Betriebsausgaben steuerlich absetzten: Tipps für Freiberufler

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Wenn Sie Betriebsausgaben geltend machen, sparen Sie Steuern, denn Betriebsausgaben mindern den Gewinn Ihres Unternehmens; Je weniger Gewinn dieses ausweist, desto geringer ist die steuerliche Belastung. Doch nicht alles Betriebsausgaben sind abzugsfähig und können steuerlich abgesetzt werden. Unser Ratgeber erklärt, welche Kosten unter die Betriebsausgaben fallen, welche Betriebsausgaben Sie steuerlich absetzen können und wo Sie diese Betriebsausgaben in der Steuererklärung eintragen können.

Das Wichtigste zu Betriebsausgaben in Überblick

Betriebsausgaben absetzen: Welche Arten von Betriebsausgaben existieren?

Gemäß § 4 Abs. 4 des Einkommensteuergesetzes (EStG) gelten als Betriebsausgaben alle „ Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind“. Dies umfasst alle Kosten, die für betriebliche Anschaffungen oder eingekaufte Dienstleistungen, die für die Arbeit notwendig sind. Betriebskosten können in die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder in die Jahresabschlussbilanz einfließen.

Es gibt folgende Arten von Betriebsausgaben:

• Vorweggenommene Betriebsausgaben: Hierbei handelt es sich um Ausgaben, die im Voraus getätigt werden, um zukünftige betriebliche Kosten abzudecken.
• Nachträgliche Betriebsausgaben: Hierunter fallen alle Kosten, die nach Abschluss eines Geschäftsjahres entstehen, aber in Zusammenhang mit dem aktuellen Geschäftsjahr stehen.
• Teilweise abzugsfähige Betriebsausgaben: Dies umfasst Betriebsausgaben, die teilweise steuerlich abgesetzt werden können.
• Sofort abzugsfähige Betriebsausgaben: Diese Ausgaben sind noch im Jahr ihrer Entstehung im vollem Umfang steuerlich absetzbar.
• Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben: Dies beinhaltet alle Ausgaben, die die Steuerlast nicht senken (bspw. Geschenke über 35 Euro, die Gewerbesteuer oder Strafgelder)

Betriebsausgaben steuerlich absetzen: Ein Beispiel absetzbarer Ausgaben

Freiberuflerinnen und Freiberufler oder auch Einzel- und Kleinunternehmer, können beispielsweise folgende Betriebsausgaben von der Steuer absetzen:

• die Raummiete oder eine Pacht
• Investitionen.
• ein Firmenwagen,
• Geschäftsfahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln,
• Kosten für Weiterbildungen,
• Versicherungskosten,
• Werbekosten,
• Bürokosten oder
• Anzahlungen sowie
• Zinsen.

Gut zu wissen: Sie können einen Minijob als Betriebsausgabe absetzen. Alle Entgeltzahlungen an geringfügig Beschäftigte gelten als sogenannte gewinnmindernde Betriebsausgaben.

Betriebsausgaben: Wo in der Steuererklärung eintragen?

Sie müssen die Betriebsausgaben, die Sie in der Steuererklärung geltend machen wollen, in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung, der sogenannten Anlage EÜR, in den Zeilen 32 bis 27 eintragen. Dort geben Sie a nachträgliche, teilweise und sofort abzugsfähige sowie vorweggenommene Betriebsausgaben in der Steuererklärung an.

Sie müssen zudem alle Betriebsausgaben, die sie steuerlich absetzen wollen, vor dem Finanzamt mit entsprechenden Nachweisen (bspw. Belege und Rechnungen) belegen. Deshalb sollten Sie alle Nachweise über getätigte Betriebsausgaben im Zuge der Buchführung sorgsam aufbewahren. Können Sie eine Betriebsausgabe nicht vollständig nachweisen, wird das Finanzamt die Ausgaben wohlmöglich nicht akzeptieren.

Gut zu wissen: Sollten Sie einen Beleg, verloren habe, wird das Finanzamt die Betriebsausgabe schätzen, was in den wenigsten Fällen Ihren Gunsten ausfallen dürfte.

Können Sie Betriebsausgaben pauschal absetzen?

Es gibt bestimmte Personengruppen, die eine sogenannte Betriebskostenpauschale anrechnen lassen können. Hierzu gehören:

• Tagesmütter oder Tagespflegepersonen in Vollzeit: Diese können pauschal 300 Euro pro Monat als Betriebsausgabe steuerlich absetzen.
• Selbstständige Hebammen: Sie dürfen pauschal bis zu 25 Prozent, aber maximal aber 1.535 Euro jährlich als Betriebsausgaben absetzen.
• Freie Journalisten und Schriftstelle: Für diese gilt eine Betriebsausgabenpauschale bis zu 30 Prozent oder maximal 3.600 Euro jährlich. Voraussetzung hierfür ist, dass die Tätigkeit hauptberufliche ausgeübt wird..
• Bei wissenschaftlicher, künstlerischer oder schriftstellerischer Nebentätigkeit: Diese Personen können pauschal 25 % der Betriebsausgaben steuerlich absetzen, soweit es sich nicht um eine Tätigkeit im Sinne von § 3 Nr. 26 EStG.

Gut zu wissen: Sollten die Betriebsausgaben den Pauschalbetrag nachweislich übersteigen, muss jede Betriebsausgabe einzeln mit entsprechenden Belegen nachgewiesen werden. Die Anrechnung des Pauschalbetrags entfällt in diesem Fall.

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Über den Autor

Jürgen Busch

Als Autor und Internetunternehmer verfasste Jürgen Busch zahlreiche Beiträge für dieses Ratgeber-Portal. Im Fokus standen die Themenbereiche Existenzgründung, Marketing, Akquise und Honorare für Freiberufler aus dem Medienbereich. Als glücklicher Opa von fünf Enkelkindern betreibt er heute Ratgeber-Portale für die Zielgruppe „Oma & Opa“. Grossvater.de ist dabei sein Lieblingsprojekt.

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