Zahlungserinnerung schreiben

Zahlungserinnerung

Niemand muss gleich mit Kanonen auf Spatzen schießen, auch dann nicht, wenn es sich um eine ausstehende Zahlung handelt. Vielleicht hat Ihr Kunde die Rechnung nur verlegt? Oder er hat sie zu den Akten gelegt, weil er der Meinung war, sie schon bezahlt zu haben. Wer einer Zahlung versehentlich nicht nachkommt, wird leicht schockiert und auch enttäuscht von Ihnen als Geschäftspartner sein, wenn gleich eine Mahnung auf seinem Tisch landet.

Tipp: Verfassen Sie daher erst einmal eine freundliche Zahlungserinnerung.

Inhalt der Zahlungserinnerung

Verfassen Sie eine Zahlungserinnerung mit der Bitte, dass der Kunde seiner Zahlungsverpflichtung doch nachkommen möge. Weisen Sie auf die abgelaufene Zahlungsfrist hin und setzen Sie eine neue Frist, die zwischen acht und zehn Tagen betragen sollte. Natürlich spielt hier die ausstehende Forderungssumme eine Rolle, je höher sie ist, desto länger können Sie die Zahlungsfrist setzen, bei geringen Summen kann die Frist auch kürzer ausfallen.

Verfassen Sie das schreiben freundlich und benutzen Sie die Ich-Form, wenn Sie als Einzelunternehmer tätig sind. Oft hilft auch schon ein Telefongespräch, damit der säumige Kunde erinnert wird. Erfahrungen haben gezeigt, dass sich rund zwei Drittel der offenen Zahlungen von selbst erledigen, wenn ein Telefonanruf getätigt wird, weil die Schuldner dann doch reagieren. Das Telefongespräch kann auch stattfinden, wenn die erste Zahlungserinnerung erfolglos geblieben ist. Versuchen Sie, eine Lösung zu finden – Drohungen helfen hier meist nicht weiter. Weisen Sie hier eventuell auf eigene Verpflichtungen hin.

Mögliche Gründe für ausbleibende Zahlungen

Vielleicht gibt es aber tatsächlich Gründe für eine ausbleibende Zahlung, wie etwa eine mangelhaft erbrachte Leistung Ihrerseits.Bieten Sie hier eine rasche Bearbeitung oder Nachbesserung an, auch eine Gutschrift für einen weiteren Auftrag ist möglich. Nutzen Sie das anfangs meist noch spannungsfreie Klima zur Klärung. Auch dann, wenn der Schuldner tatsächlich nicht zahlungsfähig sein sollte, dann sollten Sie dies unter vier Augen klären. Bieten Sie eventuell finanzielle Zugeständnisse an, wie ein Nachlass bei Zahlung innerhalb von zehn Tagen. Auch die Ratenzahlung kann eine Möglichkeit sein, wobei hier sogar die banküblichen Zinsen angesetzt werden können.

Merken Sie allerdings, dass sie ein besonders abgebrühtes Exemplar eines Schuldners vor sich haben, dann halten Sie sich mit Gesprächen kurz und leiten Sie den Mahnvorgang ein.

Übrigens:  Eine Zahlungserinnerung können Sie auch weglassen, das Mahnschreiben hingegen ist Voraussetzung dafür, dass Sie Mahn- oder Anwaltsgebühren geltend machen können

Autor: Jürgen Busch

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Über den Autor

Jürgen Busch

Als Autor und Internetunternehmer verfasste Jürgen Busch zahlreiche Beiträge für dieses Ratgeber-Portal. Im Fokus standen die Themenbereiche Existenzgründung, Marketing, Akquise und Honorare für Freiberufler aus dem Medienbereich. Als glücklicher Opa von fünf Enkelkindern betreibt er heute Ratgeber-Portale für die Zielgruppe „Oma & Opa“. Grossvater.de ist dabei sein Lieblingsprojekt.