Mitarbeitermotivation durch externe Berater? Tipps für ein produktiveres Betriebsklima

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Wenn Sie als externer Freiberufler, Coach oder Manager mit einem Projekt beauftragt werden, bei dem Sie ein Team, eine Abteilung oder einen ganzen Bereich führen sollen, so ist Führungskompetenz gefragt. Ein wichtiger Bestandteil dieser Kompetenz ist die Fähigkeit Mitarbeiter angemessen und individuell zu motivieren. Motivierte Mitarbeiter sind grundsätzlich zufriedener, arbeiten oft produktiver und tragen so gemeinsam im Team zu einem guten Betriebsklima bei.

Externe Freiberufler und Berater, die eingespielte Prozesse aufbrechen und produktivere, modernere Methoden einführen sollen, stoßen häufig auf hartnäckigen Widerstand. Die Herausforderung für externe Führungskräfte und Manager besteht darin, die richtige Strategie zur Mitarbeitermotivation zu finden.

Folgende Probleme werden in der Praxis immer wieder beobachtet:

• Fremdmanager und externe Dienstleister werden häufig als Bedrohung empfunden.
• Produktivität wird mit Rationalisierung, Stellenabbau und gravierenden Veränderungen assoziiert. Vor allem ältere Angestellte haben Angst vor Veränderungen.
• Die Vorstellungen von Mitarbeitern über gute Führung und Motivation gehen weit auseinander, selbst bei ähnlichen Tätigkeiten und vergleichbarem Werdegang. Beispielsweise wünscht sich ein Mitarbeiter regelmäßiges und häufiges Feedback, während die Kollegin lieber selbstständig arbeitet und sich durch häufiges Feedback eher kontrolliert und gebremst fühlt.
• Gute Führung und Motivation lassen sich zwar in gewisser Weise erlernen, manche Faktoren wie etwa Charisma lassen sich hingegen nur unzureichend trainieren.

Als Teil der Führungsforschung (Leadership) spielt die Motivation von Mitarbeitern eine wichtige Rolle. Einen besonders hohen Stellenwert bekommt die Motivation, wenn es um Veränderungen geht, die ein externer Dienstleister einführen möchte. Um fremde Menschen zu motivieren, müssen zunächst Vertrauen aufgebaut und Ängste abgebaut werden. Der externe Freiberufler muss klar kommunizieren, welche Ziele verfolgt werden und dass es um das Wohl des Unternehmens und somit auch ihrer Mitarbeiter geht. Nur dann kann Mitarbeitermotivation zur Produktivitätssteigerung gelingen. Doch das ist leichter gesagt als getan.

Grundsätzlich lassen sich dabei zwei Arten von Motivation unterscheiden:

• Die extrinsische Motivation, also Motivation die durch finanzielle Anreize, Aussicht auf Beförderung und ähnlichem zustande kommt.
• Die intrinsische Motivation, also Motivation, die von Innen kommt und durch gutes Betriebsklima, Wertschätzung und Haltungen zustande kommt.

Viele Führungskräfte setzten zu sehr auf extrinsische Motivation

Zugegeben: Die Aussicht auf Bonuszahlungen, eine Gehaltserhöhung, eine Beförderung oder andere Gratifikationen wirkt zunächst auf viele Menschen motivierend. Dennoch haben viele Studien belegt, dass derartige Motivationsstrategien nur kurzfristig positive Effekte haben, sofern andere Faktoren der Mitarbeitermotivation unberücksichtigt bleiben:

Es gibt nachweisbare Zusammenhänge zwischen der Motivation von Mitarbeitern zu Innovationen (Studie von Hakanen et al., 2008, Englisch), Fehlern bei der Arbeit (Studie von Prins et al., 2009, Englisch) sowie der Anzahl der Arbeitsunfälle (Hansez und Chmiel, 2010, Englisch). Mit Geld allein, kann man Mitarbeiter, die mit den zitierten Problemen konfrontiert sind, nicht motivieren.

Ist beispielsweise eine Abteilung unterbesetzt und kaum in der Lage, den Anforderungen im Rahmen der zur Verfügung stehenden Zeit gerecht zu werden, so vermag eine Gehaltserhöhung zwar kurzfristig die Motivation und Einsatzbereitschaft aufrechterhalten, wird jedoch nichts dafür getan, das generelle Arbeitsklima zu verbessern, so verpufft die Wirkung schon sehr bald.

Ein möglicher Grund, warum viele Führungskräfte bei der Mitarbeitermotivation geneigt sind, auf extrinsische Motivatoren zu setzen, ist die Einfachheit. Damit ein Mitarbeiter intrinsisch motiviert zur Tat schreitet, sind zahlreiche, teils komplexe, Maßnahmen nötig. Auch ist die intrinsische Motivation teilweise persönlich bedingt, sodass nicht alle Faktoren gezielt beeinflusst werden können, wenn die menschliche Ebene nicht erreicht wird.

Intrinsische Motivation ist schwierig: Arbeits- und Betriebsklima im Fokus

Die Motivationsbereitschaft wird stark von persönlichen Faktoren beeinflusst. Dennoch können Unternehmen und Führungskräfte viele Maßnahmen einleiten, damit Mitarbeiter motiviert und zielorientiert tätig werden. Mitarbeitermotivation fängt oft mit sehr kleinen, unscheinbaren Dingen an, die von Managern häufig vernachlässigt werden. Alles was eine gute Atmosphäre und ein angenehmes Betriebsklima auch nur geringfügig stört, sollte identifiziert und umgehend abgestellt werden.

Grundlage eines guten Betriebsklimas und dadurch motivierte Mitarbeiter ist die unmittelbare Arbeitsumgebung:

• Büroeinrichtung: Arbeitsplätze sollten hochwertig und nutzerfreundlich eingerichtet sein
• Stühle und Tische sollten sich ergonomisch anpassen lassen
• Ein gutes Beleuchtungskonzept ist ebenso wichtig, wie die Abschirmung vor Störeinflüssen, wie etwa Sonnenlicht, Lärm oder Raumtemperatur
• Arbeitsmaterialien sollten sich wertig und gut anfühlen
• Technische Ausstattung: Hardware und Software sollten dem aktuellsten Stand entwickeln

All diese Punkte tragen dazu bei, dass sich der Mitarbeiter wohlfühlt und keinen Grund findet, zu meckern. Ein benutzerfreundlich eingerichteter Arbeitsplatz kann die Häufigkeit von Krankmeldungen reduzieren. Ergonomische Arbeitstische und Bürostühle verringern die Häufigkeit und Intensität von typischen Beschwerden wie Rückenschmerzen. Alle Arten von Schmerzen, körperlichen Problemen und selbst kleinste Wehwehchen, wie spröde und trockene Haut, lenken von der Arbeit ab.

Daher sollten die Mitarbeiter nach ihren Problemen gefragt werden, die ihrer Meinung nach durch die Arbeitsbedingungen, wie etwa geringe Luftfeuchtigkeit oder unbequeme Stühle, entstehen. Hierbei ist jedoch Vorsicht geboten: Es finden sich immer meckernde Mitarbeiter, denen irgendwas nicht passt. Daher sollte im Team besprochen werden, ob es sich um ein ernstes Problem handelt oder um unnötiges “Jammern auf hohem Niveau”.

Mitarbeitermotivation durch flüssige Arbeitsabläufe

Gleiches gilt für kleinste Störungen im Arbeitsablauf. Fragen Sie Ihr Team, welche kleinen vermeintlich unvorhersehbaren Ereignisse, immer wieder auftreten und von der eigentlichen Arbeit aufhalten oder ablenken. Oft lassen sich einfache Lösungen finden.

Beispielsweise arbeiten fachfremde Bereiche, wie etwa IT-Abteilung, Verwaltung und Werkstatt häufig ohne Rücksicht auf das Kerngeschäft an eigenen kleinen Projekten und konfrontieren die Kollegen mit Maßnahmen, Emails und Meetings, die mit der eigentlichen Arbeit und den Zielen des Unternehmens wenig zu tun haben.

Häufig gibt es auch Arbeitsunterbrechungen, die auf minderwertige Produkte oder billige Lösungen zurückzuführen sind: Leistungsschwache Rechner, die häufig abstürzen, schlecht programmierte Software mit vielen Bugs oder kleine Pannen, die immer wieder bei alltäglichen Bürotätigkeiten auftauchen. Solche Störungen abzustellen, gehört zu den ersten Maßnahmen, die zu einem besseren und damit produktiveren Arbeitsklima führen können.

Mitarbeitermotivation durch mehr Geld

Dass finanzielle Anreize allein nicht viel bringen, ist mittlerweile Konsens. Umsonst ist Motivation jedoch häufig nicht. Statt direkter finanzieller Zuwendungen wissen viele Mitarbeiter aber andere Leistungen, zu denen Unternehmen nicht verpflichtet sind, als motivierend und wert zu schätzen. Gute Beispiele hierfür sind:

• Angebote durch ein betriebliches Gesundheitsmanagement
• Bezuschussung von Mittagessen
• Zuschüsse für Monatstickets
• Einbindung in wichtige Entscheidungen
• Weiterbildungsmöglichkeiten
• Möglichkeiten zur Kinderbetreuung
• Home-Office
• Flexible Arbeitszeiten

Viele der zuvor genannten Maßnahmen helfen Mitarbeitern dabei, Berufs- und Privatleben gut miteinander zu vereinbaren. Dies reduziert Stress und sorgt so für eine ausgewogene Work-Life-Balance. Damit wird Arbeit nicht mehr als Belastung, sondern als Berufung empfunden.

Nicht einfach „drauf los motivieren“

Die Möglichkeiten zur Mitarbeitermotivation sind vielfältig. Oft ist es Führungskräften aber gar nicht möglich, alle relevanten und zielführenden Maßnahmen im Arbeitsalltag zu erfassen. Möchten Sie also als freier Mitarbeiter in einem Unternehmen etablierte, angestellte Mitarbeiter motivieren und das Betriebsklima verbessern, so empfiehlt sich in jedem Fall ein direkter Austausch mit den Mitarbeitern. Diese sollten befragt werden, was sie sich wünschen, wo sie vielleicht Verbesserungspotential sehen oder mitteilen können, mit welchen bisherigen Maßnahmen sie zufrieden sind. Gesprächsmöglichkeiten sind vielfältig: Eine Besprechung im Team ist ebenso möglich, wie zwanglose Einzelgespräche, oder auch die Möglichkeit anonym Vorschläge einzureichen.

Auch sollten Sie eine einmal formulierte Motivationsstrategie nicht unangetastet lassen. Ebenso dynamisch wie das Betriebsklima kann sich nämlich die Wirkung von verschiedenen Motivationsmaßnahmen im Zeitablauf verändern.

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Über den Autor

Jürgen Busch

Als Autor und Internetunternehmer verfasste Jürgen Busch zahlreiche Beiträge für dieses Ratgeber-Portal. Im Fokus standen die Themenbereiche Existenzgründung, Marketing, Akquise und Honorare für Freiberufler aus dem Medienbereich. Als glücklicher Opa von fünf Enkelkindern betreibt er heute Ratgeber-Portale für die Zielgruppe „Oma & Opa“. Grossvater.de ist dabei sein Lieblingsprojekt.