Drucker fürs Büro – das sollten Sie beim Kauf beachten

Obwohl Freiberufler und Selbstständige immer häufiger digital arbeiten, gehört ein Drucker immer noch zur Grundausstattung ihres Büros. Hierbei spielt es keine Rolle, ob es sich um ein kleines Büro im Homeoffice oder um einen Arbeitsplatz in einem großen Unternehmen handelt. Einige Dokumente für die Buchhaltung, wie Verträge oder Rechnungen müssen in jedem Fall ausgedruckt werden, um den Überblick zu behalten. Je nach Tätigkeit kommen innerhalb einiger Jahre große Mengen an gedruckten Dokumenten zusammen. Daher sollten Sie sich vor dem Kauf eines Druckers nicht nur auf einen günstigen Anschaffungspreis schauen.

Um die Auswahl zwischen den vielen Herstellern und Modellen leichter zu machen, haben wir in diesem Ratgeber die wichtigsten Kriterien rund um das Thema Drucker fürs Büro zusammengefasst.

Welche Eigenschaften zeichnen einen Drucker fürs Büro aus?

Im Gegensatz zu einem gewöhnlichen Drucker für Zuhause hat der Bürodrucker mehrere Funktionen. Damit sollten Sie nicht nur das Format A4, sondern auch A3 Dokumente drucken können. Zudem ist die Geschwindigkeit, in der der Drucker Druckaufträge verarbeitet deutlich höher als bei einem Heimdrucker.

Da die Geräte im Büro meist nicht nur von einer Person genutzt werden, sind die Ansprüche an einen Bürodrucker deutlich höher. Dieser sollte neben der Druckfunktion auch das Einscannen und Kopieren, sowohl einseitig, als auch beidseitig ermöglichen. Ein Drucker im Büro sollte zudem über die Funktion verfügen, Briefe oder Broschüren zu drucken. Wichtig ist, dass das Gerät mit dem System verbunden werden kann. Denn so können nur berechtigte Personen diesen nutzen und somit verhindern, dass Ausdrucke in die falschen Hände geraten.

Im Gegensatz zu herkömmlichen Druckern muss das im Büro verwendete Modell regelmäßig von einem Fachmann gewartet werden, damit es hier nicht zu Ausfällen oder Fehlermeldungen kommt. Für Freelancer sind Bürodrucker in jeder Hinsicht besser als die gewöhnlichen Drucker für Zuhause. Konkret lassen sich zwei Arten von Bürodruckern unterscheiden:

  • Tintenstrahldrucker, fast immer mit Farbdruck
  • Farb-Laserdrucker
  • Schwarz/Weiß-Laserdrucker

Der Tintenstrahldrucker fürs Büro

Über eine Schiene läuft der Druckkopf hier von einer Seite zur anderen. Hierbei werden kleine Tintentropfen auf das Blatt gesprüht, welche je nach Beschaffenheit des Papiers mehr oder weniger verlaufen können. Der Tintenstrahldrucker arbeitet zeilenweise.

Vorteile:Nachteile:
praktisch beim Druck zahlreicher Bilddateien, da optimale Auflösung

randloser Druck möglich

Druck auf Spezialmedien wie z.B CDs oder Bügelfolien möglich
Zusammensetzung der Tinte reagiert empfindlich auf Wasser- oder Lichteinwirkung, evtl. Verblassen der Dokumente

Druckkopf kann bei seltener Nutzung eintrocknen

Reinigungsfunktion benötigt Tinte, was bei seltener Nutzung hohe Kosten verursacht

Der Laserdrucker fürs Büro

Der Laserdrucker funktioniert über eine Trommel, die elektrisch geladen und dann dem Druckbild entsprechend über elektrische Strahlen wieder entladen wird. Anschließend wird der Toner aufgetragen und bleibt nur an den vorher entladenen Stellen hängen. Vor dort wird der Toner auf das Papier übertragen und mit einer Temperatur von über 200 Grad fixiert. Dies geschieht in manchen Fällen über Leucht­dioden.

Vorteile:Nachteile:
schnelle Arbeitsweise

schärferer Druck als Tintendrucker

Druck ist wasser- und lichtbeständig

kein Eintrocknen des Druckkopfes
hohe Anschaffungskosten, insbesondere bei Farbdruckern

hohe Tonerkosten

großer Platzbedarf

stoßen winzige Feinstaubpartikel ab

Das sollten Sie bei der Auswahl Ihres Druckers beachten

Zunächst sollten Sie wissen, wie viele Personen den Drucker nutzen sollen. Je höher die Anzahl der Nutzer ist, desto höher muss die Leistungsfähigkeit Ihres Druckers sein. Hierbei ist es wichtig, wie lange der Drucker zum Aufwärmen braucht und wie schnell dieser kopiert, druckt und scannt.

Achtung: Ein weiterer Punkt, den Sie beachten sollten, ist die voraussichtliche Anzahl an zu druckenden Seiten. Wird der Drucker im Büro sehr häufig benötigt, sind Geräte mit mehreren Papierkassetten ratsam. Das Papier muss nicht ständig nachgefüllt werden und zudem können Sie verschiedene Formate verstauen.

Möchten Sie die Dokumente farbig oder schwarz-weiß drucken? Ist ein Ausdrucken in Farbe nicht notwendig, reicht ein einfacher schwarz-weiß Drucker völlig aus. Dieser ist preiswerter.

Zudem stellt sich die Frage, ob das Gerät beidseitig drucken können soll und welche Papierformate hier benötigt werden.

Worauf legen Sie bei einem Drucker sonst noch wert? Soll dieser nur drucken oder auch scannen und kopieren können? Hier gibt es sehr große und Qualitäts- und Preisunterschiede, die Sie vor dem Kauf unbedingt beachten sollten.

Der letzte, ebenfalls wichtige Punkt ist der verfügbare Platz. Multifunktionsdrucker sind deutlich größer als herkömmliche Geräte und nehmen, vor allem wenn hier Papierkassetten vorhanden sind, sehr viel Platz weg. Haben Sie genügend Platz hierfür?

Die Kriterien bei der Druckerwahl auf einen Blick:

  • Leistungsfähigkeit
  • Einsatzhäufigkeit
  • Farbdrucker oder schwarz-weiß
  • Funktionen (drucken, scannen, kopieren)
  • Papierformat
  • beidseitiger oder einseitiger Druck?
  • Platz

Welches Modell ist für den Bürobedarf geeignet?

Der Drucker für professionelle Zwecke sollte je nach Bedarf viel, schnell und zuverlässig Drucken können. Wenn dieser täglich im Einsatz ist, sind Papierkassetten, die an der Unterseite angebracht werden, ratsam. So ersparen Sie sich die Zeit das Papier häufig aufzufüllen und haben zusätzlich Stauraum für Druckerpapier.

Tipp: WLAN-Multifunktionsdrucker sind besonders praktisch, da Sie hiermit nicht nur scannen, drucken und kopieren können, sondern auch ihre Druckaufträge kabellos an den Drucker schicken können.

Bei Multifunktionsdruckern mit WLAN-Funktion ist ein Datenaustausch zwischen Drucker und Computer unkompliziert über das WLAN-Netzwerk möglich. Auch bei WLAN-Druckern haben Sie die Wahl zwischen Laser- und Tintenstrahldruckern. Vor allem, wenn Sie in einem Büro mit mehreren Mitarbeitern teilen, sind sehr leistungsstarke Geräte mit WLAN-Funktion ein Muss.

Der Nachteil eines WLAN-Druckers ist, dass die Einrichtung unter Umständen etwas komplizierter werden kann, wenn man verschiedene Betriebssystem in einem sicheren Netzwerk mit dem Drucker verbinden möchte. Die meisten aktuellen Modelle aber führen den Nutzer bei der Installation Schritt für Schritt durchs Menü. Sollten dennoch Netzwerk-Probleme auftauchen, können Sie sich an den Support Ihres Drucker- oder Router-Herstellers wenden. Welche Drucker-Hersteller eine gute Kundenbetreuung haben, hat das Verbraucherportal wlandrucker.net in vielen Testberichten berücksichtigt.

Arbeiten Sie alleine und müssen nur gelegentlich etwas ausdrucken, reicht ein gewöhnlicher und günstiger Tintenstrahl-Heimdrucker in der Regel völlig aus. Wenn Sie großen Wert auf nachhaltiges und umweltschonendes Drucken legen, achten Sie beim Kauf von Materialien wie Druckerpapier auf anerkannte Siegel. Das FSC-Siegel des Forest Stewardship Council und das Umweltzeichen Blauer Engel sind hilfreich, um die Umweltverträglichkeit der Produkte richtig einzuschätzen.

Fazit

Grundsätzlich sind Laser-, Tintenstrahl- und Multifunktionsdrucker für den Einsatz im Büro geeignet. Welches Modell für Sie das Richtige ist, hängt sowohl von Ihren individuellen Bedürfnissen als auch von Ihrem Budget ab. Während Tintenstrahldrucker bereits für kleines Geld erhältlich sind, siedeln sich Laserdrucker im mittleren Preissegment an. Sogenannte Multifunktionsdrucker zählen zu den Anschaffungen der gehobenen Preiskategorie.

Je nach Modell gibt es große Unterschiede bei den Folgekosten, weshalb es sich auszahlt, sich im Vorfeld umfassend über die Preise für Ersatzteile, Zubehör und Verbrauchsmaterialien wie Papier und Toner zu informieren.

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