Arbeitszeugnis ausstellen: Tipps und Tricks für Arbeitgeber

Im qualifizierten Arbeitszeugnis bewerten Sie Leistungen und Sozialverhalten eines Mitarbeiters.
Im qualifizierten Arbeitszeugnis bewerten Sie Leistungen und Sozialverhalten eines Mitarbeiters.

Verlässt ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen, bzw. Ihren Gewerbebetrieb, geht dies häufig mit viel Arbeit einher. Oftmals müssen Sie einen qualifizierten Ersatz suchen oder Resturlaub abgelten. Zusätzlich sind Sie häufig dazu verpflichtet, ein Arbeitszeugnis auszustellen. Damit dies nicht allzu viel Zeit in Anspruch nimmt, haben wir hier die wichtigsten Informationen für Sie zusammengefasst.

Arbeitszeugnis im Überblick:

Ist der Arbeitgeber verpflichtet ein Zeugnis auszustellen?

Ja. Endet ein Beschäftigungsverhältnis, das mehr als sechs Wochen gedauert hat, besitzt der Mitarbeiter einen gesetzlichen Anspruch darauf, ein Arbeitszeugnis zu erhalten. Mehr dazu können Sie hier nachlesen.

Bis wann muss ein Arbeitgeber ein Zeugnis ausstellen?

Eine gesetzliche Frist gibt es hierzu nicht. In der Regel wird das Arbeitszeugnis am letzten Arbeitstag überreicht. Je nach Einzelfall kann es aber auch etwa zwei bis vier Wochen nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses noch fertiggestellt werden. Dabei ist zu beachten, dass der Mitarbeiter das Zeugnis selbst abholen muss – es besteht eine sogenannte Holschuld. Er hat kein Recht darauf, dass es ihm zugestellt wird. Ein Zwischenzeugnis wird während des laufenden Beschäftigungsverhältnisses ausgestellt. Weitere Informationen zu diesem besonderen Zeugnis finden Sie weiter unten.

Was ist ein qualifiziertes Arbeitszeugnis?

Es gibt das einfache und das qualifizierte Arbeitszeugnis. Letzteres ist umfangreicher. Es enthält neben Angaben zur Tätigkeit und Dauer der Beschäftigung auch eine Beurteilung der Leistungen und des Sozialverhaltens. Mehr zum Unterschied haben wir an dieser Stelle für Sie zusammengefasst.

Was muss in einem guten Arbeitszeugnis stehen?

In einem guten Arbeitszeugnis sind Formulierungen wie „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“ oder „stets zu unserer vollen Zufriedenheit“ verwendet. Des Weiteren enthält ein gutes Zeugnis eine Grußformel, in welcher sich der Arbeitgeber für die Zusammenarbeit bedankt und dem Mitarbeiter eine erfolgreiche Zukunft wünscht. Mehr zu den üblichen Formulierungen können Sie in diesem Abschnitt nachlesen.

Was ist ein Arbeitszeugnis? Verschiedene Arten im Überblick

Ein qualifiziertes, berufsförderndes Arbeitszeugnis soll wohlwollend formuliert sein.
Ein qualifiziertes, berufsförderndes Arbeitszeugnis soll wohlwollend formuliert sein.

Je nach Umfang gibt ein Arbeitszeugnis einem möglichen Arbeitgeber wichtige Informationen über Können, Arbeitsweise und Verhalten eines Bewerbers. Deshalb sind sie ein oft ein elementarer Bestandteil einer Bewerbung. Es wird zwischen zwei Arten unterschieden: dem einfachen und dem qualifizierten Arbeitszeugnis.

Beim einfachen Arbeitszeugnis werden die wichtigsten Angaben zum Beschäftigungsverhältnis zusammengefasst. Dabei kommt es zu keinerlei Bewertung, es ist völlig neutral gehalten. Es enthält die folgenden Informationen:

  • Dauer des Arbeitsverhältnisses
  • Genaue Berufsbezeichnung
  • Beschreibung der Tätigkeiten des Mitarbeiters

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis ist demgegenüber viel umfangreicher. In der Regel umfasst es ein bis zwei, manchmal auch drei Seiten. Hier wird nicht nur ein Überblick über die vom Mitarbeiter durchgeführten Tätigkeiten gegeben, vielmehr werden seine Leistungen auch bewertet. Zusätzlich wird sein Sozialverhalten beurteilt – also wie er sich anderen Personen gegenüber verhalten hat.

Wann hat Ihr Mitarbeiter Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis?

Wann Sie ein Arbeitszeugnis ausstellen müssen, ist gesetzlich vorgegeben.
Wann Sie ein Arbeitszeugnis ausstellen müssen, ist gesetzlich vorgegeben.

Als Arbeitgeber werden Sie sich nun vielleicht fragen, wann Arbeitnehmer ein einfaches oder qualifiziertes Arbeitszeugnis erhalten. Ein Anspruch besteht grundsätzlich immer dann, wenn ein Arbeitsverhältnis beendet wird und die betreffende Person mehr als sechs Wochen beschäftigt wurde.

Sie müssen jedoch nicht bei jeder Kündigung automatisch ein Arbeitszeugnis aufsetzen. Vielmehr liegt es in der Pflicht des Beschäftigten, ein einfaches oder qualifiziertes Arbeitszeugnis anzufordern. Erst dann müssen Sie als Arbeitgeber tätig werden.

Dabei haben nicht nur Voll- oder Teilzeitbeschäftigte Anspruch auf ein qualifiziertes oder einfaches Zeugnis. Gleiches gilt unter anderem auch für Auszubildende, Praktikanten, Aushilfen sowie geringfügig Beschäftigte.

Eine Frage, die sich viele Mitarbeiter stellen: Was ist zu tun, wenn kein Arbeitszeugnis ausgestellt wird? Kommt ein Arbeitgeber seiner Verpflichtung, ein Arbeitszeugnis auszustellen, nicht nach, passiert in der Regel Folgendes: Zunächst sollte der Mitarbeiter seinen Arbeitgeber schriftlich daran erinnern, ihm das Zeugnis zukommen zu lassen. Dazu wird er eine gewisse Frist setzen. Wird der Arbeitgeber danach immer noch nicht tätig, ist davon auszugehen, dass der Mitarbeiter sich Hilfe von einem Fachanwalt für Arbeitsrecht holen wird. Der Fall kann schlussendlich sogar vor dem Arbeitsgericht landen.

Können Mitarbeiter ein qualifiziertes Zwischenzeugnis beantragen?

Wenn Mitarbeiter ein Zwischenzeugnis anfordern, müssen sie einen triftigen Grund vorbringen.
Wenn Mitarbeiter ein Zwischenzeugnis anfordern, müssen sie einen triftigen Grund vorbringen.

Während ein herkömmliches Arbeitszeugnis zum Ende eines Beschäftigungsverhältnisses ausgestellt wird, erhält ein Mitarbeiter ein Zwischenzeugnis, während er noch bei betreffenden Unternehmen beschäftigt ist.

Das Zwischenzeugnis unterscheidet sich inhaltlich nicht vom Arbeitszeugnis. Auch hier wird zwischen den folgenden zwei Arten unterschieden:

  • Einfaches Zwischenzeugnis: Informationen über die Dauer des Arbeitsverhältnisses sowie die ausgeführten Tätigkeiten
  • Qualifiziertes Zwischenzeugnis: Ergänzt das einfache Zeugnis um die Bewertung der Leistungen und des Verhaltens des Mitarbeiters

Wie bereits erwähnt, haben Mitarbeiter in den meisten Fällen ein Recht auf ein Arbeitszeugnis, wenn ein Arbeitsverhältnis beendet wird. Anders verhält es sich beim Zwischenzeugnis. Beschäftigte haben keinen rechtlichen Anspruch darauf, dass ihnen ein solches Zeugnis ausgestellt wird.

Möchte einer Ihrer Mitarbeiter ein Zwischenzeugnis anfordern, muss er Ihnen einen triftigen Grund nennen, warum es ausgestellt werden soll. Zu diesen Gründen zählen unter anderem eine anstehende Beförderung, der Wechsel des Vorgesetzten oder wenn er vorhat, zu kündigen.

Arbeitszeugnis schreiben: Worauf sollten Sie achten?

In der Regel sind Sie dazu verpflichtet, ein Zeugnis bei einer Kündigung auszustellen.
In der Regel sind Sie dazu verpflichtet, ein Zeugnis bei einer Kündigung auszustellen.

Ein Arbeitszeugnis sollte wohlwollend formuliert sein und darf sich nicht negativ auf die weitere Berufstätigkeit des Mitarbeiters auswirken. Des Weiteren müssen alle Angaben der Wahrheit entsprechen und klar formuliert sein. Die Bewertung im Arbeitszeugnis darf somit nicht anders gedeutet werden können, als dem Wortlaut entnommen werden kann.

Aufbau des qualifizierten Arbeitszeugnisses

Es sollte selbstverständlich sein, dass ein Zeugnis, welches vom Arbeitgeber ausgestellt wird, in seiner Form allen Anforderungen entspricht, wie sie für Geschäftsunterlagen üblich sind. Das Papier darf beispielsweise keine Flecken oder Knicke aufweisen, die Schrift muss klar und deutlich zu erkennen sein. Denken Sie zusätzlich daran, das Dokument zu unterschreiben und das Ausstellungsdatum anzugeben.

In der Regel besteht ein qualifiziertes Arbeitszeugnis aus den folgenden Teilen:

  • Briefkopf des Unternehmens
  • Überschrift (z. B.: „Arbeitszeugnis“)
  • Personalien des Mitarbeiters
  • Beginn und Ende der Beschäftigung
  • Beschreibung der ausgeführten Tätigkeiten und des Aufgabenfeldes
  • Bewertung der Leistung
  • Beurteilung des Sozialverhaltens (Vorgesetzten, Kollegen und Kunden gegenüber)
  • Grund für den Austritt aus dem Unternehmen (falls vom Mitarbeiter gewünscht)
  • Schlussformulierung, ggf. mit Danksagung und guten Wünschen für den weiteren beruflichen Werdegang

Es ist durchaus erlaubt, dass Angestellte ihr Arbeitszeugnis selber schreiben. Dabei sollten sie jedoch sehr gründlich vorgehen. Hierbei haben sie zwar die Chance, sich selbst und ihre Arbeit in einem besonders guten Licht darzustellen, übertreiben sollten sie jedoch nicht. Formale Fehler sollten unbedingt vermieden werden – das macht bei der nächsten Bewerbung einen schlechten Eindruck.

Die richtige Formulierung im Arbeitszeugnis: Wohlwollend und wahrheitsgemäß

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis muss gewissen formellen Ansprüchen entsprechen.
Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis muss gewissen formellen Ansprüchen entsprechen.

Wir haben bereits erwähnt, dass ein Arbeitszeugnis wohlwollend formuliert werden muss. Es darf dem Mitarbeiter keine Stolpersteine in den Weg werfen, wenn er eine neue Arbeitsstelle sucht. Nichtsdestotrotz gibt es Möglichkeiten, auch unter dieser Bedingung bessere von schlechteren Leistungen zu unterscheiden.

Es hat sich eine Art besondere Sprache in Zeugnissen dieser Art eingebürgert. Gewisse Floskeln, die auf den ersten Blick eine positive Beschreibung zu sein scheinen, haben dabei in Wahrheit eine ganz andere Bedeutung. Hat ein Mitarbeiter in einem Bereich besonders schlechte Leistungen gezeigt, ist es meist üblich, dieses Thema gar nicht erst im Arbeitszeugnis anzuschneiden.

Die folgende Liste zeigt Ihnen einen Ausschnitt davon, was gewisse Bewertungen genau bedeuten, damit Sie einen Ansatzpunkt beim Schreiben des Zeugnisses haben:

FormulierungBedeutung
stets zu unserer vollsten ZufriedenheitEntspricht der Note 1
stets zu unserer vollen ZufriedenheitEntspricht der Note 2
zu unserer vollen ZufriedenheitEntspricht der Note 2 bis 3
stets zu unserer ZufriedenheitEntspricht der Note 3
zu unserer ZufriedenheitEntspricht der Note 4
insgesamt zu unserer ZufriedenheitEntspricht der Note 5
hat sich bemühtEntspricht der Note 6

Ein Arbeitszeugnis zu deuten, ist für Laien oftmals gar nicht so einfach. Ein Fachanwalt für Arbeitsrecht kann eine Prüfung vornehmen. Hat ein Mitarbeiter ein schlechtes Arbeitszeugnis erhalten und ist mit seiner Bewertung nicht einverstanden, hat er die Möglichkeit, Klage vor dem Arbeitsgericht einzureichen. Vorgeschaltet wird aber in der Regel ein außergerichtlicher Einigungsversuch. Finanzielle abgesichert sind Sie in einem solchen Fall, wenn Sie eine Rechtsschutzversicherung für Arbeitsrechtsachen besitzen.

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