Übernachtungskosten des Freiberuflers und Selbstständigen

Übernachtungskosten des Freiberuflers

Übernachtungskosten des Freiberuflers

 

Da eine Dienstreise des Freiberuflers und Selbstständigen häufig mit einer oder mehreren Übernachtungen einher geht, können die entsprechenden Kosten für Hotel oder Pension als Betriebsausgaben angesetzt werden. Wichtig dabei ist, dass die Übernachtung beruflich veranlasst war. Übernachtungskosten müssen angemessen sein, das heißt, die Kosten für ein Luxus-Hotel werden Sie nur schwer absetzen können. Abgesetzt werden können die tatsächlich entstandenen Kosten, die für eine Übernachtung angefallen sind.

Im Gegensatz dazu können Übernachtungskosten bei Auslandsdienstreisen als Pauschale angesetzt werden. Übernachtungskosten bei inländischen Geschäftsreisen müssen in jedem Fall nachgewiesen werden. Sind keine Belege vorhanden und steht fest, dass die Kosten ohne Zweifel entstanden sind, so können sie auch geschätzt werden.

Keine Anerkennung der Übernachtungskosten

Übernachtungskosten werden nicht anerkannt, wenn Sie zu einer weiter entfernten Betriebsstätte unterwegs sind und dort keine doppelte Haushaltsführung angegeben haben.

Beispiel:
Der freiberufliche Journalist F. List ist in München tätig, gibt aber in Berlin regelmäßige Seminare. Er hat in Berlin eine regelmäßige Betriebsstätte und kann die Fahrtkosten geltend machen. Übernachtungskosten kann er jedoch nicht ansetzen. Möglich wäre hier nur die Beantragung einer doppelten Haushaltsführung. Dann allerdings reicht es nicht, gelegentlich in einem Hotel zu übernachten, denn dies wird nicht als Wohnen am Beschäftigungsort anerkannt. Damit wäre die wichtigste Voraussetzung für eine doppelte Haushaltsführung nicht gegeben. Die Regelmäßigkeit des Übernachtens am Ort der Betriebsstätte ist hier ausschlaggebend.

Frühstückskosten

Die Übernachtungskosten beziehen die Kosten, die für ein Frühstück entstehen, nicht mit ein. Diese werden dem Verpflegungsmehraufwand zugezählt und sind daher in der betreffenden Pauschale bereits enthalten. Die Kosten für das Frühstück müssen daher aus den Übernachtungskosten heraus gerechnet werden. Wenn sich der konkrete Preis für das Frühstück nicht ermitteln lässt, dann wird eine Pauschale von 4,80 Euro vom gesamten Übernachtungspreis abgezogen. Für Auslandsreisen gilt in dem Fall, dass die Gesamtkosten um 20 Prozent des jeweils geltenden Verpflegungsmehraufwands gekürzt werden dürfen.

Tipp: Wenn die Frühstückskosten über der Pauschale von 4,80 Euro liegen, so ist es sinnvoll, nur den Gesamtpreis von Übernachtung und Frühstück auf der Rechnung erscheinen zu lassen.

So wird das Frühstück pauschal aus diesem Preis heraus gerechnet, was für Sie als Unternehmer einen Gewinn bedeutet.

Hotelrechnung mit Business Package

Freiberufler und Selbstständige, die viel unterwegs sind, möchten auf einen gewissen Standard bei ihrer Übernachtung nicht verzichten. Nun erkennt das Finanzamt aber viele zusätzlichen Leistungen nicht an, wie zum Beispiel den Hemdenservice oder W-LAN-Anschluss im Zimmer. Hier kommt das Business Package ins Spiel, das den Reisenden das Leben bzw. die Abrechnung durchaus vereinfachen kann.

Die Hotelkosten werden dabei nicht einzeln aufgeschlüsselt, sondern zusammengefasst dargestellt. Somit können die kompletten Hotelkosten erstattet werden. Die pauschale Abrechnung der Frühstückskosten bleibt davon jedoch unberührt. Die Posten, die im Business Package enthalten sind, werden als Reisenebenkosten erstattungsfähig. Die einzelnen Positionen, welche im Business Package enthalten sind, werden auf der Rechnung aufgeschlüsselt oder ausgewiesen.

Hinweis: Diese Informationen ersetzen keine individuelle steuerliche Beratung.

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