Richtig mahnen – Inhalt und Form beachten

Die Zahlung wird fällig, sobald eine Leistung erbracht oder eine Ware geliefert wurde, sofern vertraglich nichts anderes vereinbart worden ist. Durch die bloße Fälligkeit kommt der Schuldner aber noch nicht in Verzug, er muss vorher noch einmal ausdrücklich auf seine Zahlungsverpflichtung hingewiesen werden. Dieser Hinweis wird als Mahnung bezeichnet.

Wann tritt der Verzug ein?

Der Schuldner kommt durch eine Mahnung nach Fälligkeit in Verzug, dies regelt das so genannte Schuldrechtsmodernisierungsgesetz so. Sie müssen nicht zwangsläufig eine Mahnung zusenden, Sie können auch bloß eine Rechnung übermitteln. Hier kommt der Schuldner automatisch nach 30 Tagen in Verzug.

Vielleicht weiß der Kunde auch gar nicht so genau Bescheid über Fälligkeit und Verzug, senden Sie ihm daher am besten ein Begleitschreiben mit der Rechnung mit, in der die Zahlungsmodalitäten noch einmal dargelegt werden.

Bedenken Sie, wenn der Zahlungspartner ein Verbraucher ist:  Sie müssen ihn auf den automatischen Zahlungsverzug hinweisen, andernfalls tritt der Verzug nicht nach 30 Tagen ein.

Inhalt und Form der Mahnung

Wer eine Mahnung als Freiberufler ausstellen möchte, sollte sich an eine bestimmte Form sowie an die Vorgaben zum Inhalt halten. Eine feste Form für die Mahnung ist zwar nicht vorgegeben, sie kann telefonisch oder in Briefform erfolgen. Wer auf der sicheren Seite sein möchte, sollte die Schriftform in Verbindung mit einem Einwurfeinschreiben oder einem Einschreiben mit Rückschein wählen. Besonders sicher ist die Zustellung per Gerichtsvollzieher, was zwischen 10 und 15 Euro kostet.

Eine Mahnung muss natürlich die neue Zahlungsfrist beinhalten. Sie sollte in einem mehr oder weniger scharfen Ton verfasst sein. Hier geht es nicht nur um die Höhe des anzumahnenden Betrags, sondern auch um die geschäftliche Beziehung, die vielleicht weiter gepflegt werden soll. Wichtig ist auch, ob es sich um die erste Mahnung handelt oder ob bereits eine zweite oder gar die dritte Mahnung angefertigt werden.

Sicherlich verschärft sich der Ton mit steigender Anzahl etwas. Bleiben Sie dennoch höflich in Ihrem Schreiben. Legen Sie der Mahnung eventuell ein Überweisungsformular bei, vielleicht auch sogar schon fertig ausgefüllt, und weisen Sie auf dieses in Ihrem Schreiben hin. Sie zeigen damit Entgegenkommen und das Angebot, dem Kunden den Zahlungsvorgang zu erleichtern

Autor: Jürgen Busch

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