreise kann auf vielerlei Wegen unternommen werden: mit dem Auto, mit der Bahn oder mit dem Flugzeug. Sicherlich ist hier das Ziel ausschlaggebend, auch die Anreisezeit ist wichtig. Die meisten Selbstständigen oder Freiberufler werden zum Beispiel eine Geschäftsreise ins Ausland am ehesten mit dem Flugzeug in Kombination mit einem Mietwagen unternehmen.

Rein theoretisch könnte sogar die Reise mit dem Hubschrauber angesetzt werden, gilt aber gemeinhin als unangemessen und dürfte bei einem normalen Selbstständigen oder Freiberufler wohl nicht anerkannt werden. Ansetzbar sind nur die Kosten, die als angemessen gelten und die mit einem üblichen Fahrzeug entstanden wären.

Reisen mit dem Auto

Wichtig bei der Ansetzbarkeit der Reisekosten bei einer Dienstreise mit dem Auto ist, ob sich dieses im Privat- oder im Betriebsvermögen befindet. Das Kfz im Privatvermögen bedingt, dass der Freiberufler oder Unternehmer die Kosten der Reise in dem Maße absetzen kann, wie sie ihm durch die Nutzung des Fahrzeugs tatsächlich entstanden sind. Hier besteht zum einen die Möglichkeit, eine Gesamtkostenrechnung zu ermitteln und so jeden gefahrenen Kilometer konkret abzurechnen oder zum anderen Pauschalen bei der Abrechnung in Anspruch zu nehmen. Ein Fahrzeug zählt zum privaten Vermögen, wenn es zu weniger als 10 Prozent betrieblich genutzt wird.

Bei einem betrieblichen Nutzungsanteil zwischen 10 und 50 Prozent kann der Betreffende wählen, ob das Fahrzeug dem Betriebs- oder dem Privatvermögen zugerechnet werden soll. Bei einer hauptsächlichen betrieblichen Nutzung (mehr als 50 Prozent) gilt das Kfz als Firmenfahrzeug. Befindet sich das Kfz im Betriebsvermögen, so ist noch umstritten, ob die Pauschalen in Anspruch genommen werden dürfen – die Finanzgerichte der Länder sind hier in der Vergangenheit zu unterschiedlichen Ansichten gekommen.

Wichtig: Auch bei Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb handelt es sich um betrieblich veranlasste Fahrten, die jedoch nur eingeschränkt abzugsfähig sind.

 

Ein Beispiel:
Der Dolmetscher M. Polo nutzt sein Fahrzeug zu 45 Prozent privat. Die Fahrten von seiner Wohnung zum Büro machen 15 Prozent aus. Zu 40 Prozent wird das Auto aus beruflichen Gründen genutzt. Damit ergibt sich eine überwiegende berufliche Nutzung (55 Prozent) und die Zuordnung des Autos zum Betriebsvermögen.

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Besonderheit bei der Einnahmen-Überschussrechnung

Das Wahlrecht auf die Zuordnung des Kfz zu Betriebs- oder Privatvermögen steht Freiberuflern und Selbstständigen, die ihren Gewinn durch die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln, nicht zu. Sie dürfen das so genannte „gewillkürte Betriebsvermögen“ nicht bilden. Wenn Sie Ihr Fahrzeug also zwischen 10 und 50 Prozent beruflich nutzen und eine Einnahmen-Überschussrechnung am Jahresende anfertigen, dann müssen Sie das Auto zwingend dem Privatvermögen zuordnen. Nach einer Nutzungsänderung und nach einem Wechsel zu einer anderen Art und Weise der Gewinnermittlung (z. B. Bilanzierung) besteht wieder das Wahlrecht.

Nachweis der Geschäftsreisen

Wie in vielen Bereichen sind Sie in Bezug auf die Kosten für eine Geschäftsreise in der Nachweispflicht. Das bedeutet, dass Sie Anlass und Art der Reise, deren Dauer und den Reiseweg aufzeichnen müssen. Der Nachweis der Reise erfolgt anhand geeigneter Unterlagen. Hier kommen Rechnungen des Hotels, Tankquittungen, Schriftverkehr oder auch ein Fahrtenbuch in Frage.

Diese Unterlagen sollen die Reise glaubhaft bestätigen. Ein Fahrtbuch muss übrigens nicht zwingend geschrieben werden, der Nachweis über die betrieblich veranlasst gefahrenen Kilometer kann auch anderweitig erbracht werden. An ein Fahrtenbuch werden besondere Anforderungen gestellt, daher sollten alle relevanten Unterlagen, die mit der Dienstreise in Verbindung stehen, dennoch aufbewahrt werden.

So können Sie im Zweifel dem Finanzamt gegenüber auch bei nicht ordnungsgemäß geführtem Fahrtenbuch die Dienstreise nachweisen. Die tatsächlich gefahrenen Kilometer müssen Sie auch dann nachweisen, wenn Sie bei der Abrechnung die möglichen Pauschalen in Anspruch nehmen.

Wichtig: Machen Sie von der 1 % Regelung Gebrauch, die bei Fahrzeugen im Betriebsvermögen eingesetzt wird, so ist das Führen eines Fahrtenbuchs zwingend vorgeschrieben.

Hinweis: Diese Informationen ersetzen keine individuelle steuerliche Beratung.

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Über den Autor

Jürgen Busch

Als Autor und Internetunternehmer verfasste Jürgen Busch zahlreiche Beiträge für dieses Ratgeber-Portal. Im Fokus standen die Themenbereiche Existenzgründung, Marketing, Akquise und Honorare für Freiberufler aus dem Medienbereich. Als glücklicher Opa von fünf Enkelkindern betreibt er heute Ratgeber-Portale für die Zielgruppe „Oma & Opa“. Grossvater.de ist dabei sein Lieblingsprojekt.