Geschäftsessen steuerlich absetzen: Was ist dabei zu beachten?

Wann können Freiberufler ein Geschäftsessen steuerlich absetzen?
Wann können Freiberufler ein Geschäftsessen steuerlich absetzen?

Ein gemeinsames Essen mit Kunden oder Lieferanten kann ein wichtiger Bestandteil bei der Pflege von Geschäftsbeziehungen sein. Selbstständige können die Ausgaben dafür in der Steuererklärung geltend machen. Um ein Geschäftsessen steuerlich absetzen zu können, gilt es, zahlreiche Vorschriften zu beachten. Worauf es dabei ankommt, erfahren Sie in diesem Ratgeber.

“Geschäftsessen absetzen” im Überblick

Können Freiberufler Geschäftsessen von der Steuer absetzen?

Ja, Freiberufler und Selbstständige können bei der geschäftlich bedingten Bewirtung einen Abzug bei der Steuer erhalten. Dabei sind allerdings nur 70 Prozent der Ausgaben absetzbar.

Wann ist ein Geschäftsessen von der Steuer absetzbar?

Damit bei der Steuer Geschäftsessen berücksichtigt werden, müssen diese bestimmte Kriterien erfüllen. So benötigen Sie, wenn Sie ein Geschäftsessen absetzen wollen, zum Beispiel einen sogenannten Bewirtungsbeleg, um die Bewirtung und dafür angefallenen Kosten zu dokumentieren.

Welche Informationen muss der Bewirtungsbeleg enthalten?

Um ein Geschäftsessen mit einem Bewirtungsbeleg steuerlich absetzen zu können, muss dieser verschiedene Angaben zum Restaurant und den Speisen sowie Getränken enthalten. Wie der Beleg dabei aussehen kann, veranschaulicht dieses Muster.

Was gilt es bei der Bewirtung von Geschäftspartnern zu beachten?

Geschäftsessen absetzen: Wie viel erhalte ich zurück?
Geschäftsessen absetzen: Wie viel erhalte ich zurück?

Möchten Sie als Freiberufler Geschäftsessen absetzen, handelt es sich dabei steuerrechtlich um Betriebsausgaben bzw. konkrete Bewirtungskosten. Die Aufwendungen für die Beköstigung von Menschen können Sie dabei in Höhe von 70 Prozent im Zuge der Steuererklärung geltend machen.

Damit das Finanzamt den Steuerabzug zulässt, gilt es, verschiedene Voraussetzungen zu erfüllen. So müssen Sie zum Beispiel die Bewirtung umfassend belegen und einen konkreten beruflichen Anlass für das Geschäftsessen nachweisen.

Zudem handelt es sich nur um Geschäftsessen, wenn mindestens eine Person aus einem anderen Unternehmen dabei bewirtet wird und somit nicht auf der Gehaltsliste des Gastgebers steht. Dabei kann es sich zum Beispiel um Geschäftspartner, andere Unternehmer, Behördenvertreter, Journalisten oder Steuerberater handeln.

Um sicherzustellen, dass das Finanzamt aber tatsächlich einen Teil der Ausgaben erstattet, müssen Freiberufler und Selbstständige ihrer Dokumentationspflicht nachkommen. Dabei sollten Sie unter anderem folgende No-Go’s vermeiden, wenn Sie ein Geschäftsessen absetzen wollen:

  • handgeschriebene Rechnungen
  • Sammelbezeichnungen wie „Speisen und Getränke“
  • unverhältnismäßig hohe Ausgaben
  • Termine an Wochenenden und Feiertagen
  • Geschäftsessen in einem Kasino, Varieté oder Nachtclub

Es können übrigens nicht nur Selbstständige und Freiberufler Geschäftsessen absetzen. Auch ein Angestellter kann von diesem Steuerabzug Gebrauch machen. Allerdings gestaltet sich der Nachweis eines beruflichen Anlasses mitunter schwieriger. Von Vorteil ist dabei unter anderem eine Tätigkeit im Außendienst, bei der Provisionen gezahlt werden.

Geschäftsessen bei der Steuererklärung: Wo eintragen?

Selbstständige ermitteln ihren Gewinn in der Regel über die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) und müssen daher bei der Steuererklärung auch die entsprechende Anlage ausfüllen. In dieser können Sie unter anderem Betriebsausgaben – zu denen auch Bewirtungskosten bzw. Geschäftsessen zählen – absetzen.

Vorgaben für den Bewirtungsbeleg

Um ein Geschäftsessen von der Steuer absetzen zu können, wird ein Bewirtungsbeleg benötigt. Eine Quittung alleine reicht somit nicht.
Um ein Geschäftsessen von der Steuer abzusetzen, wird ein Bewirtungsbeleg benötigt. Eine Quittung alleine reicht nicht.

Um ein Geschäftsessen absetzen zu können, muss dieses entsprechend dokumentiert sein. Die Quittung des Restaurants reicht dafür allein nicht aus, stattdessen verlangt das Finanzamt zusätzlich einen sogenannten Bewirtungsbeleg.

Allerdings erfolgt eine Anerkennung des Bewirtungsbelegs nur, wenn dieser auch ordnungsgemäß und vollständig ausgefüllt ist. Das Finanzamt verlangt dabei folgende Informationen:

  • Ort der Bewirtung ( Name und Anschrift des
    Restaurants)
  • Datum der Bewirtung
  • Bewirtende Person (Gastgeber)
  • Namen und Firma der bewirteten Personen (Gäste)
  • Anlass der Bewirtung
  • Kosten der Bewirtung
  • Trinkgeld

Die Richtigkeit dieser Angaben muss der Gastgeber anschließend mit dem Datum und seiner Unterschrift bestätigen. Wichtig ist darüber hinaus auch, dass auf der Quittung die Preise für die verzehrten Speisen und Getränke als Einzel- und Gesamtpreis aufgeführt sind.

Belaufen sich die Kosten für das Geschäftsessen inklusive Steuer auf weniger als 150 Euro, handelt es sich um einen sogenannten Kleinrechnungsbetrag. In diesem Fall gelten weniger strenge Vorschriften bei der Nachweispflicht. Liegt die Summe darüber, sollte das Restaurant den Selbstständigen namentlich als Gastgeber auf der Rechnung aufführen.

Sie wollen ein Geschäftsessen absetzen? Unsere Vorlage für den Bewirtungsbeleg kann Ihnen dabei helfen:

Übrigens! In einigen Restaurants befindet sich ein Vordruck für den Bewirtungsbeleg bereits auf der Rückseite der Quittung. Ist dies nicht der Fall, können Sie auch im Handel Hefte mit entsprechenden Vorlagen erwerben, um das Geschäftsessen absetzen zu können.

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Geschäftsessen steuerlich absetzen: Was ist dabei zu beachten?

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