Muster für die erste Mahnung

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Muster für die erste Mahnung

Irgendwann hat das Warten auf die Begleichung der Rechnung ein Ende und Sie müssen die erste Mahnung schreiben. Hilfreich ist es da, wenn Sie auf Mustertexte zurückgreifen können, vor allem, wenn Sie sich selbst mit der entsprechenden Formulierung schwer tun. Sie können zwischen einem Standard-Mahnschreiben, einem locker formulierten und einem originellen Mahnschreiben für die 1. Mahnung wählen.

Wann Sie welches einsetzen, hängt davon ab, wie Sie zu dem betreffenden Kunden stehen, wie eng die Geschäftsbeziehung ist und ob Sie Wert darauf legen, diesen Kunden auch weiter zu behalten. Die erste Mahnung soll immer die höflichste sein. Nun will sicherlich niemand den weiteren Mahnschreiben den höflichen Ton absprechen, aber die Tonart wird sicherlich umso schärfer, je länger Sie auf Ihr Geld warten. Doch zuerst einmal wollen Sie nicht mit Kanonen auf Spatzen schießen, vielleicht hat der Schuldner die Zahlung ja tatsächlich einfach vergessen, die Rechnung zu den Akten gelegt in der Meinung, sie bereits beglichen zu haben.

Es gibt immer wieder Kunden, deren Buchhaltung gelinde gesagt als chaotisch zu bezeichnen ist und bei denen es kein Wunder ist, wenn das eine oder andere Schreiben einfach untergeht. Das ist für Sie natürlich nicht akzeptabel, denn schließlich haben Sie Ihre Leistung erbracht. Weisen Sie den Kunden also freundlich, aber bestimmt, darauf hin, dass seine Zahlung noch aussteht. Der Schreibstil sollte schlicht und einfach sein, aber Inhalt und Form der Mahnung müssen stimmen. Bei manchen Kunden kann es sinnvoll sein, das Schreiben eher vorsichtig zu formulieren. Wenn Sie den Kunden bereits als sensibel kennen gelernt haben, wissen Sie, worauf Sie achten müssen.

Zeigen Sie eventuell Verständnis für die Situation des Kunden – formulieren Sie hier vage, wenn Sie diese nicht genau kennen – oder wählen Sie den saloppen Stil für nahe Geschäftspartner. Eine originelle Mahnung kann ebenso ernst genommen werden, wie eine eher trocken formulierte, dennoch wird ihr vielleicht mit einem Schmunzeln nachgekommen. Natürlich gilt das auch nur, wenn die Mahnung zum Geschäftspartner passt, seinen eigenen Umgangston also trifft.

Tipp für die Praxis

• Wenn Sie eine Zahlungserinnerung schreiben, dann wird der Kunde damit nicht in Verzug gesetzt, diese gilt nicht als Mahnung im rechtlichen Sinne.
• Wenn Sie eine verzugsbegründende Mahnung versenden wollen, dann nutzen Sie Musterbriefe, die eindeutig sind und eher in die Kategorie „Standard-Mahnschreiben“ fallen.
• Locker formulierte und originelle Mahnungen sind hier meist ungeeignet, denn sie lassen einen zu großen Interpretationsspielraum.
• Nutzen Sie die erste Mahnung dafür, den säumigen Kunden in Verzug zu setzen, dann muss hier eine eindeutige Aufforderung zur Begleichung der Schuld enthalten sein.
• Sie müssen eindeutig zum Ausdruck bringen, dass Sie eine Leistung verlangen. Das ändert natürlich nichts am höflichen Ton, in dem diese Mahnung verfasst werden kann.

Diese Tipps für die Praxis für die 1. Mahnung stammen vom Autor: Jürgen Busch

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Über den Autor

Jürgen Busch

Als Autor und Internetunternehmer verfasste Jürgen Busch zahlreiche Beiträge für dieses Ratgeber-Portal. Im Fokus standen die Themenbereiche Existenzgründung, Marketing, Akquise und Honorare für Freiberufler aus dem Medienbereich. Als glücklicher Opa von fünf Enkelkindern betreibt er heute Ratgeber-Portale für die Zielgruppe „Oma & Opa“. Grossvater.de ist dabei sein Lieblingsprojekt.