Handelsregistereintrag: Pflicht für Unternehmen bestimmter Rechtsformen

Die freiwillige Eintragung in das Handelsregister kann einige Vorteile mit sich bringen.
Die freiwillige Eintragung in das Handelsregister kann einige Vorteile mit sich bringen.

Obwohl nicht jedes Unternehmen verpflichtet ist, sich im Handelsregister eintragen zu lassen, kann es sich für manche lohnen. Aber was genau wird in dem Register eingetragen, was kostet die Anmeldung darin und wie funktioniert sie? Wir klären die wichtigsten Fragen zum Handelsregistereintrag in diesem Ratgeber.

„Handelsregistereintrag” im Überblick:

Für wen ist die Eintragung im Handelsregister Pflicht – GmbH, GbR, OHG etc.?

Tatsächlich ist dies von der Rechtsform des Unternehmens abhängig. Kapitalgesellschaften, eingetragene Kaufleute und Personenhandelsgesellschaften kommen nicht um den Handelsregistereintrag herum, also: GmbH, GmbH & Co. KG, oHG, UG, AG, e. K. Für eine GbR ist der Handelsregistereintrag freiwillig, für Einzelunternehmen ebenso. Nur Freiberufler können sich nicht eintragen lassen.

Welche Kosten bringt der Handelsregistereintrag mit sich?

Auch dies ist je nach Rechtsform des Unternehmens unterschiedlich. Durchschnittlich verursacht die Eintragung ins Handelsregister Kosten zwischen 40 und 300 Euro.

Wie kann ich einen Handelsregistereintrag finden, prüfen oder löschen?

Um Ihr Unternehmen aus dem Handelsregister bzw. den Eintrag zu löschen, benötigen Sie einen notariell beglaubigten Antrag auf Löschung. Suchen, prüfen oder ändern können Sie Handelsregistereintragungen im Registerportal mithilfe der Handelsregisternummer.

Eintragung im Handelsregister – freiwillig oder verpflichtend?

Ihr Unternehmen im Handelsregister: Zum Eintragen kann das Online-Registerportal genutzt werden.
Ihr Unternehmen im Handelsregister: Zum Eintragen kann das Online-Registerportal genutzt werden.

Wer im Begriff ist eine Firma zu gründen, muss sich zuerst für eine Rechtsform entscheiden. Von dieser hängt nämlich einiges ab, unter anderem der Handelsregistereintrag. Wenn Sie eine der folgenden Rechtsformen gewählt haben, müssen Sie sich um einen Handelsregistereintrag bemühen:

  • Kommanditgesellschaft (KG)
  • eingetragener Kaufmann/Einzelkaufmann (e. K.)
  • Europäisch wirtschaftliche Interessenvereinigung (EWIV)
  • Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)
  • Gesellschaft mit beschränkter Haftung und Compagnie Kommanditgesellschaft (GmbH &Co. KG)
  • Unternehmergesellschaft (UG)
  • Aktiengesellschaft (AG)

Liegt eine andere Rechtsform vor als z. B. KG, ist eine Eintragung ins Handelsregister nicht verpflichtend. Einzelunternehmen und Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR) haben jedoch die Möglichkeit, sich freiwillig in das Handelsregister eintragen zu lassen.

Freiberufler haben diese Option nicht, auch dann nicht, wenn Sie eine freiberufliche GbR führen. Die Eintragung im Handelsregister bleibt ihnen also auch auf freiwilliger Basis vorenthalten.

Vor- und Nachteile freiwilliger Eintragungen im Handelsregister

Mithilfe der Handelsregisternummer können Sie einen Eintrag im Handelsregister einsehen und prüfen.
Mithilfe der Handelsregisternummer können Sie einen Eintrag im Handelsregister einsehen und prüfen.

Warum sollten sich Einzelunternehmen und gewerbliche GbR einen Handelsregistereintrag leisten, wenn sie es eigentlich nicht müssen? Auf den ersten Blick bringt dies nur Nachteile mit sich:

  • Durch den Handelsregistereintrag unterliegt das Unternehmen künftig auch den wesentlich strengeren Regeln des Handelsgesetzbuches (HGB).
  • Immer wenn sich etwas in Ihrem Unternehmen ändert, muss auch der Handelsregistereintrag geändert werden, was wiederum mit Kosten verbunden ist.
  • Bisher mussten Sie am Jahresende nur eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) anfertigen, künftig reicht das nicht mehr. Stattdessen ist eine doppelte Buchführung und eine Bilanz nötig.

Trotzdem kann sich ein freiwilliger Handelsregistereintrag lohnen, weil durch diesen …

  • Sie die Befugnis erhalten, Prokura auszustellen (= handelsrechtliche Vollmacht z. B. für Angestellte),
  • Sie die Möglichkeit haben, Zweigstellen zu eröffnen,
  • Sie gegenüber Geschäftspartnern vertrauenswürdiger wirken,
  • die Firmierung möglich ist, das heißt, dass nicht mehr allein der Name des Inhabers, sondern ein Firmenname erteilt wird. Damit können Sie Ihr Unternehmen auch besser kennzeichnen. Allerdings muss sich der gewählte Name auch ausreichend von ähnlichen Firmennamen unterscheiden.
Grundsätzlich können Sie anhand der Handelsregistereinträge prüfen, ob ein potenzieller Geschäftspartner vertrauenswürdig ist. Andersherum können interessierte Geschäftspartner Ihren Handelsregistereintrag einsehen. Das verschafft Ihnen einen Vertrauensbonus.

So können Sie Ihr Unternehmen ins Handelsregister eintragen lassen

Sie möchten eine Änderung an Ihrem Handelsregistereintrag vornehmen? Dafür benötigen Sie einen notariell beglaubigten Antrag.
Sie möchten eine Änderung an Ihrem Handelsregistereintrag vornehmen? Dafür benötigen Sie einen notariell beglaubigten Antrag.

Der Handelsregistereintrag ist nur noch elektronisch, also online über das Registerportal möglich. Allerdings erfordert dies zuerst eine Registrierung bei der zentralen Servicestelle der Länder. Anschließend wenden Sie sich an einen Notar, da alle einzureichenden Unterlagen einer notariellen Beglaubigung bedürfen.

Welche Unterlagen das sind, ist auch hier von der Rechtsform des Unternehmens abhängig. Bei einer GmbH ist beispielsweise eine beglaubigte Kopie des Gesellschaftsvertrages, eine Gesellschafterliste, eine Genehmigungsurkunde und viele weitere Unterlagen einzureichen. Aktiengesellschaften müssen unter anderem einen Bericht über die Gründung sowie eine Erklärung beilegen, in der sie versichern, dass für jede Aktie der darauf angegebene Betrag bezahlt wurde.

Eine detaillierte Auskunft über die erforderlichen Dokumente je Rechtsform erhalten Sie z. B. bei der Industrie- und Handelskammer (IHK). Wenn Sie alle Unterlagen eingereicht und die Anmeldung im Handelsregister abgeschlossen haben, erhalten Sie die Handelsregisternummer. Diese wird vom Amtsgericht vergeben.

Dauer: Wann die Eintragung im Handelsregister abgeschlossen ist und Sie eine Handelsregisternummer bekommen, kann stark variieren. Manchmal ist der Handelsregistereintrag bereits in wenigen Tagen erledigt, in anderen Fällen kann es bis zu acht Wochen dauern.

Kosten für die Eintragung im Handelsregister

Warten bis zur vollständigen Eintragung im Handelsregister: Mit einer Dauer von bis zu acht Wochen sollten Unternehmer rechnen.
Warten bis zur vollständigen Eintragung im Handelsregister: Mit einer Dauer von bis zu acht Wochen sollten Unternehmer rechnen.

Wie so vieles beim Handelsregistereintrag variieren Kosten und Gebühren je nach Rechtsform und Geschäftswert. Zusätzlich spielt es eine Rolle, was Sie eintragen möchten. Ein Einzelkaufmann (Geschäftswert 30.000 Euro) zahlt allein für die Erstanmeldung 70 Euro. Möchte er später eine Zweigniederlassung eintragen lassen, zahlt er dafür noch einmal 40 Euro.

Bei einer oHG spielt es hingegen eine Rolle wie viele Gesellschafter Sie im Handelsregister anmelden. Ein Eintrag kann Kosten von bis zu 180 Euro mit sich bringen, wenn fünf Gesellschafter vorhanden sind und ein Geschäftswert von 90.000 Euro vorliegt. Grundsätzlich können allein für den Handelsregistereintrag zwischen 40 und 300 Euro anfallen.

Auch für Änderungen im Handelsregistereintrag fallen Kosten an, da ein Notar die Dokumente stets beglaubigen muss.

Wer den Handelsregistereintrag eines Unternehmens prüfen möchte, kann das im Registerportal der Länder tun. Sie können im Handelsregister einen Eintrag finden, indem Sie entweder die Handelsregisternummer oder den Firmennamen eingeben. Das Abrufen des Eintrags ist kostenlos.

Was genau wird im Handelsregister eingetragen?

Folgendes ist im Handelsregister eingetragen:

  • Name der Firma
  • Rechtsform des Unternehmens
  • Hauptsitz
  • Gegenstand des Unternehmens
  • Inhaber des Unternehmens
  • Etwaige Löschung
  • Etwaige Insolvenz
  • Falls vorhanden: Prokurist(en)

Streng genommen gibt es jedoch zwei Handelsregister: Abteilung A (HRA) und B (HRB).

  • Personenhandelsgesellschaften (GmbH & Co. KG, oHG), eingetragene Kaufleute und Europäische wirtschaftliche Interessensvereinigungen tragen sich im HRA ein.
  • Es handelt sich um eine Kapitalgesellschaft (AG, GmbH, UG): Die Eintragung erfolgt ins Handelsregister der Abteilung B.

Diese Unterteilung ist für die eingetragenen Daten relevant, denn bei Handelsregistereintragungen der Abteilung B sind auch folgende Angaben enthalten:

  • Stammkapital
  • Grundkapital
  • Bei einer AG: Mitglieder des Vorstandes
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Handelsregistereintrag: Pflicht für Unternehmen bestimmter Rechtsformen
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