Verpflegungsmehraufwand auf einer Geschäftsreise

Verpflegungsmehraufwand

Für Verpflegungsmehraufwendungen gelten auf einer Geschäftsreise bestimmte Pauschalen. Diese Aufwendungen können daher nicht anders, sprich genauer, abgerechnet werden. Schon seit 1996 ist der Abzug der tatsächlich entstandenen Kosten betrieblich nicht mehr möglich. Das kann Vor- und Nachteile haben: Liegen Ihre tatsächlichen Kosten über den Pauschalen, zahlen Sie drauf. Liegen sie allerdings darunter, darf das Finanzamt nicht den Einwand erheben, dass Sie mit der Pauschale mehr Geld bekommen würden, als Ihnen zustehen würde.

Wichtig: Bei Auslandsdienstreisen gelten andere steuerliche Pauschalen, die länderbezogen sind und immer wieder überarbeitet werden.

Außerdem sind die Verpflegungspauschalen dem Freiberufler oder Selbstständigen vorbehalten, es handelt sich dabei nicht um Kosten für die Bewirtung von Gästen oder Geschäftspartnern.

Übersicht über die Pauschalen

Wie in untenstehende Tabelle ersichtlich, gelten die Pauschalen nach der Dauer der Abwesenheit. Für eine Abwesenheit von 0 bis 8 Stunden bekommen Sie daher kein Geld zugestanden. Sind Sie bis 14 Stunden abwesend, so erhalten Sie eine Tagespauschale von 6 Euro. Bis zu 24 Stunden gibt es 12 Euro und für jeden kompletten Tag, als für mehr als 24 Stunden, werden 24 Euro angerechnet.

Tabelle: Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand

Dazu ein Rechenbeispiel:
Der freiberufliche Übersetzer H. Berse ist zwei Tage lang auf einem Kongress gewesen. Er ist am 8. März 2012 zwischen 08:00 und 24:00 Uhr abwesend und kann daher 16 Stunden geltend machen, was laut obiger Regelung 12 Euro ergibt. Am zweiten Tag ist er von 00:00 bis 13:30 Uhr noch unterwegs, was 13,5 Stunden sind. Für diese Zeit werden 6 Euro anerkannt.

In Summe ergibt das einen anrechenbaren Verpflegungsmehraufwand von 18 Euro. Da H. Berse als Freiberufler tätig ist, kann er diesen Betrag von der Steuer absetzen. Wäre er angestellt, könnte er das Geld auch direkt von seinem Arbeitgeber erstattet bekommen.

Mehrfache Abwesenheit

Wenn nun der Übersetzer H. Berse an einem Tag zu verschiedenen Terminen unterwegs ist, so besteht eine mehrfache Abwesenheit. Dann müssen alle Zeiten zusammengerechnet werden. Das heißt, dass zum Beispiel der Geschäftstermin, der von 08:00 bis 10:30 Uhr mit dem Messebesuch am Nachmittag, der von 14:00 bis 21:00 Uhr dauert, addiert wird. Damit ergeben sich 9,5 Stunden, also eine Pauschale von 6 Euro.

Sonderregelung

Wenn eine Dienstreise erst nach 16:00 Uhr begonnen wird und schon vor 08:00 Uhr des nächsten Tages wieder endet, so tritt eine Sonderregelung auf den Plan. Die Abwesenheit wird dem Tag zugerechnet, an dem sie im größeren Maße stattgefunden hat.

Hierzu ein weiteres Beispiel:
H. Berse besucht ein Seminar von 17:00 bis 22:00 Uhr. Die Anfahrtszeit dauert eine Stunde. Da es in einer anderen Stadt abgehalten wird, übernachtet er dort und kehrt am nächsten Morgen um 07:30 Uhr nach Hause zurück. Damit ergibt sich eine Abwesenheit überwiegend am ersten Tag, hier sind es acht Stunden. Am zweiten Tag sind es nur 7,5 Stunden. Zusammengenommen sind das 15,5 Stunden, die dem ersten Tag zugerechnet werden und zu einer Verpflegungspauschale von 12 Euro berechtigen.

Hinweis: Diese Informationen ersetzen keine individuelle steuerliche Beratung.

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Über den Autor

Jürgen Busch

Als Autor und Internetunternehmer verfasste Jürgen Busch zahlreiche Beiträge für dieses Ratgeber-Portal. Im Fokus standen die Themenbereiche Existenzgründung, Marketing, Akquise und Honorare für Freiberufler aus dem Medienbereich. Als glücklicher Opa von fünf Enkelkindern betreibt er heute Ratgeber-Portale für die Zielgruppe „Oma & Opa“. Grossvater.de ist dabei sein Lieblingsprojekt.