Kundendaten richtig verwalten

Kundendaten richtig verwalten

Kundendaten richtig verwalten

Die Kunden bilden die Grundlage für die Existenz des Freiberuflers. Daher sollten ihre Kontaktdaten immer aktuell gehalten werden und an möglichst verschiedenen Stellen aufbewahrt werden.

So wird gewährleistet, dass diese immer greifbar sind. In der heutigen Zeit erfolgt die Ablage und Aufbewahrung der Kundendaten meist als digitale Variante, die guten alten Visitenkartenständer haben nahezu ausgedient.

Sie werden nur noch in wenigen Büros genutzt, vor allem, weil sie mit etwas mehr Aufwand aktuell gehalten werden müssen und weil die Speicherung der Daten in einem Rechner einfach sicherer ist.

Zudem hat der Freiberufler auf die so gespeicherten Kontaktdaten einen leichten Zugriff mit einer Suchfunktion, so dass das umständliche Heraussuchen der Daten entfällt.

Zeitgemäß: digitales Adressbuch

Im Computer bieten sich dazu Excel oder Access an, hier können Datenbanken erstellt werden. Dies vereinfacht zum Beispiel den Druck von Serienbriefen oder Etiketten.

Auch die modernen E-Mail Programme, wie etwa Outlook, Firebird oder Lotus Notes, bieten Adressverwaltungsprogramme, in denen nicht nur die E-Mail Adressen, sondern die gesamten Daten der Kunden gespeichert werden können.

Bei Bedarf ist auch ein Ausdruck der gesamten Datei möglich. Gespeichert werden können natürlich zum Einen die üblichen persönlichen Daten, wie etwa Name und Adresse des Kunden, bei Bedarf auch die private Anschrift, zum Anderen aber auch besondere Wünsche oder Interessen des Kunden.

Tipp: Diese Daten können zum Beispiel bei Werbeschreiben gleich berücksichtigt werden.

Terminerinnerung für private und geschäftliche Kontakte

Die Trennung der Daten in private und geschäftliche Kontakte kann ebenfalls erfolgen. Sehr hilfreich kann auch die Funktion der automatischen Erinnerung an bestimmte Daten, wie Termine, Geburtstage oder ähnliches sein.
Es ist sogar möglich, zu einem festen Termin eine digitale Wiedervorlage einzurichten, so dass beim Start des Programms sogleich die Erinnerung an einen Vorgang erfolgt.

Wichtig ist bei der computergestützten Adressverwaltung von Kundendaten immer ein Abgleich der einzelnen Daten, wenn mehrere digitale Speicherorte gewählt werden. Kommen also sowohl der PC, als auch das Notebook oder der PDA (zum Beispiel bei Kundenterminen) zum Einsatz, so sollte in regelmäßigen Abständen der Abgleich der Daten vorgenommen werden.

Das gilt natürlich auch, wenn neben dem Rechner einfach nur ein Visitenkartenständer oder eine Rollkartenbox benutzt werden. Die Adressdaten, die in einem so einfachen System oft einfach nur abgelegt werden, müssen regelmäßig in die digitale Version der Kundendatenverwaltung eingepflegt werden, um diese aktuell zu halten.

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