Als Selbstständiger Nebenkosten absetzen: So geht’s!

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Ob Sie nun freiberuflich arbeiten, selbstständig ein Gewerbe betreiben oder als Freelancer für ein Unternehmen tätig sind: Mit hoher Wahrscheinlichkeit fallen für Sie Betriebskosten an, während Sie Ihren Beruf ausüben. Kann man diese Nebenkosten steuerlich absetzen? Ja, das ist in der Tat möglich. Wir verraten Ihnen, was Sie dabei beachten müssen.

„Nebenkosten absetzen“ im Überblick:

Welche Nebenkosten sind steuerlich absetzbar?

Grundsätzlich können Sie als Selbstständiger alle betrieblich bedingten Ausgaben steuerlich absetzen. Einige dieser Ausgaben sind für das Finanzamt leicht nachvollziehbar, wie beispielsweise die Miete für das Büro, dessen Einrichtung oder die Kosten für den Internetanschluss. In der Regel lassen sich solche Nebenkosten ohne Probleme absetzen. Bei spezifischen Ausgaben kann die Behörde aber durchaus einmal stutzig werden und bei Ihnen nachfragen, inwiefern es sich dabei um eine Betriebsausgabe handelt.

Dies ist in der Regel branchenspezifisch. Schaffen Sie sich hochwertiges Werkzeug an, können Sie diese als Handwerker als Betriebsausgabe absetzen. Als Friseur wird Ihnen dies vermutlich eher weniger gelingen. Es kann deshalb nicht pauschal gesagt werden, welche Nebenkosten Sie absetzen können, da dies letztendlich von Ihrer genauen Tätigkeit abhängt. Üblicherweise aber können Sie folgende Posten fast immer als betrieblich bedingte Ausgabe deklarieren:

• Miete und Renovierungskosten von Büros und anderen Räumlichkeiten, die Sie für die Ausübung Ihres Berufs benötigen (Lagerräume, Werkstatt etc.)
• Einrichtung der beruflich genutzten Räumlichkeiten (Möbel, Bürobedarf, technische Ausstattung etc.), sofern Sie sie für die Ausübung Ihres Berufs benötigen
• Betriebsnebenkosten der beruflich genutzten Räumlichkeiten: Strom, Heizung, Wasser etc.
• Sämtliche Kosten für ein beruflich genutztes Fahrzeug (Kauf, Versicherung, Reparatur, Sprit etc.)
• Computer samt notwendiges Zubehör (z. B. Drucker) und beruflich genutzter Software
• Berufliche Haftpflichtversicherung
• Telefon- und Internetkosten

Möchten Sie genau wissen, welche Nebenkosten Sie außerdem absetzen können, empfiehlt sich der Besuch eines Steuerberaters.

Betriebliche Nebenkosten im Homeoffice absetzen

Etwas kompliziert kann es werden, wenn Sie Ihre Selbstständigkeit von zu Hause ausüben. Denn Sie können nur jene betrieblichen Nebenkosten absetzen, die für Ihr Arbeitszimmer anfallen. Die Nebenkostenabrechnung, die Sie von Ihrem Vermieter bzw. Ihrem Energiedienstleister erhalten, bezieht sich aber für gewöhnlich auf die gesamte Wohnung.

Lässt sich also nicht genau erfassen, wie viel Strom, Gas und Wasser Ihr Arbeitszimmer verbraucht, müssen Sie den Verbrauch anteilig berechnen. Dazu errechnen Sie, welchen Anteil die Fläche Ihres Arbeitszimmers an der Gesamtfläche der Wohnung hat, und wenden den erhaltenen Prozentsatz auf Ihre Gesamtnebenkosten an.

Weiterführende Infos zum Inflationsausgleich und zur Homeoffice-Pauschale erfahren Sie auf anlegerplus.de.

Beispiel: Angenommen Ihr Arbeitszimmer nimmt 20 Prozent der Gesamtwohnfläche ein und Sie bezahlen für die gesamte Wohnung jährlich 500 Euro an Stromkosten, können Sie 100 Euro davon als Nebenkosten Ihres Arbeitszimmers absetzen (500 x 20 Prozent = 100).

Nebenkosten steuerlich absetzen: Wo eintragen in der Steuererklärung?

Sind Sie Freiberufler oder Freelancer, müssen Sie sowohl eine Einkommens- als auch eine Umsatzsteuererklärung (es sei denn, Sie sind Kleinunternehmer) abgeben. Gelten Sie als selbstständiger Gewerbetreibender, kommt obendrein noch die Gewerbesteuererklärung hinzu. Angesichts dieses Steuerlabyrinths herrscht oft Verwirrung, an welcher Stelle Sie nun die Nebenkosten absetzen müssen.

Auch darauf gibt es keine pauschale Antwort, denn dies hängt davon ab, welche Art von Nebenkosten Sie absetzen können, was wie bereits erläutert durch Ihre Branche definiert wird. Unterschiedliche Nebenkosten müssen in unterschiedlichen Dokumenten angegeben werden. Doch dies ist weniger kompliziert, als Sie denken, denn inzwischen können Sie Ihre gesamte Steuererklärung mittels einer Software erstellen – als Selbstständiger sind Sie dazu sogar verpflichtet.

Die Finanzverwaltung stellt dazu das Programm ELSTER zur Verfügung, bei dem Sie alle benötigten Dokumente vorfinden. Sie müssen lediglich angeben, welche Art von Einkünften Sie haben, und die Software wird Ihnen sagen, welche Formulare Sie ausfüllen müssen. Lesen Sie diese jeweils aufmerksam durch, erfahren Sie ganz genau, an welcher Stelle Sie welche Nebenkosten angeben müssen, um Sie von der Steuer absetzen zu können.

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Über den Autor

Gitte H.

Gitte hat Germanistik und Kommunikationswissenschaften studiert. Sie schreibt seit 2017 für erfolg-als-freiberufler.de und verfasst Ratgeber rund um Finanzierung und Betriebsausgaben.