Telefonische Mahnung

 

Ein Anruf beim Schuldner kann manchmal mehr bewirken, als eine postalische Mahnung. Zumindest gilt bei den Inkassobüros die telefonische Mahnung als gute Ergänzung zu den üblichen Mahnwegen. Vor allem Freiberufler und kleinere Unternehmen können damit einen Weg finden, Mahnverfahren in Eigenregie abzuschließen.

Freiberufler sollten bei Zahlungsverzug ihre Kunden telefonisch mahnen.

Die telefonische Mahnung bringt einige Vorteile mit sich. Zum einen kann ein Schuldner nun mit der Forderung eine Person verbinden, was meist mehr Eindruck macht, als ein bloßes Schreiben. Der Überraschungseffekt liegt dabei auf Seiten des Gläubigers. Dieser wiederum kann nach einem persönlichen Gespräch meist gut abschätzen, welchen weiteren Weg er als freiberufler einschlagen sollte, um seine Forderungen beglichen zu bekommen.

Es gibt aber einige „goldene Regeln“, die bei einem solchen Gespräch unbedingt beachtet werden sollten:

1. Das Gespräch muss intensiv vorbereitet werden. Der gesamte Fall muss mit sämtlichen Daten griffbereit sein.
2. Während des Gespräches ist stets Höflichkeit zu wahren.
3. Da der Angerufene unvorbereitet ist, sollte der Grund des Anrufes genau und ausführlich geschildert werden.
4. Bei Bedarf hilft als Erinnerungsauffrischung meist ein Hinweis auf die bereits erfolgten Mahnschritte. Gleichzeitig sollte daran erinnert werden, dass ein zeitnahes Begleichen der Forderungen verlangt wird.
5. Fragen müssen zielgerichtet und genau gestellt werden. „Ja“ und „Nein“ Fragen sind zu vermeiden. Fragen nach dem Grund der ausbleibenden Zahlung sind unnötig.
6. Auf den eigenen Forderungen, nämlich nach einer zeitnahen Zahlung des gesamten Betrages, beharren.
7. Wenn sich das Gespräch nicht weiterentwickelt, auf die nächsten Schritte hinweisen.
8. Ist der Schuldner zahlungswillig, die nächsten Schritte vereinbaren, wie etwa Art der Zahlung und die Frist, besser noch, ein genaues Datum.
9. Den Anruf nutzen um fehlende Daten in der Schuldnerkartei und in den eigenen Unterlagen zu vervollständigen.
10. Die Vereinbarung am Telefon schriftlich für den Schuldner zusammenfassen.

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Autor: Jürgen Busch

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