Wie Freiberufler von einer Ausgabenverwaltungssoftware profitieren

Von Jürgen Busch
Letzte Aktualisierung am: 4. Oktober 2023
Geschätzte Lesezeit: 3 Minuten

Der technische Fortschritt bringt viele Vorteile und Erleichterungen für den Alltag mit sich. Beispielsweise ermöglichen leistungsfähige Tools kurze Arbeitsabläufe oder Ressourceneinsparungen. Mit gängigen Programmen, wie Teams für Kommunikationszwecke oder Trello zum gemeinsamen Managen von Projekten, sind viele Freiberufler schon vertraut. Doch wie sieht es bei der Ausgabenverwaltungssoftware aus? Diese digitale Erneuerung ist sowohl eine große Unterstützung beim Managen aller anfallenden Einnahmen und Ausgaben, als auch bei vielen weiteren finanziellen Aufgaben.

Gerade für Freiberufler kann ein starkes Finanzverwaltungstool eine riesige Erleichterung darstellen, da sich Zeit einsparen und das Fehlerrisiko bei Kalkulationen reduzieren lässt. Wie genau eine Ausgabenverwaltungssoftware dazu verhilft und welche Vorzüge sonst noch damit eingehen, erfahren Sie hier.

Als Selbstständiger die Kontrolle über die Finanzen behalten

In der Selbstständigkeit ist man bekanntlich größtenteils auf sich selbst gestellt, was bedeutet, dass man nicht nur Geschäftsführer ist, sondern auch die Rolle des CFOs übernimmt, sofern diese nicht ausgelagert wird. Daher ist es umso wichtiger, zu jedem Zeitpunkt über die finanzielle Lage des Betriebs Bescheid zu wissen, da basierend darauf Entscheidungen getroffen werden und es den Erfolg und das weitere Fortbestehen des Geschäftsmodells beeinflussen kann.

Doch neben allen anderen Aufgaben ist es nicht immer leicht, die Finanzen im Auge zu behalten. Hier kann eine Ausgabenverwaltungssoftware große Hilfe leisten. Dank Echtzeitdaten können unter anderem diese Informationen stets abgerufen werden:

Sämtliche Zahlungsströme innerhalb eines Unternehmens mit Abgleich der Konten
Offene Forderungen
Ausstehende Zahlungen
Zahlungsziele
Kündigungsfristen

Außerdem helfen Ausgabenverwaltungssoftwares Freiberuflern bei vielen weiteren Dingen, wie bei der Abwicklung der Kilometerpauschale 2022 / 2023 und anderen komplizierten Aufgaben. So lässt sich die finanzielle Lage eines Betriebs genauestens ermitteln, wodurch man bei unerwünschten Veränderungen sofort reagieren kann und man in weiterer Folge Ziele und Visionen einfacher erreicht.

Erleichterung bei buchhalterischen Arbeiten

Freiberufler müssen sich um die Anfertigung des Monats- und Jahresabschlusses, die Rechnungserstellung oder auch um die Belegverwaltung kümmern, wobei diese Aufgaben viel Zeit und Arbeit in Anspruch nehmen. Allen voran kann letzteres bei nicht ordnungsgemäßem Ausführen zu ernsthaften Problemen führen, weshalb es eine saubere Archivierung und Organisation von Dokumenten benötigt wird. Auch damit dies gewährleistet wird, können Ausgabenverwaltungssoftwares wieder mal die Lösung sein.

Eine zeitgemäße Software kann nämlich die digitale Belegverwaltung übernehmen, sodass Dokumente gescannt, hochgeladen und automatisch kategorisiert werden, wodurch sie jederzeit schnell wieder auffindbar sind. Insbesondere für gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungspflichten ist dies sehr von Vorteil.

Hinweis: Papierbasierte Abläufe nehmen bei der Archivierung viel Platz in Anspruch, den Selbstständige nicht immer zur Verfügung haben. Daher ist ein digitaler Prozess besonders wertvoll bei Platzmangel. Darüber hinaus bestehen viele Finanzämter bei Betriebsprüfungen darauf, dass die Daten digital übermittelt werden.

Doch welches Tool ist das Richtige für Sie? Häufig gibt es bei Ausgabenverwaltungssoftwares eine kostenlose Probephase, um zu testen, ob die Anwendung die benötigten Funktionen abdeckt und leistungsfähig genug für Ihre Anforderungen ist.

Realistische Budgetplanung anfertigen

Auch in kleinen Betrieben und in der Selbstständigkeit darf eine Budgetplanung nicht vergessen werden, da sie als wichtiges Planungs- und Kontrollinstrument dient. Denn darauf basieren viele Entscheidungen, welche Neuanschaffungen, neue Projekte oder anderweitige Planungen betreffen, weshalb hier sehr gewissenhaft vorgegangen werden muss. Ausgabenverwaltungssoftwares können bei einer detaillierten und realistischen Budgeterstellung sehr hilfreich sein, da sie verschiedene Datenströme berücksichtigen und für die Kalkulation verwenden. Zu solchen Informationen gehören beispielsweise:

Abbildung der aktuellen finanziellen Lage
Historische Fakten, falls vorhanden
Marktveränderungen und Branchentrends
Konkurrenzanalysen

Je genauer ein Budget geplant wird, desto weniger Probleme und schwerwiegende Folgen werden sich im Nachhinein ergeben. Um selbst eine Budgetüberschreitung ausschließen zu können, ist es empfehlenswert, sich im Zuge der Anschaffung einer Ausgabenverwaltungssoftware zusätzlich sogenannte Firmenkreditkarten zuzulegen, bei denen kinderleicht Limits festgelegt werden können.

Sparziele und Visionen in der Selbstständigkeit setzen

Ganz egal, ob es sich um ein neues Projekt, Visionen oder Vertriebsziele handelt, all diese Dinge gehören vorab gut geplant. Dabei ist es vor allem wichtig, dass zum einen solche Ansatzpunkte realistisch und umsetzbar sind und zum anderen in Etappen, sprich Meilensteine, unterteilt sind. A

Viele Ausgabenverwaltungsprogramme bieten eine bestimmte Funktion, mit der man eine gewisse Struktur in solche Vorhaben bringt und zu jedem Zeitpunkt die aktuellen Fortschritte genauestens verfolgen kann. Das ist vor allem wichtig, um rechtzeitig Anpassungen vornehmen zu können, da man so viel wahrscheinlicher die gesetzten Ziele auch erreicht.

Fazit

Nicht selten stellt das Managen und Verwalten der betrieblichen Finanzen Freiberufler vor eine große Herausforderung, da entweder die Ressourcen, wie Zeit oder Arbeitskräfte, oder die benötigte Erfahrung fehlen. Denn unter anderem kommen auf einem in der Selbstständigkeit, neben der Erstellung von Monatsabschlüssen, der Budgetplanung und der Belegverwaltung, viele weitere Aufgaben zu.

Um sich Erleichterung zu verschaffen und Ressourcen freizuräumen, kann eine Ausgabenverwaltungssoftware behilflich sein. Diese digitale Anwendung verhilft nämlich mittels Automatisierungen und zusätzlichen Ergänzungen, wie das Verwalten von Firmenkreditkarten, zu Prozessbeschleunigungen, einer höheren Effizienz und einer geringeren Fehlerquote in der Buchhaltung. Alles Vorzüge, von denen ein Freiberufler stark profitieren kann.

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Über den Autor

Jürgen Busch

Als Autor und Internetunternehmer verfasste Jürgen Busch zahlreiche Beiträge für dieses Ratgeber-Portal. Im Fokus standen die Themenbereiche Existenzgründung, Marketing, Akquise und Honorare für Freiberufler aus dem Medienbereich. Als glücklicher Opa von fünf Enkelkindern betreibt er heute Ratgeber-Portale für die Zielgruppe „Oma & Opa“. Grossvater.de ist dabei sein Lieblingsprojekt.