Vorsteuer – Wer ist vorsteuerabzugsberechtigt?

Wann ist die Vorsteuer abzugsfähig?
Wann ist die Vorsteuer abzugsfähig?

Das deutsche Steuersystem ist nicht gerade für seine Übersichtlich- und Verständlichkeit bekannt. Gerade für Menschen, die in die Freiberuflichkeit starten, sind wichtige Zusammenhänge zunächst nicht so einfach zu durchschauen. Wir erklären im Folgenden die wichtigsten Grundlagen zur Vorsteuer.

Vorsteuer im Überblick

Wann ist es Umsatzsteuer und wann ist es Vorsteuer?

Die Umsatzsteuer zahlen private Endverbraucher für Waren oder Dienstleistungen. Was ist demgegenüber alles Vorsteuer? Hierbei handelt es sich um die Umsatzsteuer, welche ein Unternehmen an ein anderes zahlt. Diese Vorsteuer kann sich das Unternehmen vom Finanzamt zurückholen, wenn es vorsteuerabzugsberechtigt ist. Es zahlt dann also nur den Netto-Preis für Produkte. Mehr zur Definition der Vorsteuer und Umsatzsteuer können Sie in diesem Abschnitt nachlesen.

Wie funktioniert das mit der Vorsteuer?

Nimmt ein Unternehmen eine Dienstleistung in Kauf oder kauft Waren, erhält es eine Rechnung, auf welcher auch die Umsatzsteuer aufgeführt wird. Verkauft es selber etwas, erhält es vom Kunden die Umsatzsteuer. Am Ende eines Monats oder Quartals muss das Unternehmen eine Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt abgeben. Darin muss es die eingenommene und gezahlte Umsatzsteuer angeben. Mehr dazu erfahren Sie hier.

Warum gibt es eine Vorsteuer?

Die Umsatzsteuer müssen nur private Endverbraucher zahlen, Unternehmen aber nicht. Da die Umsatzsteuer trotzdem auf Rechnungen ausgewiesen wird, können sich Unternehmen die gezahlte Vorsteuer vom Finanzamt erstatten lassen. Wer vorsteuerabzugsberechtigt ist, haben wir an dieser Stelle für Sie zusammengefasst.

Die Grundlagen: Umsatzsteuer, Mehrwertsteuer und Vorsteuer

Was ist die Vorsteuer? Eine Erklärung finden Sie in unserem Ratgeber.
Was ist die Vorsteuer? Eine Erklärung finden Sie in unserem Ratgeber.

In Deutschland gibt es viele verschiedene Steuerarten. Eine der wichtigsten davon ist die Umsatzsteuer, mit der auch die Vorsteuer in Verbindung steht. Wir wollen nun zunächst die Grundlagen dazu klären.

Die Umsatzsteuer fällt an, wenn eine Dienstleistung erbracht oder eine Sache verkauft wird. Sie liegt bei 19 oder 7 Prozent und wird vom privaten Endverbraucher getragen. Doch auch in Rechnungen an andere Unternehmen, welche keine Endverbraucher darstellen, wird die Umsatzsteuer aufgeführt.

Diese haben die Möglichkeit, sich die Umsatzsteuer vom Finanzamt zurückzuholen. Die Vorsteuer ist laut Definition in diesem Zusammenhang die Umsatzsteuer, welche einem Unternehmen von einem anderen in Rechnung gestellt wurde. Diese kann unter gewissen Umständen erstattet werden.

Die Begriffe Umsatzsteuer und Mehrwertsteuer werden in Deutschland häufig synonym verwendet. In Rechnungen wird auch häufig die Mehrwertsteuer ausgewiesen, obwohl es sich dabei steuerlich gesehen tatsächlich um die Umsatzsteuer handelt. Der Begriff Mehrwertsteuer beschreibt nämlich lediglich die Form der Besteuerung, welche nach dem Mehrwertprinzip funktioniert. Das bedeutet, dass ein Unternehmen die Umsatzsteuer nur auf den Mehrwert bezahlen muss, den es dadurch erzielt, dass es eine Sache verkauft oder eine Dienstleistung erbringt.

Vorsteuerabzug: Die Umsatzsteuer vom Finanzamt zurückerhalten

Sie sind nicht vorsteuerabzugsberechtigt, wenn Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen.
Sie sind nicht vorsteuerabzugsberechtigt, wenn Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen.

Wie wir bereits erklärt haben, muss auch ein Unternehmen, das Waren kauft oder Dienstleistungen in Anspruch nimmt, Umsatzsteuer bezahlen. Im Nachhinein kann er sich jedoch die geleistete Vorsteuer vom Finanzamt zurückholen. Damit bezahlt es lediglich den Netto-Betrag. Das wird auch Vorsteuerabzug genannt.

In bestimmten Abständen müssen Unternehmen eine sogenannte Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt abgeben. In dieser wird aufgeführt, wie viel Umsatzsteuer es selber erhoben und wie viel Vorsteuer es an andere Unternehmen gezahlt hat.

Übersteigt die Umsatzsteuer die Vorsteuer, muss die Differenz an das Finanzamt gezahlt werden. Hat das Unternehmen jedoch mehr Vorsteuer gezahlt als dass es selbst Umsatzsteuer eingenommen hat, dann liegt ein sogenannter Vorsteuerüberhang vor. Dazu kann es beispielsweise kommen, wenn es teure Investitionen getätigt hat. In diesem Fall erhält das Unternehmen eine Erstattung vom Finanzamt.

Was ist das Vorsteuervergütungsverfahren? Unternehmen, die im Ausland sitzen, können sich die in Deutschland gezahlte Umsatzsteuer unter gewissen Voraussetzungen erstatten lassen. Wichtig ist dabei unter anderem, dass der Unternehmer im Vergütungszeitraum keine steuerbaren Umsätze erbracht haben darf. Außerdem darf der Unternehmer keinen Wohnsitz oder keine Betriebsstätte in Deutschland haben.

Abzug der Vorsteuer: Wer ist berechtigt?

Doch Obacht: Nicht jedes Unternehmen ist automatisch vorsteuerabzugsberechtigt. Dies ist nur möglich, wenn es sich um ein Unternehmen handelt, welches selbst Umsatzsteuer erhebt und diese an das zuständige Finanzamt abführt.

Außerdem ist zu beachten, dass Unternehmer, die Waren privat kaufen, die Umsatzsteuer selbst tragen müssen und diese nicht als Vorsteuer abziehen dürfen.

Besteht auch für Freiberufler eine Vorsteuerabzugsberechtigung?

Ist die gezahlte Vorsteuer höher als die eingenommene Umsatzsteuer, leistet das Finanzamt eine Erstattung.
Ist die gezahlte Vorsteuer höher als die eingenommene Umsatzsteuer, leistet das Finanzamt eine Erstattung.

Wie wir bereits erwähnt haben, dürfen nur Unternehmen die Vorsteuer abziehen, die selber die Umsatzsteuer erheben. Was bedeutet das für Freiberufler? Gelten sie als Kleinunternehmer, dann sind sie nicht vorsteuerabzugsberechtigt.

Die Kleinunternehmerregelung greift laut § 19 des Umsatzsteuergesetzes (UstG) dann, wenn ein Freiberufler oder anderer Unternehmer im vorigen Kalenderjahr einen Umsatz von maximal 22.000 Euro hatte oder für das laufende Jahr ein Umsatz von höchstens 50.000 Euro erwartet wird.

Freiberufler, die als Kleinunternehmer eingestuft werden, müssen selber keine Umsatzsteuer erheben. Aus diesem Grund dürfen Sie dann auch keine Vorsteuer abziehen.

Wann sollten Freiberufler den Vorsteuerabzug freiwillig nutzen?

Kleinunternehmer müssen keine Umsatzsteuer erheben, was die Buchführung erleichtert. Im Gegenzug können Sie aber bezüglich der Vorsteuer keine Erstattung erhalten. Es gibt aber auch die Möglichkeit, dass Freiberufler auf die Kleinunternehmerregelung verzichten. Dann können sie die Vorsteuer geltend machen.

Das kann sich unter anderem dann lohnen, wenn in der nächsten Zeit große Investitionen geplant sind oder der Freiberufler in regelmäßigen Abständen viele teure Produkte für den Weiterverkauf erwirbt.

Vorsteuer buchen: Aktiv oder passiv?

Die Vorsteuer buchen Sie auf ein Aktivkonto.
Die Vorsteuer buchen Sie auf ein Aktivkonto.

Natürlich spielen die Vorsteuer und die Umsatzsteuer auch in der Buchhaltung eine wichtige Rolle. Da die eingenommene Umsatzsteuer an das Finanzamt abgeführt werden muss, handelt es sich dabei um eine Verbindlichkeit. Die Vorsteuer stellt demgegenüber eine Forderung an das Finanzamt dar – schließlich kann das Unternehmen die von ihm gezahlte Umsatzsteuer im Rahmen des Vorsteuerabzugs vom Finanzamt erstattet bekommen.

Es erfolgt eine Buchung der Vorsteuer auf das Konto „Vorsteuer“. Hierbei handelt es sich um ein aktives Besatandskonto und es erfolgt ein Zugang im Soll. Wie sieht nun ein die Vorsteuer betreffender Buchungssatz aus?

Gehen wir davon aus, dass ein Unternehmen ein Produkt bestellt und dafür eine Rechnung erhalten hat. Das Produkt hat einen Wert in Höhe von 650 Euro (netto). Die Vorsteuer liegt demnach bei einem Steuersatz von 19 Prozent bei 123,50 Euro.

Der Buchungssatz lautet nun wie folgt:

 SollHaben
Wareneingang650,00
Vorsteuer123,50
an Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen773,50

Es kann auch dazu kommen, dass die Vorsteuer im Folgejahr abziehbar ist. Das ist der Fall, wenn die Erbringung der Leistung und der Erhalt der Rechnung nicht ins gleiche Jahr fallen – also, wenn ein Unternehmen beispielsweise eine Lieferung am 29.12. erhält und die Rechnung erst am 03.01. des Folgejahres eingeht.

Quellen und weiterführende Links

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